การเขียนหนังสือราชการ

  ในยุคของการปฏิรูประบบราชการ และการปรับเปลี่ยนองค์กรต่าง ๆ การเขียนหนังสือเพื่อสื่อความหมายให้เข้าใจตรงกันเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เพราะจะช่วยให้ประหยัดเวลา และปฏิบัติงานได้ตรงจุดประสงค์ การเขียนหนังสือโต้ตอบมิได้มีความหมายเพียงตัวหนังสือ และเอกสารเท่านั้น หากยังบ่งบอกถึงประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากร และองค์กรนั้น ๆ ด้วย

      ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเขียนให้ดีเพื่อเป็นภาพลักษณ์ขององค์กรต่อไป การเขียนหนังสือราชการ หรือการเขียนหนังสือโต้ตอบในการทำงาน จะเขียนอย่างไรให้ดูดี ให้เกิดความเข้าใจ และสามารถสื่อสารถึงความต้องการของผู้ส่ง และผู้รับได้ ส่วนใหญ่มักเป็นปัญหาของผู้ที่เริ่มเข้ามาทำงาน และต้องถูกมอบหมายให้ร่างหนังสือจากผู้บังคับบัญชา บางครั้งอาจทำให้เกิดความเครียด หรือเขียนไปแล้วไม่ถูกใจเจ้านาย เช่นเดียวกันกับข้าราชการที่เข้ามารับราชการใหม่ ๆ หรือโอนย้ายมาจากกรมอื่น และไม่เคยร่างหนังสือประเภทที่ไม่เคยทำมาก่อน ต้องคิดตามหนังสือสั่งการ หรือจากคำบอกเล่าของผู้บังคับบัญชาก็มักจะประสบปัญหาต่อการร่างหนังสือราชการ ซึ่งต้องใช้ระยะเวลาหลายเดือนกว่าจะสามารถทำความเข้าใจต่อการร่างหนังสือของหน่วยงาน ประเด็นเหล่านี้ทำให้เห็นว่าการเขียนหนังสือราชการค่อนข้างยาก และสามารถนำไปสู่ความเครียด แต่ที่จริงแล้วการร่างหนังสือไม่ได้ยากอย่างที่คิด ถ้าหากเรามีหลักในการเขียนหนังสือที่ดี แต่ก่อนที่จะทราบถึงหลักในการเขียนหนังสือราชการ ก่อนอื่นต้องทราบถึงความหมาย และประเภทของหนังสือราชการก่อนว่า มีอะไรบ้างหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ2526 และระเบียบสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานใน ราชการ1 ซึ่งได้แก่

1. หนังสือราชการที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ เช่น หนังสือมหาวิทยาลัยทักษิณ มีถึง

กระทรวงการต่างประเทศ

2. หนังสือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่สำนักงานราชการ หรือไปถึงบุคคลภายนอก

เช่น หนังสือมหาวิทยาลัยทักษิณ ถึง นางสาวปวีณา จันทร์ประดิษฐ์ เป็นต้น

ราชการ1 นั้นมีการให้คำนิยามไว้มากมายแต่ก็เป็นในทำนองเดียวกันคือ

1.พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.๒๕๔๒ ให้ความหมายไว้ว่า ราชการ (น.)การงานของรัฐบาล หรือของพระเจ้าแผ่นดิน

2.พจนานุกรมฉบับมติชน ให้ความหมายไว้ว่า ราชการ (น.)งานของพระเจ้าแผ่นดินซึ่งรัฐบาลเป็นผู้จัดการ

3.พจนานุกรมไทยฉบับอธิบาย ๒ ภาษา ของเธียรชัย เอี่ยมวรเมธ ให้ความหมายไว้ว่า ราชการ (กิจการของรัฐ) Official(public) business : public

affair : government service และยังให้ความหมาย ของ หนังสือราชการ ว่า Official document : Official(business)letter

3. หนังสือหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก มีมาถึงส่วนราชการ เช่น สมาคม โรงพยาบาลเอกชน มีหนังสือถึงมหาวิทยาลัยทักษิณ

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ เช่น ใบเสร็จรับเงิน

5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฏหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ เช่น ระเบียบ

กระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจ่ายเงินเพิ่มพิเศษฯ

ชนิดของหนังสือราชการ มี ๖ ชนิด คือ

๑. หนังสือภายนอก

๒. หนังสือภายใน

๓. หนังสือประทับตรา

๔. หนังสือสั่งการ

๕. หนังสือประชาสัมพันธ์

๖. หนังสือเจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตรา

ครุฑ เช่น หนังสือติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการที่มีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่

ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก

เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ

. หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วน

ราชการระดับกรมขึ้น ไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้น ไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อกำกับตรา โดยมีความมุ่งหมายว่าเป็นการแบ่งเบาภาระ  ในเรื่องการลงชื่อใน หนังสือราชการ เช่น ปลัดกระทรวง อธิบดี เป็นต้น สมควรจะให้ข้าราชการชั้นหัวหน้ากองเป็นผู้รับผิดชอบในหนังสือธรรมดาได้บ้าง จึงได้กำหนดให้มีหนังสือที่มิต้องลงชื่อขึ้นเพื่อความสะดวกและรวดเร็วการใช้หนังสือประทับตราจะใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องไม่สำคัญมากนัก เช่น การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของหรือเอกสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวข้องกับราชการสำคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบการเตือนเรื่องที่ค้างหรือ เรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่งว่าให้ใช้หนังสือประทับตรา

4. หนังสือสั่งการ มี ๓ ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ

4.1คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วย

กฏหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่กำหนดไว้

4.2ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัย

อำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือปฏิบัติเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้ใช้ตามแบบ

ที่กำหนดไว้

4.3ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัย

อำนาจของกฏหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ