มารู้จักกับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กันก่อน

 

 

การเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

 


     จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกสั้นๆ ว่า อีเมล์ (E-mail) หมายถึง จดหมายหรือข้อความที่ส่งถึงกันผ่านระบบเครือข่าย เราสามารถส่งจดหมายไปให้ผู้รับซึ่งเป็นสมาชิกของระบบอินเทอร์เน็ตได้โดยไม่จำกัดสถานที่และเวลา จดหมายจะส่งถึงปลายทางอย่างรวดเร็วภายในเวลาไม่กี่วินาที หรืออาจจะส่งจดหมายฉบับเดียวไปถึงผู้รับหลายคน ในเวลาเดียวกันก็ได้ ทั้งผู้รับและส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องมีที่อยู่เพื่อใช้ในการอ้างอิงการส่งและรับจดหมาย ที่อยู่สำหรับการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยสองส่วนคือ รหัสผู้ใช้หรือ User ID ซึ่งจะได้รับจากผู้ให้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ และส่วนที่สองคือชื่อเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่ในการบริการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือ HostName โดยรูปแบบการเขียนจะเริ่มต้นด้วย User ID คั่นด้วยเครื่องหมาย @ ตามด้วย HostName ดังนี้ User ID @hostname ตัวอย่างเช่น
[email protected] หมายถึงผู้ใช้มี User ID เป็น u9999999 และเป็นสมาชิกอยู่ที่ Host ชื่อ dusit.ac.th เป็นต้น 
     จุดเด่นของอีเมล์ คือ สามารถแนบไฟล์ข้อมูลอื่นๆ ไปกับอีเมล์ได้ ซึ่งไฟล์ที่ติดไปนั้นอาจจะเป็นไฟล์ภาพ ไฟล์โปรแกรม หรือไฟล์ข้อมูลก็ได้ เมื่อส่งอีเมล์ไปมันจะวิ่งไปยังปลายทาง ในแทบจะทันที ไม่ว่าปลายทางจะอยู่ห่างออกไปใกล้เพียงฝ่ามือหรือไกลสุดขอบโลกก็ตาม    

 

อีเมล์แอดเดรส
     ในการส่งจดหมายธรรมดาผู้ส่งจดหมายต้องทราบที่อยู่ของผู้รับก่อน การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ก็ใช้หลักการเดียวกัน ผู้ใช้อินเตอร์เน็ตทุกคนจะมีที่อยู่หรือแอดเดรสเป็นของตนเอง เช่น[email protected] หรือ [email protected] โดยได้รับแอดเดรสจากการที่คุณสมัครเป็นสมาชิกตามเว็บที่มีการบริการอีเมล์
         แอดเดรสแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ ชื่อผู้ใช้ (user name) และชื่อโดเมน (domain name) ซึ่งผู้ใช้หมายถึงชื่อหรือชื่อใดๆ ของผู้ใช้อีเมล์ ข้างหลังชื่อผู้ใช้จะเป็นเครื่องหมาย @ (at sign) แปลว่า ที่คั่นระหว่างชื่อกับโดเมน
        ส่วนที่เป็นชื่อของโดเมนจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องคอมพิวเตอร์และสถานที่ตั้งของคอมพิวเตอร์ เช่น Budsayaphan @ hotmail. com ชื่อผู้ใช้ ที่ ชื่อโดเมน รหัสโดเมนเป็นลำดับชั้นของเครือข่าย โดยจะใช้เครื่องหมาย จุด คั่นระหว่างลำดับชั้น ลำดับชั้นที่ใหญ่ที่สุดจะอยู่ทางด้านขวาสุด แนวความคิดของการแบ่งลำดับชั้นของโดเมนก็คล้ายกับการแบ่งที่อยู่ออกเป็นหมู่บ้าน ตำบล อำเภอ จังหวัด และประเทศ

 

การส่ง E- Mail
     ขั้นที่ 1  นำ Mouse ไป Click ที่ Compose
     ขั้นที่ 2  หลังจากเลือก   Compose   แล้ว หลังจากนั้นมีวิธีการ ดังนี้
         -     หลังคำว่า To: ให้ใส่ชื่อ E-Mail ของคนที่เราต้องการจะส่ง Mail ไปหา หากต้องการส่งไปให้หลายคน ให้ใช้เครื่องหมาย Comma (,) คั่นระหว่าง E-Mail address ของแต่ละคน
         -     หลังคำว่า Subject: ให้ใส่ชื่อเรื่องของ E-Mail ของเรา หรืออาจจะไม่ใส่ก็ได้
         -     ในช่อง CC: เป็นการทำสำเนา (Carbon Copy )  ของ Mail ไปถึงผู้รับ โดยการใส่ชื่อ  E-Mail ของคนที่เราต้องการส่ง Mail ไปให้ (เพิ่มเติมจากใน To:  )
         -    ในช่อง Bcc: เป็นการทำสำเนาแบบ Blind Carbon Copy  ใช้ในกรณีที่ต้องการส่ง  E-Mail ถึงบุคคลอื่น โดยบุคคลที่เราส่ง E-Mail ไปให้ใน To: และ CC: จะไม่ทราบว่าเราส่งไปให้บุคคลนี้ด้วย
         -    ในกล่องใหญ่ในส่วนล่าง จะเป็นพื้นที่ในการเขียนข้อความที่เราต้องการที่จะส่ง
         -     เมื่อเขียนข้อความเสร็จแล้วให้นำ Mouse ไป Click ที่ปุ่ม “Send”

 

การส่ง File ข้อมูลใดๆ ไปกับ  E-Mail
ในกรณีที่เราต้องการส่ง File ใด ๆ ก็ตามแนบไปกับ E-mail ด้วย มีขั้นตอนการส่งดังนี้
           1.  นำ Mouse ไป  Click  ที่ปุ่มที่มีคำว่า “Attachments” 
           2.  เลือก File ที่ต้องการจะส่ง โดยกดปุ่มที่มีคำว่า “Browse”
           3.  เมื่อเลือก File ที่ต้องการส่งได้แล้ว กดปุ่มที่มีคำว่า “Open”  แล้วจะเห็นว่า ชื่อ File ที่เราเลือกจะปรากฏอยู่ในช่องว่าง
           4.  ขั้นต่อมากดปุ่มที่มีคำว่า “Attachments” เพื่อแนบ File ไปกับ E-mail
           5.  เห็นได้ว่าชื่อ  File ที่ต้องการจะส่งจะปรากฏบนช่องว่าง ถ้าเราเกิดลังเลเปลี่ยนใจจะเปลี่ยนแปลง File ที่จะส่ง สามารถทำได้โดยการนำ Mouse ไป Click ที่ปุ่ม Remove ถ้าทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้ Click ที่ปุ่ม Done (ในที่นี้ทาง Hotmail.com มีขีดความสามารถในการส่ง File มีขนาดสูงที่สุดได้ไม่เกิน  1 Mb  เท่านั้น)
           6. ขั้นตอนสุดท้ายคือ หลังจากที่เรากด Done แล้วจะกลับมายังหน้าจอเดิม การจะส่ง E-Mail ที่มีการแนบ File ใดๆ ไปด้วยนั้น ก็ให้ทำตามวิธีการส่ง E-Mail ตามปกติ  จะเห็นได้ว่าในส่วนที่มีคำว่า Attachments จะมีชื่อ File ที่เราแนบไปด้วย

 

มารยาทในการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
     ในการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ไม่ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ล้วนๆ (ในกรณีที่พิมพ์เป็นภาษาอังกฤษ)  เพราะจะทำให้อ่านยาก การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ให้ใช้ได้เฉพาะข้อความที่ต้องการเท่านั้น ควรจ่าคำนำหน้าเชื่อมอย่างระมัดระวัง ใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม ไม่หยาบคาย หรือทำให้ผู้อื่นได้รับความเสียหาย เมื่อได้รับจดหมายแล้วควรพิจารณาเนื้อหา และความหมายของถ้อยคำอย่างรอบคอบเพื่อประโยชน์ในการรับสาร
 

 

 

 

 

 

 

 

ข้อดีของ E-mail
• ประหยัดเวลา
• ประหยัดเงิน
• สามารถส่งในรูปแบบมัลติมีเดียได้
• สามารถแนบไฟล์ที่เป็นเอกสารส่งได้
• สามารถส่งต่อข้อมูลหรือที่เรียกว่า forward ได้

 

ข้อจำกัดของ E-mail
• ไม่สามารถเข้าถึงบุคคลได้ทุกคน
• ไม่ได้รับต้นฉบับซึ่งควรค่าแก่การเก็บรักษา
• อาจมีไวรัสมาพร้อมกับเอกสารที่ส่งมา
• ถ้าเครือข่ายล่ม ทำให้การส่งหรือรับข้อมูลล้มเหลว
• ถ้าข้อมูลใน mail box เต็มก็ไม่สามารถรับข้อมูลอื่นได้