wildberry01b.gif เลขานุการกับการเก็บเอกสาร            wildberry01b.gif

          อกสา  ( Document )  หมายถึง  หนังสือต่าง    ที่เป็นหลักฐานในการติดต่อทางธุรกิจ  เช่น  จดหมายเข้า  สำเนาจดหมายออก  รายงาน  บันทึก  ใบสั่งซื้อ  รูปภาพ  ฯลฯ

ความสำคัญของเอกสาร

                หน่วยงานธุรกิจในระยะเริ่มต้นดำเนินกิจการนั้นก็จะต้องมีเอกสารเข้าและออกแต่ยังมีจำนวนน้อยอยู่  เมื่อดำเนินกิจการไปนาน    เข้า  จำนวนเอกสารก็จะเพิ่มพูนขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น  เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ  และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป  ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าเป็นการดำเนินด้านเอกสารนั้นมีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ  หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ  เก็บรักษา  ค้นหา  และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว  การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ  และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น  ดังนั้น  จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจ  เพราะ

1.      เอกสารเป็นเสมือนความจำของหน่วยงาน

2.      เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง

3.      เอกสารช่วยให้การทำงานคล่องตัว

4.      เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน

 

ประเภทของเอกสาร

          เอกสารที่ใช้ติดต่อกันอยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น   3  ประเภทใหญ่    คือ

          1.  เอกสารภายนอก  หมายถึง  เอกสารที่หน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก  ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย  ใบโฆษณา  ใบสั่งซื้อสินค้า  ใบกำกับสินค้า  ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร  และเอกสารอื่น    อีก

มากมาย  ซึ่งเอกสารที่รับเข้ามานี้จะมีส่วนสำคัญในการบริหารงานของหน่วยงาน  ที่หน่วยงานต้องให้ความสำคัญแก่เอกสารเหล่านี้และต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานต่อไปในอนาคตด้วย

          2.  เอกสารภายใน  หมายถึง  เอกสารที่หน่วยงานจัดทำขึ้นแล้วส่งออกไปยังภายนอกเพื่อติดต่อธุรกิจ  ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของจดหมาย  แผ่นพับ  ใบโฆษณา  ใบแจ้งหนี้  ใบกำกับสินค้า  ฯลฯ  ที่หน่วยงานมีไปถึงบุคคล

ภายนอกเพื่อประโยชน์ของหน่วยงาน  ซึ่งในการปฏิบัติแล้วหนังสือที่ส่งไปภายนอกนั้นหน่วยงานต้องเก็บสำเนาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานต่อไปในอนาคต

          3.  เอกสารติดต่อภายในสำนักงาน  หมายถึง  เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน  อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น  หรืออาจจะเป็นเอกสารที่หน่วยงานต้องการจะแจ้งให้พนักงานทราบก็ได้  ตัวอย่างเช่น  บันทึกข้อความ  คำสั่ง  ประกาศ  สัญญา 

งบการเงิน  รายงานต่าง    ของบริษัทฯ  ซึ่งเอกสารต่าง    เหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานต่อไปได้

 

ความหมายและความสำคัญของการเก็บเอกสาร

 

            การเก็บเอกสาร  ( Filing )  หมายถึง  กระบวนการในการจำแนก  จัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเพื่อให้

ค้นหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการใช้

 

ความสำคัญของการเก็บเอกสาร

เมื่อธุรกิจให้ความสำคัญกับเอกสาร  โดยถือว่าเอกสารเป็นเสมือนความจำของธุรกิจ  และเอกสารใช้เป็น

หลักฐานสำคัญที่ต้องเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบหรือค้นคว้าในอนาคตแล้วดังนี้  ธุรกิจต้องมีการเก็บเอกสารที่ดี  เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่  เป็นระเบียบ  เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย  สะดวกต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้  และมีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจ  ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการเก็บเอกสารจำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเก็บเอกสารเป็นอย่างดีด้วย  ดังนั้น  ก่อนจะเก็บเอกสารจะต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าให้พร้อมโดยคำนึงถึงสิ่งต่าง    ที่เกี่ยวข้อง  เช่น  สถานที่เก็บเอกสาร  อุปกรณ์สำหรับเก็บเอกสาร  ระบบการจัดเก็บเอกสาร  ขั้นตอนในการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร  เป็นต้น

 

วัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสาร

          แหล่งเก็บเอกสารเปรียบเสมือนศูนย์ความจำของธุรกิจและเป็นที่รวบรวมหลักฐานต่าง    ของธุรกิจไว้

ทั้งหมด  การที่ธุรกิจเก็บเอกสารต่าง    เหล่านี้ไว้รวมกันก็เพื่อวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้

1.      เพื่อรวบรวมเอกสารที่มีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกันจัดเข้าไว้ให้เป็นหมวดหมู่และแหล่งเดียวกัน 

2.      เพื่อความสะดวกรวดเร็ว  และง่ายต่อการค้นหา

3.      เพื่อให้เอกสารอยู่ในที่ที่ปลอดภัย

4.      เพื่อเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในอนาคต

 

องค์ประกอบในการเก็บเอกสาร

          การเก็บเอกสารจะให้ได้ผลดีนั้นต้องขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ  5  ประการคือ

          1.  เจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร  ซึ่งจะทำหน้าที่ดูแลรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่พร้อมจะใช้งานได้ตลอดเวลา  หน้าที่โดยตรงของพนักงานเก็บเอกสาร  คือ  มีหน้าที่เก็บรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่  เป็นระบบ

          2.  เอกสาร  ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ  ฟิล์ม  ข้อความ  แผ่นพับ  ภาพโฆษณา  จดหมาย  ซึ่งเอกสารเหล่านี้ต้องเก็บรักษาเพื่อไว้ใช้เป็นหลักฐานต่อไป

          3.  ระบบการจัดเก็บ  คือ  ระบบหรือวิธีการจัดเก็บเอกสารให้เอกสารอยู่ในสภาพที่พร้อมจะใช้งาน  ซึ่งแต่ละบริษัทอาจจะมีระบบการเก็บเอกสารที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละธุรกิจนั้น  แต่ไม่ว่าจะมีระบบการจัดเก็บวิธีใดก็ตาม  จุดประสงค์ของระบบการจัดเก็บเอกสารก็คือ   การจัดเอกสารให้เป็นระเบียบ  ครบถ้วน  เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย  และค้นหาได้ทันทีเมื่อต้องการใช้

          4.  อุปกรณ์ในการจัดเก็บ  การเก็บเอกสารจำเป็นต้องอาศัยอุปกรณ์ต่าง    ช่วย  เพื่อให้การเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น  และเพื่อให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบสวยงาม  อุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บ  เช่น  แฟ้มเอกสาร  ตู้เก็บเอกสาร  ฯลฯ

          5.  สถานที่ในการเก็บ  หมายถึง  แหล่งเก็บเอกสาร  ธุรกิจควรจะมีการจัดสถานที่ในการเก็บเอกสารอย่างเป็นสัดส่วนและเพียงพอ  ห้องเก็บเอกสารควรเป็นห้องที่โปร่ง  มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก  ไม่ร้อนอบร้าวจนเกินไป  ไม่ควรอยู่ในที่ที่มีคนพลุกพล่าน  และต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำห้องเก็บเอกสารด้วย

 

พนักงานกับการเก็บเอกสาร

          ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเอกสาร  มี  2  ฝ่าย  คือ

          1.  ผู้จัดเก็บเอกสาร  จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถและมีความชำนาญในการจัดเก็บเอกสารตามระบบการเก็บเอกสารที่บริษัทของตนเองกำหนดไว้  พร้อมทั้งเป็นผู้ที่มีความละเอียดรอบคอบ  มีระเบียบวินัย  และรักงานด้านนี้  และมีอุปนิสัยรักการอ่านหนังสือ  หน้าที่โดยตรงคือ  เป็นผู้จัดเอกสารที่ได้รับเข้ามาเก็บเข้าแหล่งเก็บเอกสารอย่างถูกวิธี  และจัดเก็บความเรียบร้อย  ดูแลจัดการเกี่ยวกับเอกสาร  บำรุงรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่ดีอยู่เสมอ  และคอยให้บริการแก่ผู้ที่มีความประสงค์จะขอใช้เอกสารด้วย

          2.  ผู้ใช้เอกสาร  เป็นผู้นำเอกสารจากแหล่งเก็บเอกสารไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจ  จึงถือว่าเป็นผู้ที่มีความสำคัญต่อการจัดเก็บเอกสาร  เพราะผู้ใช้เอกสารต้องให้ความร่วมมือในการปฏิบัติตามกฎระเบียบของการใช้เอกสารที่ผู้จัดเอกสารได้กำหนดไว้  เพื่อให้เอกสารอยู่ในสภาพที่ดีอยู่ตลอดเวลา

 

ระบบการเก็บเอกสาร

          ระบบการเก็บเอกสารของแต่ละหน่วยงานอาจจะแตกต่างกัน  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน  จำนวนเอกสารที่แตกต่างกัน  และความเหมาะสม  ดังนั้นจึงอาจสรุปได้ว่าระบบการเก็บเอกสารที่นิยมใช้กันอยู่ในปัจจุบัน

          1.  การเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร  ( Alphabetic  Filing )  เป็นวิธีการเก็บเอกสารที่นิยมมากที่สุด เป็นการเก็บเอกสารโดยเรียงตามตัวอักษร  โดยดูจากชื่อบุคคล  ชื่อบริษัท  หรือห้างร้านก็ได้  ในการจัดเรียงลำดับนั้นจะต้องคำนึงถึงตัวพยัญชนะว่า  พยัญชนะใดมาก่อนหลัง  ซึ่งในภาษาไทยเรียงจาก    และในภาษาอังกฤษเรียงจาก  A - Z

          2.  การเก็บเอกสารตามตัวเลข  ( Numeric  Filing )  เป็นวิธีการเก็บเอกสารโดยใช้ตัวเลขแทนชื่อบุคคล  ชื่อบริษัท ห้างร้าน  โดยจะใช้ตัวเลขเป็นหลักในการจัดเก็บ

          3.  การเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์  ( Geographic  Filing )  เป็นวิธีการเก็บเอกสารโดยใช้ชื่อสถานที่ตั้ง  ประเทศ  จังหวัด  อำเภอ  ตำบล  หมู่บ้าน  เป็นหน่วยงานในการจัดเก็บ

          4.  การเก็บเอกสารตามชื่อเรื่อง  ( Subject  Filing )  เป็นการจัดเอกสารโดยใช้ชื่อเรื่องเป็นหน่วยในการจัดเก็บ  โดยแยกเอกสารออกเป็นแต่ละเรื่อง  แล้วจึงเรียงตามลำดับตัวอักษรอีกครั้งหนึ่ง

          5.  การเก็บเอกสารตามเสียง  ( Soundex  Filing  )  ใช้ในระบบการเก็บเอกสารภาษาอังกฤษ  โดยนำเอาชื่อที่มีเสียงคล้ายกันมารวมกันไว้ในที่เดียวกัน  โดยไม่คำนึงถึงตัวสะกด

          6.  การเก็บเอกสารตามสี  ( Color  Filing )  เป็นวิธีการเก็บจัดเก็บเอกสารที่ใช้สีเข้าช่วยในการเก็บ  โดยอาศัยสีเป็นตัวจำแนกหมวดหมู่เอกสาร

          7.  การเก็บเอกสารตามปีปฏิทิน  ( Chronological  Filing )  เป็นวิธีการเก็บเอกสารตามวัน  เดือน  ปีปฏิทิน  โดยอาศัยการเรียงลำดับวันที่ที่ได้รับเอกสารนั้น

          8.  การเก็บเอกสารด้วยไมโครฟิล์ม  ( Microfiliming )  เป็นระบบการเก็บเอกสารโดยถ่ายย่อเอกสารลงบนแผ่นฟิล์ม  เพื่อประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บและสะดวกในการค้นหา  วิธีการเก็บด้วยไมโครฟิล์มนี้ถือว่าเป็นวิธีการเก็บเอกสารที่ดีที่สุด  แต่เสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสูงมาก