ข้อมูลและสารสนเทศนับว่ามีประโยชน์ต่อการนำไปใช้บริหารงานด้านต่าง ๆ มากมาย อาทิเช่น

1. ด้านการวางแผน สามารถนำสารสนเทศไปใช้ในการวางแผนเกี่ยวกับการจัดการองค์การ การบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ กระบวนการผลิตสินค้า การตลาด เป็นต้น

2. ด้านการตัดสินใจ สามารถนำสารสนเทศไปใช้ในการตัดสินใจเพื่อเลือกแนวทางหรือทางเลือกที่มีปัญหาน้อยที่สุดในการแก้ปัญหาต่าง ๆ การมีสารสนเทศที่สมบูรณ์ ทันสมัย และครบถ้วนจะช่วยให้การตัดสินใจถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

3. ด้านการดำเนินงาน สามารถนำสารสนเทศไปใช้ในการดำเนินงานต่าง ๆ เช่น ใช้เพื่อควบคุมหรือติดตามผลการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับกฎระเบียบ วัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ

      ทำให้การประมวลผลสารสนเทศทำได้รวดเร็วขึ้น ส่งผลถึงการลดระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานสารสนเทศ ช่วยลดต้นทุน ลดเวลาที่ใช้ในการประมวลผลและการสื่อสารทำให้ผู้รับสารสนเทศปลายทางได้รับข้อมูลอย่างรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการประสานงานกับฝ่ายต่างๆ ช่วยสนับสนุนข้อมูลหลากหลายด้านเพื่อการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ช่วยปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการ สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และเพิ่มคุณภาพชีวิตในการทำงาน

1.ข้อมูลและสารสนเทศคืออะไร

    1.1 ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่มีอยู่ในธรรมชาติ เป็นภาษาหรือกลุ่มสัญลักษณ์ที่กำหนดเพื่อใข้แทนสิ่งของ  ปริมาณ และ เหตุการณ์  การกระทำต่าง ๆ ข้อมูลอาจจะอยู่ในรูปของตัวเลข  หรือตัวหนังสือก็ได้

    1.2 สารสนเทศ (Information) หรือข่าวสาร คือ  ผลลัพธ์ข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้รับการประมวลผล หรือเปลี่ยนแปลงแล้วด้วยวิธีการต่าง ๆ กัน  เป็นความรู้ทีต้องการสำหรับใช้ทำประโยชน์เป็นสิ่งซึ่งสื่อความหมายให้ผู้รับเข้าใจ  และสามารถทำกิจกรรรมใดกิจกรรมหนึ่งโดยเฉพาะได้สารสนเทศเป็นข้อมูลที่ได้นำมาวิเคราะห์ตามรูปแบบสำหรับนำไปใช้ประโยชน์ตามที่ต้องการ

    1.3 ระดับของข้อมูล

ระบบฐานข้อมูล  มีการจัดแบ่งระดับของข้อมูล  เป็น  3 ระดับ

Ÿ ระดับภายนอกหรือวิว  (External  Level  หรือ View) เป็นระดับของข้อมูลที่อยู่สูงที่สุด

Ÿ  ระดับแนวคิด  (Conceptual  Level)

       เป็นระดับของข้อมูลที่อยู่ถัดลงมา  เป็นการมองเอนทิตี้และความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้รวมทั้งกฎเกณฑ์และข้อจำกัดต่าง ๆ  ข้อมูลในระดับนี้  เป็นข้อมูลที่ผ่านการวิเคราห์และออกแบบโดยผู้บริหารฐานข้อมูลหรือนักวิเคราะห์ระบบมาแล้ว

Ÿ  ระดับภายใน (Internal  Level  หรือ Physical  Level)เป็นระดับของข้อมูลที่อยู่ล่างสุด  เป็นระดับของการจัดเก็บข้อมูลจริง ๆ  ว่ามีโครงสร้าง

1.4  คุณสมบัติของข้อมูลและสารสนเทศที่ดี

สารสนเทศเป็นทรัพยากรที่มีความสำคัญอย่างมากต่อการตัดสินใจ สารสนเทศที่ดีมีคุณภาพสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ดีควรจะต้องมีคุณสมบัติ  ดังนี้

   — ความถูกต้องเที่ยงตรง  (Accuracy)  ข้อมูลและสารสนเทศที่ดีจะต้องอาศัยระเบียบวิธีเก็บรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง (Methodology  soundness)  มาจากแหลงข้อมูลที่เชื่อถือได้  มีการตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำไปใช้งานและเผยแพร่

   — ความรวดเร็วทันต่อการใช้งาน (Timeliness)  โดยจะต้องวางแผนการจัดทำระบบข้อมูลสารสนเทศให้ชัดเจนทั้งในด้านการกำหนดตัวชี้วัด วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล  การวิเคราะห์ข้อมูล  เพื่อให้สามารถนำข้อมูลสารสนเทศไปใช้และเผยแพร่ไดทันเวลา

   — ความสมบูรณ์ (Completeness)  โดยจะต้องครอบคลุมทุกประเด็นและทุกระดับที่ต้องการใช้งาน

   — ความกะทัดรัด (Conciseness)

   — สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้  (Relevance)  ทั้งนี้ การจัดทำระบบข้อมูลสารสนเทศที่ดี จะต้องกำหนดกลุ่มผู้ใช้บริการและผู้มีส่วนได้เสียทั้งผู้ที่อยู่ในระบบการศึกษาและบุคคลภายนอกให้ชัดเจน และจะต้องทำการวิเคราะห์สภาพความต้องการงานของกลุ่มผู้ใช้บริการและผู้มีส่วนได้เสียก่อนจะทำการผลิตข้อมูลและสารสนเทศ  เพื่อให้เกิดประโยชน์ในการใช้งานได้ย่างแท้จริง

   — ตรวจสอบได้  (Verifiability)  

   — ความละเอียดแม่นยำ (Reliability)

   — คุณสมบัติเชิงปริมาณ (Quantifiable)

   — ความยอมรับได้  (Appropriateness)

   — ใช้งานง่าย (Accessible)  โดยที่ รูปแบบการนำเสนอข้อมูลจะต้องเข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน  ผู้ใช้บริการสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้สะดวก เช่น การให้บริการผ่านระบบอินเตอร์เนต  ผ่านระบบ call center  หรือการจัดให้มีพนักงานคอยให้บริการ เป็นต้น

   — ความไม่ลำเอียง (Freedom From Bias)

   — ชัดเจน  (Clarity)

2. ข้อมูลและสารสนเทศมีประโยชน์อย่างไร

สารสนเทศมีความสำคัญและเป็นประโยชน์ต่อการจัดการในทุกระดับขององค์การ  ทั้งในการปฏิบัติงาน และการบริหาร  ใช้ช่วยในการตัดสินใจ  การวางแผน  และการประเมินผลเปรียบเทียบ ช่วยเพิ่มระดับความรู้ (knowledge)  ความเข้าใจเกี่ยวกับข้อเท็จจริง  สารสนเทศจะมีค่าหรือมีความหมายมากขึ้นเมื่อมีการใช้งานมากขึ้น  และสารสนเทศนั้นส่งผลกระทบถึงการตัดสินใจหรือการกระทำที่จะดำเนินการ เนื่องจาก ข้อมูลสารสนเทศเป็นสิ่งที่หลอมรวมเอาปัจจัยต่างๆที่เกี่ยวข้องเข้าไว้ด้วยกัน ได้แก่ คน กระบวนการ และเทคโนโลยี เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. ข้อมูลและสารสนเทศด้านการศึกษา

   3.1   ข้อมูลและสารสนเทศด้านการศึกษาคืออะไร

       ข้อมูลและสารสนเทศด้านการศึกษา หมายถึง ข้อมูลและสารสนเทศที่แสดงสภาพการจัดการศึกษาทุกประเภทและทุกระดับการศึกษา  ทั้งในระดับสถานศึกษา  เขตพื้นที่  และระดับประเทศ

   3.2   ข้อมูลและสารสนเทศด้านการศึกษา จำแนกอย่างไรและมีอะไรบ้าง

ในการจำแนกมิติข้อมูลและสารสนเทศด้านการศึกษา นั้น สามารถจำแนกได้หลายมิติ  ดังนี้

      3.2.1     ด้านความต้องการการศึกษา

      ข้อมูลด้านความต้องการการศึกษา ประกอบด้วย จำนวนประชากรวัยเรียนจำแนกตามระดับการศึกษา  จำนวนผู้ใหญ่ที่ไม่รู้หนังสือ 

      3.2.2     ด้านบริบท

      ข้อมูลด้านบริบท ประกอบด้วย ข้อมูลที่ตั้งสถานศึกษา ชุมชนโดยรอบสถานศึกษา  ระยะทาง   การคมนาคม   เป็นต้น

      3.2.3   ด้านปัจจัยตัวป้อน (Input) 

      ตัวชี้วัดด้านปัจจัยตัวป้อน จำแนกออกเป็น 2  ได้แก่ ตัวชี้วัดด้านบุคคลและด้านงบประมาณ ดังนี้

      3.2.3.1 ด้านบุคคล

 ตัวชี้วัดด้านบุคคล ประกอบด้วยอัตราส่วนครูต่อนักเรียน ร้อยละของครูจำแนกตามเพศ  ร้อยละของครูจำแนกตามสถานศึกษาของรัฐและเอกชน

      3.2.3.2 ด้านงบประมาณ

            ตัวชี้วัดด้านงบประมาณ ประกอบด้วย ร้อยละของงบประมาณด้านการศึกษาต่อผลิตภัณฑ์มวลรวมภายในประเทศ  ร้อยละของงบประมาณด้านการศึกษาต่องบประมาณทั้งหมด  ร้อยละของงบดำเนินการด้านการศึกษาต่องบด้านการศึกษาทั้งหมด  ร้อยละของค่าตอบแทนครูต่องบดำเนินการทั้งหมด  ร้อยละของงบดำเนินการด้านการศึกษาในแต่ละระดับการศึกษาต่องบดำเนินการด้านการศึกษาทั้งหมด งบดำเนินการของนักเรียน 1 คนต่อรายได้ประชากรต่อหัว

      3.2.4  ด้านโอกาสทางการศึกษาและการมีส่วนร่วม

      ตัวชี้วัดด้านโอกาสทางการศึกษาและการมีส่วนร่วม ประกอบด้วย อัตราการเข้าเรียนจำแนกตามระดับการศึกษา อัตราการเรียนต่อ  อัตราการเข้าเรียนจำแนกตามอายุ อัตราการเข้าเรียนจำแนกตามสาขาวิชา  อัตราการเข้าเรียนจำแนกตามเพศ   สัดส่วนนักเรียนของรัฐต่อเอกชน  จำนวนปีที่ใช้เรียนจำแนกตามระดับการศึกษา

      3.2.5 ด้านประสิทธิภาพภายใน

      ตัวชี้วัดด้านประสิทธิภาพภายใน ประกอบด้วย ร้อยละของนักเรียนตกซ้ำชั้น อัตราการตกซ้ำชั้น  อัตราการอยู่รอด สัมประสิทธิ์ประสิทธิภาพ  จำนวนปีที่เรียนต่อจำนวนผู้จบ

       3.2.6 ด้านผลผลิต

       ตัวชี้วัดด้านผลผลิต ได้แก่ ร้อยละของผู้จบการศึกษาจำแนกตาสาขาที่จบต่อผู้จบการศึกศึกษาทั้งหมด

        3.2.7 ด้านผลสัมฤทธิ์ทางการเรียน

        ตัวชี้วัดด้านผลสัมฤทธิ์ทางการเรียน ได้แก่ อัตราการรู้หนังสือ ของประชากรอายุ 15 – 24 ปี

        3.2.8 ด้านผลกระทบ

        ตัวชี้วัดด้านผลกระทบ ได้แก่ อัตราการรู้หนังสือของประชากรอายุ 25 ปีขึ้นไป   ระดับการศึกษาสูงสุดของประชากรอายุ 25 ปีขึ้นไป

         3.2.9 ด้านคุณภาพ

         ตัวชี้วัดด้านคุณภาพ ได้แก่ อัตราส่วนครูต่อนักเรียนจำแนกตามระดับหรือประเภทการศึกษา

         3.2.10 ด้านความเสมอภาค

         ตัวชี้วัดด้านความเสมอภาค ได้แก่ สัดส่วนครูหญิงต่อครูชาย  สัดส่วนนักเรียนหญิงต่อนักเรียนชาย  สัดส่วนครูของรัฐ:เอกชน   สัดส่วนนักเรียนของรัฐ: ต่อเอกชน