ความหมายของระบบบัญชีเดี่ยว

โดยทั่วไปการบันทึกรายการค้าศึกษามาจะใช้ระบบบัญชีคู่กล่าวคือ เมื่อวิเคราะห์รายการค้าว่าระบบต่อสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้และค่าใช่จ่ายอย่างไรแล้วก็จะนำมาลงบันทึกรายการในสมุดรายวันทุกรายการค้าโดยเดบิตและเครดิตบัญชีที่เกี่ยวข้องด้วยยอดเงินทั้งสองด้านที่เท่ากัน เมื่อผ่านบัญชีทุกรายการไปยังบัญชีแยะประเภทแล้วจะมีการทดสอบผลรวมรายการบัญชีทางด้านเดบิตและเครดิตว่าเท่ากันหรือไม่โดยทำการทดลองเมื่อต้องการจัดทำงบการเงินสามารถใช้ตัวเลขในงบทดลองหลังปรับปรุงมาประกอบงบทันที

                กิจการโดยส่วนใหญ่จะจัดทำบัญชีโดยใช้หลักของระบบบัญชีคู่ แต่มีกิจการบางลักษณะที่จัดทำบัญชีโดยบันทึกรายการไม่สมบูรณ์ตามระบบบัญชีคู่หรือที่เรียกว่า ระบบบัญชีเดี่ยว กล่าวคือ บันทึกรายการเฉพาะบางรายการ และการบันทึกแต่ละรายการอาจบันทึกด้านเดบิตและเครดิตของบัญชีที่เกี่ยวข้อง  หรือบันทึกเพียงด้านใดด้านหนึ่ง และบางรายการจดไว้เพียงบันทึกทรงจำหรือใช้วิธีการจดจำเท่านั้น มีผลให้ไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชีโดยการทำงบทดลอง

                คณะอนุกรรมการบัญญัติศัพท์บัญชีของสมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทยได้ให้ความหมายของระบบบัญชีเดี่ยวไว้ดังนี้

                “วิธีการบัญชีที่บันทึกเฉพาะรายการในบัญชีเงินสดหรือบัญชีบุคคลเท่านั้น และมักจะไม่สมบูรณ์ครบตามระบบบัญชีคู่ ซึ่งต้องลงรายการบัญชีทั้งด้านเดบิตและเครดิตจนเกิดดุลในตัวสำหรับแต่ละรายการ ตามบัญชีเดี่ยวมักจะไม่มีการบันทึกในรายละเอียด แสดงให้ทราบว่ากำไรหรือขาดทุนของกิจการประกอบขึ้นจากรายการใดบ้าง

                งบแสดงฐานะการเงินของกิจการมักจะทำขึ้นจากข้อมูลที่มีอยู่หรือจากการตรวจนับ ในกรณีเช่นนี้ผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิของงวดจะได้มาจากการเปรียบเทียบฐานะการเงิน ณ วันสิ้นงวดกับฐานะการเงิน ณ วันต้นงวด หรือในบางครั้งถ้าหากรายการในสมุดมีเพียงพอก็อาจจะนำมาจัดทำกำไรขาดทุนได้เช่นกัน ในกรณีที่รายการที่ไม่เกิดตัวบ่อยและมีน้อยรายการ เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือทรัพย์สินอื่นที่มิใช่เงินสด มักจะมีการจดบันทึกเฉพาะรายการดังกล่าวในแบบบันทึกด้านเดี่ยว”

                                                   

 

 

 

 

ลักษณะกิจการที่ใช้ระบบบัญชีเดี่ยว

                กิจการที่ใช่ระบบบัญชีเดี่ยวมักเป็นกิจการที่ไม่อยู่ในข่ายตาม พระราชบัญญัติ การบัญชี วันที่ 10 สิงหาคม 2543 ซึ่งเป็นกิจการขนาดเล็ก เจ้าของคนเดี่ยว มีรายการค้าไม่มาก เจ้าของอาจไม่เห็นเมื่อความจำเป็นที่ต้องจ้างนักบัญชีจึงบันทึกด้วยตนเอง เมื่อต้องการจะทำงบการเงินตอนสิ้นปีก

จะจ้างนักบัญชี จัดทำให้ตามหลักฐานที่มี นอกจากนั้นบางสถานการณ์ทำให้กิจการจำต้องใช่ระบบบัญชีเดี่ยว เช่น กิจการที่เพิ่งตั้งขึ้นมาใหม่ ยังขาดบุคลากรที่มีความรู้ทางบัญชีที่เพียงพอ หรือมีกิจการที่มีการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบในการทำบัญชีในแต่ละงวดการเงินหนึ่งๆหลายครั้งผู้ทำบัญชีแต่ละคนที่เข้ามารับงานใหม่ยังมิได้รวบรวมรายการและบันทึกบัญชีไว้เรียบร้อยก่อนที่จะพ้นหน้าที่ไป

 

สมุดบัญชีที่ใช้ในระบบบัญชีเดี่ยว

                ดังที่ได้กล่าวแล้วว่าบัญชีเดี่ยวเป็นการบันทึกบัญชีไม่สมบูรณ์ตามหลักบัญชีคู่ ดั้งนั้นบัญชีที่เปิดและบัญชีที่ใช่จึงไม่มีมากขึ้นความจำเป็นอยู่กับความจำเป็นทีต้องใช่ โดยทั่วไปจะมีบัญชีและสมุดบัญชีดั้งนี้

                1. บัญชีเงินสดบันทึกในสมุดเงินสด  (หรือสมุดรายวันรับเงิน สมุดรายวันจ่ายเงิน) ซึ่งมีหน้าที่บันทึกการรับและจ่ายเงินสดทั้งสิ้น เพื่อทราบถึงการเคลื่อนไหวของเงินในกิจการและยอดคงเหลือ สมุดเงินสดทำหน้าที่เป็นบัญชีเงินสด การบันทึกบัญชีในเงินสดจะเป็นการบันทึกเพียงด้านเดียว

ไม่มีการเปิดบัญชีอีกบัญชีคู่กันไป อาจยกเว้นบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้

2. บัญชีลูกหนี้  บันทึกไปในแยกประเภทลูกหนี้รายตัวเพื่อสะดวกในการตามทวงหนี้ได้ถูกต้อง เมื่อเกิดการขายเชื่อจะเป็นการบันทึกเพียงด้านเดียวเพราะลงในแยกประเภทลูกหนี้รายตัวโดยไม่มีการเปิดบัญชีขายขึ้น เมื่อเกิดการชำระหนี้จากลูกหนี้เป็นการบันทึกสองด้านเพราะลงในแยกประเภทลูกหนี้รายตัวและลงในสมุดเงินสดด้วย บางกิจการถ้ามีการขายเชื่อน้อยอาจไม่ต้องเปิดบัญชีลูกหนี้ขึ้นเพียงแต่บันทึกทรงจำ หรืออาจใช่วิธีการเก็บรวบรวมบิลที่ลูกหนี้ค้างชำระเมื่อเก็บเงินตามบิลได้แล้วถึงลงในสมุดเงินสด

                3. บัญชีเจ้าหนี้  บันทึกลงในแยกประเภทเจ้าหนี้รายตัวเพื่อสะดวกในการจ่ายชำระหนี้ได้ถูกต้อง เมื่อการซื้อำระมื่อเเพียงด้านเดียวเพราะแยกประเภทเจ้าหนี้รายตัวโดยไม่มีการเวถึงลงในสมุดเงินสด

ะลงในแยกประเภทลูกหนี้รายตัวและเชื่อจะเป็นการบันทึกเพียงด้านเดียวเพราะแยกประเภทเจ้าหนี้รายตัวโดยไม่มีการเปิดบัญชีซื้อขึ้น เมื่อเกิดการจ่ายชำระหนี้จะเป็นการบันทึกสองด้านเพราะลงในแยกประเภทเจ้าหนี้รายตัวและลงในสมุดเงินสดด้วย บางกิจการถ้ามีการซื้อเชื่อน้อยอาจไม่ต้องเปิดบัญชีเจ้าหนี้ขึ้นเพียงแต่บันทึกทรงจำ หรืออาจใช่วิธีเก็บรวบรวมบิลที่กิจการค้างชำระไว้ เมื่อจ่ายเงินตามบิลได้แล้วถึงลงในสมุดเงินสด

                4. บัญชีอื่นๆ  ได้แก่ บัญชีสินทรัพย์ถาวร บัญชีทุน อาจมีการเปิดบัญชีขึ้นบางกิจการอาจใช่การใช่ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรแทน และบัญชีเกี่ยวกับทุน หรือการถอนส่วนตัวใช่วิธีบันทึกทรงจำ หรืออาศัยวิธีจดจำแทน

                จากที่กล่าวมาบัญชีบางบัญชีอาจเปิด หรือไม่เปิดบัญชีก็ได้ แต่ที่ต้องมีคือบัญชีเงินสดนอกจากนั้นระบบบัญชีเดี่ยวจะไม่มีการเปิดบัญชีประเภทรายได้ และค่าใช้จ่าย