หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

                2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ

5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์”   หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

อิเล็กทรอนิกส์”   หมายความว่า  การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้า  คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีการอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน  และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง  วิธีการทางแม่เหล็กหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่างๆเช่นว่านั้น

ชนิดของหนังสือราชการ

                1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

                2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกเป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป  เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราใช้กระดาษตราครุฑ

4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่นๆ

 

 

 

หลักนิยมทั่วไปในการเขียนหนังสือราชการ

-เขียนให้ถูกต้อง(ถูกแบบ  เนื้อหา  หลักภาษา  และความนิยม)

- เขียนให้ชัดเจน (เนื้อความ  จุดประสงค์  วรรคตอน)

- เขียนให้รัดกุม  (ให้มีความหมายแน่นอน ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง)

        - เขียนให้กะทัดรัด (สั้น ไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ ยืดยาด หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น)

        - เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี  (ให้ผู้รับเข้าใจว่าต้องการอะไร จะให้ปฏิบัติอย่างไร  โน้มน้าวจูงใจ ไม่กระทบถึงความสัมพันธ์อันดี ไม่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาตอบโต้รุนแรง)

  1.  การเขียนให้ถูกต้อง

           1.1  การเขียนให้ถูกแบบ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526  และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม

- ถูกแบบของหนังสือชนิดนั้น

- จัดโครงสร้างให้ถูกแบบ

- เขียนรายละเอียดให้ถูกแบบ

- จัดวางข้อความให้ถูกที่

- ใช้ถ้อยคำให้ถูกต้อง

การระบุเลขหมายโทรศัพท์ โทรสาร และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในหนังสือราชการให้ถือปฏิบัติตามหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรีที่ นร 1305/ว 6069 ลงวันที่ 18 กรกฎาคม 2544  ดังนี้

 - ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

                โทร x  xxxx  xxxx ต่อ xxx เช่น 0  2282  2694  ต่อ 246

                โทรสาร x  xxxx  xxxx เช่น 0  2282  4896

                ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี)

                สำเนาส่ง (ถ้ามี)

                - สำหรับหนังสือติดต่อกับหน่วยงานในต่างประเทศให้ระบุโทรศัพท์ โทรสาร เช่น Tel  66  2282  2694  ext 256

1.2  การเขียนให้ถูกเนื้อหา

- เหตุที่มีหนังสือไป เกิดจาก ผู้มีหนังสือไป บุคคลภายนอก  เหตุการณ์ ผู้รับหนังสือ

- จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  ความมุ่งหมายที่มีหนังสือไป ประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทำอะไร ทำอย่างไร

- เตรียมการก่อนเขียนโดย

                                + ศึกษาเรื่อง (ความเป็นมา  สาระสำคัญ  ศึกษาเรื่องเดิม  สอบถามผู้เกี่ยวข้อง)

                                + จับประเด็นของเรื่อง (เหตุที่มีหนังสือไป  จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป)

                                + ย่อเรื่อง (แก่น  กระพี้  เปลือก  ใคร  อะไร  เมื่อใด  ที่ไหน  อย่างไร  ทำไม)

                               

 

 

                วิธีคิดที่เรียบง่ายที่สุดในการเขียนก็คือ  การตั้งคำถามกับตัวเองว่าจะเขียนเรื่องอะไร(WHAT) มีเรื่องของสถานที่ (WHERE) เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยหรือไม่   กำหนดเวลาไว้ชัดเจนเพียงใด (WHEN)   เป้าหมายในการเขียนคืออะไร (WHY)   จะวางแผนในการเขียนอย่างไร (HOW)    และใครคือเป้าหมายหรือกลุ่มเป้าหมาย (WHO)

5 W   1 H   =   ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ ทำไม อย่างไร

- ส่วนสรุปความ

+ จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

+จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา

+จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำเนินการต่อไป

+ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ

+ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาและแจ้งผลการพิจารณาให้ทราบด้วย จะขอบคุณยิ่ง

ส่วนเหตุ

ตัวอย่าง :  ด้วยกรมชลประทานจะจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ให้กับข้าราชการบรรจุใหม่ตำแหน่งนักจัดการงานทั่วไป  ระดับชำนาญการ  จำนวน 50 คน  ระหว่างวันที่ 14-16  มีนาคม 2552  และกำหนดให้มีการบรรยายวิชาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม ในวันที่ 15   มีนาคม   2552   เวลา 09.00-12.00 น.  ณ ห้องประชุมสำนักชลประทานที่ 13  อำเภอท่าม่วง    จังหวัด กาญจนบุรี

ส่วนความประสงค์

ตัวอย่าง :   กรมชลประทานเห็นว่า สำนักงานเลขานุการกรมมีวิทยากรที่มีความรู้ในหัวข้อวิชาระเบียบงานสารบรรณ  จึงขอเรียนเชิญวิทยากรจากหน่วยงานของท่าน ไปบรรยายหัวข้อวิชาตามวัน  เวลาและสถานที่ดังกล่าว

ส่วนสรุปความ

ตัวอย่าง : จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์วิทยากรบรรยายดังกล่าวด้วย จะขอบคุณยิ่ง

การเขียนให้ถูกเนื้อหาสำหรับหนังสือประทับตรา นิยมเขียนเนื้อหาหรือข้อความของหนังสือเฉพาะส่วนความประสงค์ที่ทำให้มีหนังสือไป  ไม่นิยมเขียนให้มีส่วนที่เป็นเหตุที่ทำให้มีหนังสือไป และส่วนสรุปความ

เหตุที่มีหนังสือไปในกรณีที่เป็นการเริ่มเรื่องใหม่ ไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนให้เริ่มต้นการเขียน

หนังสือส่วนที่เป็นเหตุด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก”

1. ด้วย...... ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป .........   (ควรใช้เป็นการบอกกล่าวเล่าเหตุหรือเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ)

2. เนื่องจาก ....... ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป ............ (ใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป)

3. ตาม.....ด้วยเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นที่รับรู้โดยทั่วไป............ นั้น

4. ตามที่ได้เกิดพายุไต้ฝุ่น....ที่จังหวัด.......เมื่อวันที่ ...... เดือน ........ พ.ศ. .....  (เป็นเหตุทำให้ประชาชนเป็นจำนวนมากได้รับความเดือดร้อนเป็นอย่างยิ่ง ขาดแคลนเครื่อง อุปโภคบริโภค) เครื่องนุ่งห่ม  ยารักษาโรค  และไร้ที่อยู่อาศัย นั้น

5. อนุสนธิมติคณะกรรมการ...............ในการประชุม ครั้งที่......./........ เมื่อวันที่.............  ได้มอบหมายให้กรม.................... รับเรื่อง ................. ไปพิจารณาเสนอความเห็นเพื่อประกอบการพิจารณาของคณะกรรมการ  นั้น

 

                สิ่งสำคัญที่มักผิดพลาดกันเสมอคือ  การลงท้ายข้อความว่า นั้น หรือ  ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น  จึงต้องจดจำให้แม่นยำว่า เมื่ออ้างเรื่องราวจบสิ้นข้อความแล้วจะต้องมีคำปิดท้ายเสมอ  หากเป็นเรืองที่ไม่มีรายละเอียดมากใช้คำว่า นั้น หากมีข้อความมากแต่สรุปมาเพียงสั้นๆ เพื่อมิให้เยิ่นเย้อ ใช้คำว่า ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น

                ความ  หมายถึง  ข้อความ ใจความ ความละเอียด  คือข้อความที่ละเอียด

                แจ้ง     หมายถึง  บอก  แจ่มแจ้ง  ชัดเจน

                นั้น   ขยายข้อความทั้งหมดในย่อหน้าที่ผ่านมา

1.3  การเขียนให้ถูกหลักภาษา

- ถูกหลักไวยากรณ์  ประโยคประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ คือ  ประธาน  กริยา  กรรม  คุณศัพท์ (ขยายประธาน)  กริยาวิเศษณ์  (ขยายกริยา)

- ความสัมพันธ์ของข้อความ

                               + ความสัมพันธ์ระหว่างประโยค (มีประโยคเหตุ  ต้องมีประโยคผล)

                                + ความสัมพันธ์ระหว่างคำประธาน -  กริยา - กรรม – คำประกอบ  (ต้องให้ถูกต้อง
กลมกลืน  เมื่อแยกข้อความเป็นส่วน ๆ)

                               + ความสัมพันธ์ระหว่างคำที่แยกคร่อมข้อความ  (ต้องเขียนให้ถูกต้อง  หาได้....ไม่)

                               + ความสัมพันธ์ระหว่างคำรวมกับคำแยก  (ต้องให้ถูกต้องเมื่อแยกข้อความเป็นส่วนๆ)

                               + ความสัมพันธ์ระหว่างคำหลักกับคำขยาย (ต้องสัมพันธ์สอดคล้องกัน)

1.4  การเขียนให้ถูกความนิยม

- ความนิยมในวงราชการ  และความนิยมของผู้ลงนาม  ในเรื่อง  สรรพนาม  ถ้อยคำสำนวน  วรรคตอน    
รูปแบบ

- การใช้สรรพนาม 

+ ผู้มีหนังสือไปที่เป็นส่วนราชการ นิยมใช้ชื่อส่วนราชการเป็นสรพนาม หรือละไว้ก็ได้

+ ผู้มีหนังสือไปที่เป็นบุคคล ใช้ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี หรือละไว้ก็ได้

+ ผู้รับหนังสือที่เป็นส่วนราชการ นิยมใช้ชื่อส่วนราชการ หรือละไว้ก็ได้

+ ผู้รับหนังสือที่เป็นบุคคล ใช้ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี หรือละไว้ก็ได้

ความนิยมในสรรพนาม  การใช้สรรพนามแทนผู้มีหนังสือไปเนื่องจากผู้ลงนามในหนังสือราชการ เป็นการลงนามในฐานะเป็นตัวแทนของส่วนราชการ  จึงนิยมใช้ชื่อส่วนราชการเป็นสรรพนามแทนผู้ลงนามในหนังสือไป จะไม่นิยมใช้ข้าพเจ้ากระผม

ตัวอย่าง

ใช้ชื่อส่วนราชการเป็นสรรพนาม   กรมชลประทานพิจารณาแล้วขอเรียนว่า .................................................

ไม่นิยมใช้ ข้าพเจ้าขอเรียนว่า กระผมขอเรียนว่า  เว้นแต่จะเป็นการลงนามในหนังสือในฐานะส่วนตัวความนิยมในถ้อยคำ สำนวน ให้ใช้ภาษาราชการ ไม่ใช้ภาษาพูด ดังตัวอย่างต่อไปนี้

 

 

1. พร้อมนี้ได้แจ้งไปทางจังหวัดแล้วเหมือนกัน (ภาษาพูด)  ทั้งนี้ได้แจ้งให้จังหวัดทราบด้วยแล้ว (ภาษาราชการ)

2. ไม่มีข้อเท็จจริงอะไรเพิ่มเติม (ภาษาพูด)  ไม่มีข้อเท็จจริงอันใดเพิ่มเติม (ภาษาราชการ)

3. ประชาชนได้รับความเดือดร้อนแสนสาหัส (ภาษาพูด)  ประชาชนได้รับความเดือดร้อนเป็นอย่างยิ่ง (ภาษาราชการ)

- การใช้ถ้อยคำสำนวน 

+ ใช้ภาษาราชการ ไม่ใช้ภาษาลำลอง ภาษาพูด หรือภาษานักประพันธ์

ภาษาทั่วไป                                                                   ภาษาราชการ

ใคร                                                                                 ผู้ใด

ที่ไหน                                                                            ที่ใด

แบบไหน                                                                      แบบใด

อะไร                                                                              สิ่งใด    อันใด

ได้ไหม                                                                          ได้หรือไม่

เมื่อไร                                                                            เมื่อใด

อย่างไร                                                                          เช่นใด   ประการใด

ทำไม                                                                              เพราะอะไร    เหตุใด

เดี๋ยวนี้                                                                            ขณะนี้   บัดนี้

ต้องการ                                                                         (มีความ)  ประสงค์

ช่วย                                                                                                อนุเคราะห์

ไม่ใช่                                                                              มิใช่

ไม่ดี                                                                                มิชอบ    ไม่สมควร

ไม่ได้                                                                              มิได้    หาได้ไม่    มิอาจ.....ได้

ในเรื่องนี้                                                                       ในการนี้    ในกรณีนี้

เรื่องนั้น                                                                         เรื่อง (กรณี) ดังกล่าว

เหมือนกัน                                                                    เช่นเดียวกัน

ขอเชิญมา.....                                                               ขอเชิญไป.....

ยังไม่ได้ทำเลย                                                              ยังไม่ได้ดำเนินการแต่อย่างใด

เสร็จแล้ว                                                                       แล้วเสร็จ    เรียบร้อยแล้ว

                                                        ฯลฯ                                       

+ ไม่ใช้คำเชื่อมซ้ำกัน

               ที่ – ซึ่ง - อัน มีความหมายอย่างเดียวกัน ใช้แทนกันได้

                                และ – กับ – รวมทั้ง - ตลอดจน มีความหมายอย่างเดียวกัน ใช้แทนกันได้

 

                        ถ้าใช้คำเชื่อมคำเดียวกัน เชื่อมคำหลายคำใส่เพียงคำเชื่อมคำสุดท้าย   การเชื่อมคำหรือประโยค   ไม่นิยมใช้คำเชื่อมซ้ำ และ กับ รวมทั้ง ตลอดจน

                                1.  การจัดระเบียบพนักงาน รวมทั้งและการกำหนดตำแหน่งและอัตราเงินเดือนพนักงาน  เทศบาล ให้ตราเป็นพระราชกฤษฎีกา

                                2.  จะถือว่าผู้ใดกระทำผิดฐานทุจริตต่อหน้าที่ราชการได้ ก็ต่อเมื่อผู้นั้นมีหน้าที่ราชการ  และได้กระทำการหรือละเว้นกระทำการตามหน้าที่นั้น  โดยมิชอบ กับและจะต้องมีเจตนาที่จะให้ตนเองหรือผู้อื่นได้รับประโยชน์อันมิชอบ

- คำที่ใช้แทนกันได้และแทนกันไม่ได้

                                        กับ                  (ติดกัน,  เท่ากัน,  ด้วยกัน)

                                        แก่                   (สำหรับ)

                                        แด่                   (สำหรับ,   ถวาย,  อุทิศ,  เพื่อ)

                                        ต่อ                   (กระทำต่อฝ่ายเดียว,  ตาม)

                                        และ                (ทั้งหมด)

                                        หรือ                (อย่างไหนก็ได้)

                                        และหรือ        (ทั้งหมดก็ได้ อย่างเดียวก็ได้)

- คำเบา - คำหนักแน่น

                                        จะ (เป็นภาษาราชการที่ใช้ได้เสมอ – ใช้กรณีทั่วไป)

        จะ เป็น คำช่วยกริยา บอกอนาคตเช่น จะไป จะนอน จะขอบคุณมาก

จัก (ความหมายของค่อนข้างหนักแน่นมีความหมายคล้าย  ต้อง ซึ่งไม่สู้จะนุ่มนวลสละสลวย ใช้ในคำสั่ง  คำกำชับ)

        จัก เป็น คำช่วยกริยา บอกกาลภายหน้าแสดงเจตจำนง เช่น จักกิน จักนอน

                                        ควร                 (เป็นคำแนะนำ มีผลบังคับทางจิตใจ)

                                        พึง                  (มีผลบังคับทางสังคม)

                                        ย่อม                (เป็นคำเตือน มีผลบังคับเป็นทางการ แต่ไม่เด็ดขาด)

                                        ให้                   (เป็นคำสั่ง)

                                        ต้อง                (เป็นคำบังคับ โดยทั่วไปจะมีมาตรการลงโทษผู้ฝ่าฝืนด้วย)

- คำบังคับ – คำขอร้อง   การเขียนถึงบุคคลหรือผู้ดำรงตำแหน่งที่ไม่ได้อยู่ในบังคับบัญชาไม่นิยมใช้คำบังคับ แต่นิยมใช้คำขอร้องที่มีความหมายอย่างเดียวกัน

                                        คำบังคับ                        คำขอร้อง

                                        ขอให้ส่ง                        กรุณาส่ง

                                        ให้ไปติดต่อ                   กรุณาไปติดต่อ

- คำทำลาย -  คำเสริมสร้าง

                                        คำทำลาย                       คำเสริมสร้าง

                                        ท่านเข้าใจผิด                ความเข้าใจของท่านยังคลาดเคลื่อนอยู่

- หางเสียง  การลงท้ายประโยคในหนังสือ นิยมใส่หางเสียงเพื่อให้ข้อความจบลงอย่างลื่นและรื่นหู (ต่อไป,  ได้,  ด้วย)

- สำนวนตามสมัยนิยม  นำมาใช้ได้

- การแบ่งวรรคตอน 

+ เว้นวรรคระหว่างประโยคให้ถูกต้อง

+ แบ่งให้แต่ละประโยค  แต่ละวรรค  แต่ละตอน  เป็นเอกภาพ

- การใช้รูปแบบ  ใช้ให้ถูกตามระเบียบที่กำหนด

              2.  การเขียนให้ชัดเจน

2.1  ชัดเจนในเนื้อความ คือเขียนให้เนื้อความเป็นที่เข้าใจแน่นอน ไม่คลุมเครือ ไม่แปลความหมายได้หลายนัย

2.2  ชัดเจนในจุดประสงค์ ว่าให้ผู้รับหนังสือทำอะไร  (เพื่อทราบ  เพื่อให้เข้าใจ  เพื่อพิจารณา  เพื่ออนุมัติ  เพื่อให้ร่วมมือ  เพื่อให้ช่วยเหลือ  เพื่อถือปฏิบัติ  เพื่อหารือ)

2.3  กระจ่างในวรรคตอน เว้นวรรค ย่อหน้าขึ้นตอนใหม่ให้ถูกต้องเหมาะสม เพื่อให้โปร่งตา
อ่านง่าย เข้าใจง่าย

3. การเขียนให้รัดกุม

3.1  เขียนให้มีลักษณะรัดกุม ดิ้นไม่ได้  ไม่มีช่องโหว่ สามารถยืนยันได้แน่นอนในคำที่เขียนนั้น และต้องไม่เขียนยืนยันในสิ่งที่ยืนยันไม่ได้

3.2  กรณีที่ไม่อาจยืนยันได้แน่นอนว่าเป็นเช่นนั้นเสมอไป  ควรใช้คำในลักษณะแบ่งรับแบ่งสู้  เช่น     “โดยปกติ”

4. การเขียนให้กะทัดรัด

4.1  ไม่ใช้คำซ้ำ  คำฟุ่มเฟือย 

4.2  ไม่เขียนวกวน  ไม่ใช้ความซ้ำ ๆ  กัน

5. การเขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี

5.1  เขียนให้ผู้รับหนังสือเข้าใจชัดเจนว่าผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร  จะให้ผู้รับปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวจูงใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น โดยหวังผลให้บังเกิดตามที่ต้องการ

5.2  ต้องเขียนให้เป็นผลดี  การเขียนหนังสือตำหนิหรือตักเตือน  ต้องไม่ให้ กระเทือนใจหรือเกิดปฏิกิริยาตอบโต้รุนแรง  การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธต้องไม่ให้ขาดความสัมพันธ์อันดีต่อกันไป

5.3  หนังสือที่ต้องใช้ศิลปะในการเขียนเป็นพิเศษ  ได้แก่

- หนังสือตักเตือน  หรือตำหนิ

- หนังสือตอบปฏิเสธ

- หนังสือขอร้อง

- หนังสือขอความร่วมมือ

- หนังสือขอความช่วยเหลือ

 

              การเขียนหนังสือตักเตือน หรือตำหนิ  ไม่เขียนตักเตือนหรือตำหนิตรง ๆ แต่ควรเลี่ยงเขียนอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนี้

 1.  เขียนเปลี่ยนเข็ม คือไม่เขียนปักตรงทำนองว่าผู้มีหนังสือไป  ตำหนิเอง ไม่เขียนว่า “ด้วยปรากฏว่า”  ควรเขียนว่า “มีผู้ร้องเรียนว่า” เป็นต้น

2.เขียนเบนเป้า คือ ไม่เขียนปักตรงลงไปเป็นการตำหนิผู้รับหนังสือ แต่เขียนเชิงตำหนิผู้อื่น หรือเป็นความบกพร่องของผู้อื่น ไม่ใช่ของผู้รับหนังสือ

 3.  เขียนแสดงความเสียใจ ในกรณีที่จะเขียนตำหนิบุคคลที่ทำการอันไม่สมควรต่อเรา หรือล่วงเกินเราให้เสียหาย ควรเขียนแสดงความเสียใจ แทนการเขียนตำหนิตรงๆ 

            การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธ หนังสือตอบปฏิเสธ มี 3 ลักษณะดังนี้

 1. การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธการให้

- ขอบคุณ

- อ้างเหตุผลที่ไม่รับ

- ขอโอกาสอื่น หรือ ขอเป็นอย่างอื่น

2.  การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธคำขอที่ไม่ใช่ขอตามกฎหมาย

- สุภาพนุ่มนวล

- อ้างเหตุขัดข้องที่ไม่อาจอนุญาตได้

- ขออภัยที่ไม่อาจอนุญาตได้

- แสดงน้ำใจที่จะให้ความร่วมมือในโอกาสหน้าหากไม่มีปัญหาขัดข้อง

3.  การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธคำขอตามกฎหมาย

- สุภาพนุ่มนวล

- อ้างเหตุขัดข้องที่ไม่อาจอนุญาตได้

การเขียนหนังสือขอร้อง

1.  หนังสือขอร้อง คือ หนังสือที่ขอให้พิจารณาหรือดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ เช่น ขอให้นำเสนอ พิจารณา อนุญาต อนุมัติ หรือ หนังสือเชิญมาในงาน

2.  เขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์ต้อง เขียนกล่อมใจ ด้วยคารมตามสมควร เขียนจับใจ ด้วยเหตุผลตามสมควรแก่กรณี และล่อใจ ด้วยการขอบคุณในความอนุเคราะห์ของเขา

3.  อ้างเหตุผลความจำเป็นที่ต้องขอร้อง

4.  ขอร้องให้เขาดำเนินการ หรือมาในงาน

5.  ขอบคุณในความอนุเคราะห์ของเขา หรือในการที่เขาสละเวลาให้เกียรติมาในงาน

            การเขียนหนังสือขอความร่วมมือ

1.  หนังสือขอความร่วมมือ คือ หนังสือที่มีถึงผู้มีหน้าที่อย่างเดียวกันหรือเกี่ยวข้องกัน เพื่อขอให้ร่วมมือดำเนินการ 

2.  การเขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์ต้อง เขียนกล่อมใจ ด้วยคารมมากกว่าหนังสือขอร้อง เขียนจับใจ ด้วยเหตุผลความจำเป็นมากกว่าหนังสือขอร้อง และต้องตั้งความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือ พร้อมทั้งล่อใจ              ด้วยการขอบคุณ

 ครวญ  บอกความจำเป็นหรือความต้องการของเรา

ออด     ขอความร่วมมือจากเขา

มัด       ตั้งความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือ และขอบคุณ

การเขียนหนังสือขอความช่วยเหลือ

1.  หนังสือขอความช่วยเหลือ คือ หนังสือที่มีถึงสมาคมมูลนิธิ บริษัทห้างร้าง หรือบุคคลภายนอกซึ่งไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกัน ขอให้ช่วยอย่างใดอย่างหนึ่ง

                    2.  การเขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์ต้อง เขียนกล่อมใจ ด้วยคารมตามมากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ เขียน จับใจ  ด้วยเหตุผลความจำเป็นมากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ และล่อใจ ด้วยอามิสมากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ

ครวญ            บอกความจำเป็น หรือความต้องการของเรา

ยอ                   ยกย่องภูมิธรรมหรือคุณธรรมของเขา

ล่อ                   ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รับหากได้ช่วยเรา

ออด                ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา

มัด                  ตั้งความหวังว่า จะได้รับความกรุณาช่วยเหลือและขอบคุณ      

 คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

                2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือ