ระบบคืออะไร
ระบบคืออะไร

ระบบคืออะไร

ระบบ หมายถึงสิ่งที่ประกอบขึ้นมาจากหน่วยย่อยหรือองค์ประกอบย่อย ที่จะต้องมีความสัมพันธ์และทำหน้าที่ร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

              ภายในระบบแต่ละระบบสามารถมองเป็น ระบบย่อย (Subsystem) ได้ซึ่งระบบย่อยเหล่านี้ถือว่าเป็นระบบด้วยเช่นกัน เพราะมีองค์ประกอบต่าง ๆ ของระบบที่สมบูรณ์ในตัวเอง เมื่อระบบย่อยหลาย ๆ ระบบรวมกันจะทำให้เกิดระบบใหญ่ขึ้น

              ถ้าพิจารณาองค์กร ในรูปแบบของระบบการเรียนของโรงเรียน ระบบดังกล่าวจะประกอบด้วยระบบย่อยคือ ฝ่ายรับสมัคร ฝ่ายทะเบียน ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบุคลากร ฝ่ายวิชาการ ฝ่าย ต่าง ๆ เหล่านี้จะต้องทำงานร่วมกัน เพื่อสร้างสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ในแต่ละฝ่ายอาจจะมีระบบย่อยได้อีก

ประเภทของระบบ             

  ถ้าจะกล่าวถึงประเภทของระบบเราสามารถจำแนกออกเป็นหลายประเภทขึ้นกับว่า เราสนใจคุณลักษณะอะไรของระบบนั้น ๆ ในที่นี้จะขอกล่าวเฉพาะบางประเภทของระบบที่มีคุณลักษณะที่น่าสน

ระบบเปิด             

  ระบบเปิด (open system) คือระบบที่มีปฏิกิริยาตอบสนองต่อสภาพแวดล้อม มีการแลกเปลี่ยนข่าวสารข้อมูลกับสิ่งแวดล้อมภายนอก ซึ่งพยายามปรับตัวเปลี่ยนแปลงโครงสร้างภายในให้อยู่รอดได้ โดยทั่วไปแล้วองค์กรต่าง ๆ ถือว่าเป็นระบบย่อยของระบบธุรกิจทั้งหมด การทำงานขององค์กรต้องมีปฏิกิริยาตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของระบบธุรกิจ ซึ่งถือว่าเป็นสภาพแวดล้อมภายนอกตาม เช่นระบบ การลงทะเบียน มีความสัมพันธ์ระบบอื่น ๆ ที่อยู่ภายนอกของระบบ ตั้งแต่การรับใบลงทะเบียนจากนักศึกษา ตรวจสอบข้อมูลการลงทะเบียน การชำระเงินค่าลงทะเบียน การทำตารางเรียนตารางสอน

ระบบปิด              

                ระบบปิด (close system) คือระบบที่ไม่ต้องสนองต่อสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น การทดลองในห้องปฏิบัติการ หรือระบบที่ทีการควบคุมการปฏิบัติต่าง ๆ ได้อย่างสมบูรณ์

องค์ประกอบของระบบ

องค์ประกอบที่สำคัญของระบบมี 4 ส่วน ได้แก่ ส่วนนำเข้า (input) ส่วนกระบวนการหรือ โพรเซส (processing) ส่วนผลลัพธ์ (output) และส่วนป้อนกลับ (feed-back)

ส่วนนำเข้า             คือ    ทรัพยากรหรือสิ่งที่จำเป็น เพื่อนำเข้าสู่ระบบแล้วก่อให้เกิดกระบวนการขึ้น

ส่วนกระบวนการ   คือ   ส่วนที่ทำหน้าที่แปรสภาพ หรือประมวลผล โดยอาศัยส่วนนำเข้าของระบบไป แปรสภาพเป็นผลลัพธ์ที่ต้อง

ส่วนผลลัพธ์            คือ    ส่วนที่ต้องการจากระบบ ซึ่งเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของระบบ
ส่วนป้อนกลับ         คือ    ส่วนที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของกระบวนการ เพื่อให้การทำงานของระบบบรรลุ เป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยนำเอาส่วนผลลัพธ์ไปเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ จากนั้น
                   นำผลที่ได้จากการเปรียบเทียบไปปรับปรุงส่วนนำเข้าหรือกระบวนการ

ขอบเขตและสภาพแวดล้อมของระบบ (boundary and environment)     ส่วนประกอบอื่น ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในระบบเรียกว่า สภาพแวดล้อม (environment) ซึ่งขอบเขตที่แบ่งระหว่างระบบและสภาพแวดล้อมเรียกว่า ขอบเขตของระบบ (system boundary) การกำหนดขอบเขตของระบบนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญในการวิเคราะห์ระบบ ส่วนการกำหนดว่าขอบเขตของระบบนั้น ควรจะเป็นอย่างไรอาจจะขึ้นอยู่กับงานที่ต้องการ หรือขึ้นกับวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ระบบที่สนใจ ถ้ากำหนดขอบเขตไม่ดีอาจเกิดปัญหาขึ้นภายหลังได้          

     ระบบ ต้องมีขอบเขต(boundary)ของระบบ เพื่อความเข้าขอบเขตของระบบ ยกตัวอย่างเช่น
ระบบร่างกายมนุษย์ มีขอบเขต คือ ส่วนต่าง ๆ ที่อยู่ภายนอกร่างกาย เช่น ผิวหนัง ผม เล็บ            

   จากความรู้เรื่องระบบ นี้ ทำให้นักวิเคราะห์ระบบ ทราบความหมาย และขอบเขตของระบบไปเพื่อเป็นพื้นฐานเรื่องวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศเทศต่อไป เพราะในองค์กร ปัจจุบัน มีการใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารอย่างแพร่หลาย

 

   ลักษณะสำคัญของวิธีระบบ
      1. เป็นการทำงานร่วมกันเป็นคณะของบุคคลที่เกี่ยวข้องในระบบนั้น ๆ
      2. เป็นการแก้ปัญหาโดยการใช้วิธีการทางวิทยาศาสตร์
      3. เป็นการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างเหมาะสม
      4. เป็นการแก้ปัญหาใหญ่ โดยแบ่งออกเป็นปัญหาย่อย ๆ เพื่อสะดวกในการแก้ปัญหาอันจะเป็นผลให้แก้ปัญหาใหญ่ได้สำเร็จ
      5. มุ่งใช้การทดลองให้เห็นจริง
      6. เลือกแก้ปัญหาที่พอจะแก้ไขได้และเป็นปัญหาเร่งด่วนก่อน

   การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
                เป็นวิธีการนำเอาผลที่ได้ (Feed Back) จากผลผลิตหรือการประเมินผล (Evaluation) มาพิจารณาปรับปรุงระบบให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ฉะนั้นจะเห็นได้ว่า วิธีระบบเป็นขบวนการต่อเนื่อง และีมีลักษณะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์

      ขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบ
      ดร.เลห์แมน (Lehmam) ได้กล่าวถึงขั้นตอนของวิธีระบบไว้ดังนี้
      1. ปัญหา (Identify Problem) คือ การศึกษาวิเคราะห์ปัญหาที่แท้จริงในการปฏิบัติว่าคืออะไร หาความแตกต่างระหว่างสิ่งที่ควรจะเป็นกับสิ่งที่มีอยู่ แล้วมาจัดลำดับและกำหนดระดับความสำคัญของปัญหา
      2.จุดมุ่งหมาย (Objectives) การระบุจุดมุ่งหมายจะต้องชัดเจน สามารถวัดได้ และสอดคล้องกับปัญหา
      3. ศึกษาข้อจำกัดต่าง ๆ (Constraints) เป็นการศึกษาและทำรายการข้อจำกัดเกี่ยวกับทรัพยากร (Resources) ที่มีอยู่
      4. ทางเลือก (Alternatives) คือ การสร้างทางเลือกสำหรับใช้ในการแก้ปัญหา
      5. การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (Selection) เป็นการประเมินหาทางเลือกที่จะส่งผลต่อจุดมุ่งหมายที่ต้องการมากที่สุด และด้วยทุนที่น้อยที่สุด
      6. การทดลองปฏิบัติ (Implementation) เป็นการนำเอาทางเลือกที่ได้ไปทดลองเพื่อดูว่าสามารถนำไปปฏิบัติได้หรือไม่
      7. การประเมินผล (Evaluation) เป็นการประเมินผลการทดลองเพื่อพิจารณาดูว่าได้ผลตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้หรือไม่
      8. การปรับปรุงแก้ไข (Modification) คือการนำข้อบกพร่องที่พบจากการประเมินผลมาปรับปรุงแก้ไขจนเป็นที่พอใจ แล้วจึงนำไปใช้กับการแก้ปัญหาในระบบ

      ลักษณะของระบบที่ดี
      ระบบที่ดีสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ (efficiency) และมีความยั่งยืน (sustainable) ต้องมีลักษณะ 4 ประการคือ
      1. มีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม (interact with environment) ระบบทุก ๆ ระบบจะมีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งรอบ ๆ ตัวที่ เรียกว่า "สิ่งแวดล้อม" ซึ่งทำให้ระบบดังกล่าวกลายเป็นระบบเปิด (Open system) คือ ระบบจะรับปัจจัยนำเข้า (input) จากสิ่งแวดล้อม เช่น พลังงาน อาหาร ข้อมูล แล้วเปลี่ยนแปลงปัจจัยนำเข้านี้ให้กลายเป็นผลผลิต (output) แล้วจึงส่งกลับไปให้สิ่งแวดล้อมอีกทีหนึ่ง
      2. มีจุดหมายหรือเป้าประสงค์ (purpose) คือ ระบบจะต้องมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนแน่นอนสำหรับตัวของมันเอง เช่น ระบบการดำเนินชีวิตของมนุษย์ ก็มีจุดมุ่งหมายอย่างชัดเจนว่า "เพื่อรักษาสภาพการมีชีวิตไว้ให้ได้ให้ดีที่สุด"
      3. มีการรักษาสภาพตนเอง (self-regulation) ทำได้โดยการแลกเปลี่ยน input และ output กันระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ของระบบหรือระบบย่อย เช่น ระบบย่อยอาหารของร่างกายมนุษย์ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบย่อย หรือระบบย่อยต่าง ๆ เช่น ปาก น้ำย่อย น้ำดี หลอดอาหาร กระเพาะอาหาร ฯลฯ
      4. มีการแก้ไขตนเอง (self-correction ) เพื่อการรักษาสภาพของตนเอง เช่น การปฏิสัมพันธ์ระหว่างร่างกายกับอากาศหนาว (สภาพแวดล้อม) อาจจะทำให้เกิดอาการหวัดขึ้นได้ ในสถานการณ์นี้ถ้าระบบร่างกายไม่สามารถที่จะรักษาสภาพตัวเองได้อย่างดี ร่างกายก็จะต้องผลิตภูมิคุ้มกันออกมาต้านหวัดเพื่อที่จะต่อสู้กับอาการหวัดนั้น

การวิเคราะห์ระบบ(system analysis)

โดยทั่ว ๆ ไปมีขั้นตอนดังนี้

1. กำหนดปัญหา

2. รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล

3. วิเคราะห์ทางเลือกของระบบ

4. ศึกษาความเป็นไปได้ของทางเลือก

5. พัฒนาแนวคิดเพื่อเสนอขอความเห็นชอบ

6. การพัฒนาและทดลองใช้ต้นแบบ

7. การออกแบบระบบ

8. การพัฒนาโปรแกรม

9. การนำระบบใหม่เข้าไปใช้

10.การตรวจสอบและการประเมินผลระบบ