การจัดระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ

           ระบบสารสนเทศ เป็นผลที่เกิดขึ้นมาจาก แนวทางศึกษา สรรพสิ่ง(Entities)ผ่านกระบวนการของตัวประมวลผลข้อมูล หลากหลายระดับ ตั้งแต่ระดับส่วนบุคคล จนถึงระดับโลก ทำให้ระบบสารสนเทศที่เกิดขึ้น ถูกประมวลผลมาจากจากข้อเท็จจริง ข้อมูล  ซึ่งจะทำให้สารสนเทศที่ได้รับขึ้นมา ถูกติดตาม จัดเก็บ รวบรวม ประมวลผล โดยกระบวนการสังเคราะห์ให้เป็นความรู้ แและทรัพย์สินทางปัญญาของประชากรทั่วโลก ที่จะต้องอาศัยสติปัญญา มาจัดทำและหรือบริหารจัดการสารสนเทศให้ดีในลักษณะแตกต่างกัน เพื่อใช้งานในสภาวะต่างๆกัน ได้ เช่น การจัดทำยุทธศาสตร์โลก  การสร้างกระแสความรู้เป็นสากลการจัดทำแผนแม่บทสารสนเทศ การประยุกต์ใช้และพัฒนานวัตกรรมสารสนเทศ เพื่อส่งเสริมสนับสนุน และผลักดัน  ศักยภาพต่างๆของประเทศ ยกตัวอย่างบางเรื่องได้อย่างน้อยคือ
การดำเนินการทิศทางการผลิตการตลาดของนักธุรกิจเอกชนในประเทศ ในลักษณะ e_Business,e-Industry, e-Commerce   การติดตามประเมินสถานการณ์ความรู้ข้อมูล ข่าวสาร เศรษฐกิจใหม่ ในลักษณะ e_Education, e-Learning,e-Society  รวมทั้งการบริหารจัดการสารสนเทศของรัฐในลักษณะ
e-Government เป็นต้น

          ลักษณะการประยุกต์ใช้และพัฒนาสารสนเทศในลักษณะต่างๆ ข้างต้น
นับได้ว่าเป็นการจัดทำระบบสารสนเทศเพื่อตอบสนองความต้องการของกลุ่มเป้าหมายต่างๆและหรือทำให้ส่งผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้เสียไม่มากก็น้อย (Stakeholders,Shareholders, Users)  ต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศ  ดังนั้น ลักษณะการพัฒนาระบบสารสนเทศนี้จะต้องมีลักษณะการจัดระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อาศัยกลุ่มเป้าหมายทุกกลุ่มมีส่วนร่วม ต่อกระบวนการพัฒนานี้
เช่นกลุ่มเป้าหมายผู้ผลิต  ผู้เผยแพร่และผู้ใช้สารสนเทศ  รวมทั้งกลุ่มเป้าหมายทุกกลุ่ม จะต้องอาศัย ข้อเท็จจริง ข้อมูล สารสนเทศ  ความรู้ จากสติปัญญา หลากหลายสาขาวิชาการ 

            ปัจจุบันการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้กันมากขึ้น ในระดับสถาบันการศึกษามีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหารมากขึ้น โดยเฉพาะในยุคของการปฏิรูปการศึกษา โดยมุ่งหวังให้การปฏิรูปการศึกษาประสบความสำเร็จ ในการพัฒนาคุณภาพของผู้เรียนตามเป้าหมายของการปฏิรูปการศึกษา อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด การเตรียมการพัฒนาระบบสารสนเทศ การพัฒนาระบบสารสนเทศ เป็นกระบวนการของการวิเคราะห์และออกแบบระบบ การจัดหา การติดตั้งการประเมินระบบ ตลอดจนกำหนดแนวทางในการพัฒนาระบบสารสนเทศในอนาคต เพื่อให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ การพัฒนาระบบสารสนเทศในอนาคต เพื่อให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในสถานศึกษาทั้งการบริหาร การเรียนการสอน และการบริการจะขึ้นอยู่กับผู้บริหารเป็นสำคัญ เพื่อให้การดำเนินงานเตรียมความพร้อมในการพัฒนาระบบสารสนเทศในสถานศึกษาประสบความสำเร็จ

    1.บุคลากร การเตรียมบุคลากรให้พร้อมทั้งผู้บริหาร ครูอาจารย์ และนักเทคโนโลยี เป็นสิ่งสำคัญต่อการสร้างและพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยจะต้องสร้างเจตคติที่ดีต่อระบบสารสนเทศ และพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้และทักษะด้านเทคโนโลยีสารสนเทศโดยการพัฒนาตนเอง และจัดการฝึกอบรม                                              

     2.การวางแผน ตั้งคณะทำงานวางแผน การสร้าง และการพัฒนาระบบสารสนเทศ ทั้งระยะสั้นและระยะยาว ตลอดจนแหล่งสนับสนุนต่าง ๆ โดยคณะทำงานอาจประกอบด้วย ผู้บริหาร ครูอาจารย์ นักออกแบบระบบ และผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก แล้วนำแผนเสนอคณะกรรมการสถานศึกษาให้ความเห็นชอบ

       3.งบประมาณ เตรียมการด้านเงินงบประมาณที่จะใช้ในการสร้าง พัฒนาระบบสารสนเทศ และการพัฒนาบุคลากร ตลอดจนการปรับปรุงในอนาคต หากสถานศึกษามีงบประมาณจำกัด อาจต้องพิจารณาแหล่งสนับสนุน ทั้งเงิน เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ประกอบจากแหล่งต่าง ๆ เพื่อให้การพัฒนาระบบสารสนเทศบรรลุผลตามแผนที่วางไว้

         การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในสถานศึกษาด้านต่าง ๆ การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในสถานศึกษาด้านต่าง ๆ ทั้งงานวิชาการ งานกิจการนักเรียน งานบุคลากร งานธุรการ การเงิน พัสดุ และครุภัณฑ์ งานอาคารสถานที่ และงานชุมชน งานแต่ละงานจะเกี่ยวข้องกับบุคลากรทั้งในสถานศึกษาและนอกสถานศึกษา ดังนี้

     1.ระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในงานวิชาการ ระบบสารสนเทศสำหรับงานวิชาการ จะมีข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับหลักสูตร แผนการเรียนการสอน คู่มือ สื่อการเรียนรู้ ตารางสอน และผลการเรียนของผู้เรียนทุกวิชา สามารถนำมาใช้ประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้อาจมี CD-ROM บทเรียนสำเร็จรูป และความรู้ต่าง ๆ เพื่อเสริมการเรียนรู้ด้วยตนเอง ครูสามารถเรียกใช้ข้อมูลทางวิชาการได้ตลอดเวลา

     2.ระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในงานกิจการนักเรียน ระบบสารสนเทศสำหรับงานกิจการนักเรียน จะมีทะเบียนผู้เรียน มีข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับประวัติผู้เรียนทุกคน ความสนใจ ความถนัด ความประพฤติลักษณะนิสัย ฐานะทางเศรษฐกิจ สภาพครอบครัว การกระทำความดี การกระทำความผิด ปัญหาด้านสุขภาพ ปัญหาครอบครัว การทำงานหารายได้พิเศษ สถิติการมาเรียน สถานที่อยู่อาศัย ชื่อและที่อยู่ของผู้ปกครอง และชื่อเพื่อนสนิท ตลอดจนปัญหาและความต้องการของผู้เรียน ซึ่งสามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการบริหารงานกิจการนักเรียน ทั้งการให้บริการและสวัสดิการแก่ผู้เรียน ความร่วมมือกับผู้ปกครองเพื่อช่วยเหลือ แก้ปัญหา และพัฒนาผู้เรียน ครูอาจารย์สามารถศึกษาเกี่ยวกับผู้เรียน เพื่อนำมาใช้ในการให้คำปรึกษา แก้ปัญหา และพัฒนาผู้เรียน

     3.ระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในงานบุคลากร ระบบสารสนเทศสำหรับงานบุคลากร จะมีทะเบียนประวัติครูและบุคลากรในสถานศึกษาทุกคน มีข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับประวัติส่วนตัว ประวัติการศึกษา ประวัติการฝึกอบรม ประวัติการทำงาน ประวัติเงินเดือนและสวัสดิการ ความถนัด ความสนใจ และความสามารถพิเศษ ตลอดจนอัตรากำลังคนในปัจจุบันและแผนกำลังคนในอนาคต สามารถนำสารสนเทศนี้มาใช้ประโยชน์ในการบริหารงานบุคคลให้เกิดประสิทธิภาพสูง ทั้งการสรรหา การพัฒนา การรักษาไว้ และการใช้ประโยชน์จากบุคลากร

     4. ระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในงานธุรการ การเงิน พัสดุ และครุภัณฑ์ ระบบสารสนเทศสำหรับงานธุรการ การเงิน พัสดุและครุภัณฑ์ จะมีข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับระเบียบข้อบังคับการปฏิบัติงาน แบบฟอร์มงานสารบรรณทะเบียนหนังสือราชการ รายงานการประชุมคณะกรรมการสถานศึกษา รายรับรายจ่ายเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ การเบิกจ่ายเงิน การจัดซื้อจัดจ้าง การเบิกจ่ายพัสดุ ทะเบียนครุภัณฑ์ สามารถนำสารสนเทศนี้ มาใช้ประโยชน์ในการบริหารงานธุรการและการเงินให้มีประสิทธิภาพสูง ทั้งการวางแผนงบประมาณให้เกิดประโยชน์สูงต่อการพัฒนาคุณภาพผู้เรียน และการอำนวยความสะดวกรวดเร็วในการให้บริการแก่บถคลากรภายในสถานศึกษา ตลอดจนบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

     5.ระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในงานอาคารสถานที่ ระบบสารสนเทศสำหรับงานอาคารสถานที่จะมีข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับแผนผังอาคารและบริเวณ รายการห้องต่าง ๆ เช่น ห้องทำงาน ห้องประชุม ห้องเรียน ห้องปฏิบัติการ ห้องสมุด ห้องสื่อการเรียน ห้องอาหาร ห้องกีฬาในร่ม ฯลฯ ตารางและสถิติการใช้ห้อง ประวัติการซ่อมบำรุง แผนการสร้างอาคารและตกแต่งบริเวณ ซึ่งสามารถนำสารสนเทศนี้ มาใช้ประโยชน์ในการบริหารงานอาคารสถานที่ ทั้งด้านการวางแผนในอนาคต การจัดสภาพแวดล้อม และใช้อาคารสถานที่เพื่อประโยชน์ต่อการพัฒนาคุณภาพผู้เรียน ตลอดจนการใช้ประโยชน์อย่างคุ้มค่าและประหยัด

     6.ระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในงานชุมชน ระบบสารสนเทศสำหรับงานชุมชน จะมีข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับแผนที่แสดงที่ตั้งสถานศึกษาและสถานที่อื่น ๆ ที่ใกล้เคียง แผนผังชุมชนรอบสถานศึกษา แหล่งเรียนรู้ในชุมชน ภูมิปัญญาท้องถิ่น บุคคลสำคัญในชุมชน สภาพปัจจุบัน ปัญหา และความต้องการของชุมชน ทั้งด้านเศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และประเพณี รวมทั้งสร้าง Website ของสถานศึกษา

      จากประโยชน์ที่กล่าวมาข้างต้นนี้จะเห็นว่าระบบสารสนเทศกับการบริหารสถานศึกษามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติงานและการบริหารงานในปัจจุบัน เราอาจสรุปความสำคัญของเทคโนโลยีบริหารการศึกษาได้ดังต่อไปนี้

  1. ระบบสารสนเทศกับการบริหารสถานศึกษาทำให้การบริหารจัดการของผู้บริหารการศึกษามีความสะดวกรวดเร็วและมีคุณภาพ
  2. ระบบสารสนเทศกับการบริหารสถานศึกษาทำให้การสื่อสารและการประสานงานด้านการบริหารการศึกษาและการปฏิรูปการศึกษาสะดวกรวดเร็ว
  3. ระบบสารสนเทศกับการบริหารสถานศึกษาทำให้พัฒนาการด้านการศึกษาของประเทศดำเนินไปอย่างราบรื่นและมั่นคง