คำถามท้ายบทบทที่ 7

เรื่อง  ระบบประมวลผลรายการและระบบการจัดการรายงาน

1. จงอธิบายความหมายของระบบการประมวลผลรายการและระบบการจัดการรายงาน

              ระบบการประมวลผลรายการ  หมายถึง  ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาช่วยในการประมวลผลรายการ เก็บข้อมูล ซึ่งระบบประมวลผลรายการจะช่วยสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ

              ระบบการจัดการรายงาน  หมายถึง  หรือเรียกว่า MRS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของระบบจัดการรายงาน จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ

2. วงจรการทำงานของระบบ การประมวลผลรายการประกอบด้วยอะไรบ้างจงอธิบาย

                ระบบการประมวลผลรายการ หรือ TPS  ซึ่งวงจรการทำงานของระบบการประมวลผลรายการสำหรับปฏิบัติการทางธุรกิจมี ดังนี้

  1.  การป้อนข้อมูล ( Data Entry )

       จัดว่าเป็นจุดเริ่มต้นของระบบการประมวลผลรายการ โดยการป้อนข้อมูลจะเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้วทำการข้อมูลลงไปในคอมพิวเตอร์โดยอาศัยอุปกรณ์การนำเข้า เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า  ใบส่งสินค้า และใบกำกับภาษี เป็นต้น

  2.  การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล (Transaction Processing )

      ขั้นตอนต่อไปจะเป็นการนำเอาข้อมูลที่จัดเก็บไปประมวลผล ซึ่งผู้ใช้สามารถทำได้  2  วิธี ดังนี้

1) การประมวลผลเป็นชุด ( Batch processing ) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะหนึ่ง เพื่อรอให้ปริมาณข้อมูลเพียงพอแล้วจึงทำการประมวลผล

2) การประมวลแบบตามเวลาจริง ( Real Time processing ) การประมวลผลข้อมูลจะเกิดขึ้นทันทีที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์

   3. การปรับปรุงฐานข้อมูล ( File / database Updating ) ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจะถูกนำไปปรับปรุง และจัดเก็บอย่างเป็นระบบในฐานข้อมูลหรือไฟล์ต่าง ๆ ซึ่งการปรับปรุงข้อมูลอาจทำเป็นระยะ ๆ ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้และความทันสมัยของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล

    4. การผลิตรายงานและเอกสาร ( Document and Report Generation ) เป็นการผลิตรายงานและเอกสารอ้างอิงภายในองค์การ ซึ่งแสดงถึงการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นของระบบ ซึ่งสามารถแบ่งรายงานการผลิตออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

1) เอกสารที่เกี่ยวกับสารสนเทศ เป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นถึงรายละเอียดของการทำงานในแต่ละกระบวนการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

2) เอกสารการปฏิบัติการ เอกสารที่ก่อให้เกิดการปฏิบัติงานของผู้รับเอกสาร

3) เอกสารหมุนเวียน เป็นเอกสารที่ถูกส่งออกไปแล้วจะมีการหมุนเวียนไปยังผู้เกี่ยวข้องต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อให้รับทราบหรือดำเนินงาน

      5.  การให้บริการสอบถาม ( Inquiring Processing ) องค์การจะมีการจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานไว้เป็นหลักฐาน และเพื่อเป็นการให้บริการทางด้านข้อมูลหรือสารสนเทศกับผู้ใช้ที่ต้องการสอบถามข้อมูลจากแฟ้มข้อมูล

3.  จงยกตัวอย่างระบบประมวลผลรายการภายในองค์การมาพอสังเขป

         ตัวอย่างเช่น  การกระทำพื้นฐานที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการทางธุรกิจ เช่น การขายสิค้า การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าผ่านเครดิตการ์ดและการสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง เป็นต้น

4. จงอธิบายถึงประเภทของรายงานพร้อมทั้งยกตัวอย่างประกอบในรายงานแต่ละประเภท

1) รายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อต้องการ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้าและจะจัดทำขึ้นเมื่อผู้บริหารต้องการ เช่น รายงานที่แสดงงานด้านการผลิตทั้งหมด , จำนวนชั่วโมงที่ต้องการทำงานในแต่ละวัน

2) รายงานที่กำหนดตามระยะเวลาที่กำหนด โดยกำหนดเวลาและรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น ตารางเวลาการผลิต  ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการด้านการผลิตต้องการรายงานรายวันของสินค้าที่มีตำหนิจากฝ่ายการผลิตและรายงานรายสัปดาห์ของจำนวนชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น

3) รายงานสรุป เป็นการทำรายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย , จำนวนนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียนวิชาบัญชี

4) รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น ซึ่งรายงานนี้จะเกิดขึ้นตามเงื่อนไขบางอย่างซึ่งมักจะไม่ปกติจึงจำเป็นจะต้องมีรายงานออกมา โดยในรายงานจะมีข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการ เช่น ถ้าเกิดขึ้นจากการวางแผนที่ไม่ดีแล้วจะได้ทำการปรับปรุงแก้ไขแผนงานต่อไป

5) รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ เป็นรายงานที่ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยข้อมูลทางสถิติและคณิตศาสตร์มาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีตเพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจในอนาคต

  5. จงวิเคราะห์ข้อแตกต่างระหว่างการจัดทำระบบการประมวลผลแบบดั้งเดิม ( ด้วยมือ ) กับระบบการประมวลผล โดยใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ ว่ามีข้อดีและข้อเสียอย่างไร

           การจัดทำระบบการประมวลผลแบบดั้งเดิม ( ด้วยมือ ) คือ ผู้บริหารมีข้อจำกัดถ้าด้านของเวลาในการแก้ไขปัญหาต่าง จนมีความต้องการสารสนเทศที่ชัดเจนเข้าใจง่าย และสะดวกต่อการใช้งาน ดังนั้น รายงานที่ออกโดยระบบจัดทำรายงานควรจะประกอบไปด้วยสารสนเทศที่มีคุณภาพ

      ข้อดี

      1.  มีความตรงประเด็น ถูกต้อง ชัดเจนเข้าใจง่าย

      2.  สะดวกต่อการใช้งาน ข้อมูลสารสนเทศมีคุณภาพ

      ข้อเสีย

      1.  เมื่อเกิดข้อผิดพลาดจะล่าช้ามนการแก้ไขข้อมูล

      2.  ผู้ที่ไม่มีความรู้ด้านนี้จะ จะยากต่อการใช้งาน

          ระบบการประมวลผล โดยใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ คือ การปฏิบัติงานประจำวันสะดวก รวดเร็วและใช้แรงงานน้อยทำให้หลายธุรกิจนิยมนำ TPS มาใช้งานซึ่งจะส่งผลต่อการประหยัดและการใช้ทรัพยากรบุคคลในงานที่เหมาะสม ระบบการจัดการรายงานก็เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูล สำหรับจัดทำเป็นรายงานเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อช่วยให้เขาสามารถตัดสินใจในปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

     ข้อดี

       1.   สะดวก รวดเร็ว ใช้แรงงานน้อย

       2.  ประหยัด ในการใช้ทรัพยากรทางด้านบุคคล

     ข้อเสีย

       1.  ค่าใช่จ่ายสูง