การเขียนจดหมายเชิญประชุม

 

แนวคิด

  1. เอกสารการประชุม หมายถึง เอกสารที่ใช้ในการประชุมโดยทั่วไป เช่น จดหมายเชิญ

ประชุม  ระเบียบวาระการประชุม  เอกสารประกอบการประชุม  รายงานการประชุม  เป็นต้น

  1. จดหมายเชิญประชุม และระเบียบวาระการประชุม เป็นเอกสารที่ส่งถึงผู้ที่จะเข้าร่วม

ประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ทราบกำหนดการ และหัวข้อเรื่องที่จะประชุม

 วัตถุประสงค์ อธิบายความหมายและความสำคัญของเอกสารการประชุมแต่ละประเภทได้

  1. เขียนจดหมายเชิญประชุมได้ถูกต้องตามรูปแบบ และใช้ภาษาในการเขียนได้

อย่างเหมาะสม

 เนื้อหาโดยสังเขป

การเขียนจดหมายเชิญประชุม

                การประชุมแต่ละครั้ง  เลขานุการจะต้องมีหน้าที่ทำจดหมายเชิญประชุมไปนัดหมายคณะกรรมการ  สมาชิก หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุมของหน่วยงาน  องค์กรธุรกิจนั้น ๆ ผู้เข้าประชุมจะได้ทราบว่าจะมีการประชุมเรื่องอะไร  วันใด  เวลาใด  มีระเบียบวาระการประชุมอะไรบ้าง  เพื่อผู้เข้าประชุมจะได้เตรียมตัวหาข้อมูลต่าง ๆ มาเสนอแก่ที่ประชุม

                การเขียนจดหมายเชิญประชุมมีหลักการเขียน ดังนี้

  1. จดหมายเชิญประชุมต้องส่งล่วงหน้าให้ผู้เข้าประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน

ก่อนมีการประชุม  เพื่อให้เตรียมตัวเข้าประชุม  หรือมีกิจธุระจะได้แจ้งให้ทางหน่วยงานทราบได้

  1. แจ้งเรื่องที่จะประชุม วัน เวลา สถานที่ พร้อมทั้งระเบียบวาระการประชุมให้ชัดเจน
  2. ใช้สำนวนภาษาที่ชัดเจน รัดกุม และได้ใจความ  ไม่เขียนเยิ่นเย้อ วกวน เพราะจะทำ

ให้ผู้รับสื่อความหมายได้ไม่ถูกต้อง

  1. การเขียนจดหมายเชิญประชุมอาจจะเขียนระเบียบวาระการประชุมลงในจดหมาย

เชิญประชุม หรือแยกระเบียบวาระการประชุมอีกแผ่นต่างหากก็ได้

 

การบันทึกการประชุม

                ขณะที่มีการประชุมปรึกษาหารือกันนั้น  เลขานุการจะต้องมีหน้าที่จดรายละเอียดของการประชุม  ซึ่งจะบันทึกข้อความแบบใดนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมหรือความต้องการของที่ประชุมว่าต้องการรายละเอียดของข้อมูลมากน้อยเพียงใด  การบันทึกการประชุมสามารถทำได้ 3 วิธีคือ

  1. การบันทึกอย่างละเอียด  ได้แก่  การบันทึกคำพูดทุกคำของผู้ประชุมที่เสนอความ

เห็นต่อที่ประชุม  พร้อมด้วยมติของที่ประชุม  การบันทึกอย่างละเอียดนี้มักใช้ในเรื่องที่ประชุมนั้นมีความสำคัญ เช่น การประชุมเกี่ยวกับนโยบายของรัฐบาล  การประชุมรัฐสภา เป็นต้น

  1. การบันทึกเฉพาะประเด็นสำคัญ  ได้แก่  การจดบันทึกเฉพาะประเด็นสำคัญ หรือใจ

ความสำคัญที่ผู้เข้าร่วมประชุมเสนอเท่านั้น  พร้อมทั้งอุดมคติของที่ประชุม  การบันทึกแบบนี้มักใช้กันทั่วไปในการจดรายงานการประชุม

  1. การบันทึกเฉพาะมติและเหตุผล  ได้แก่ การจดเฉพาะข้อสรุปหรือข้อตกลงของที่

ประชุมเพื่อนำไปปฏิบัติตามมติของที่ประชุม  โดยบันทึกอย่างกะทัดรัด เฉพาะใจความสำคัญของเหตุผลและมติของที่ประชุม

 

การเขียนรายงานการประชุม

การจดรายงานการประชุมนั้น  มีหลักการเขียนดังต่อไปนี้

  1. ควรจดรายงานการประชุมควรจดเฉพาะใจความสำคัญ  ไม่จำเป็นต้องจดทุกคำพูด 

หากเป็นการประชุมสำคัญ ๆ อาจต้องจดอย่างละเอียด  จุดทุกญัตติที่ผู้ประชุมเสนอให้พิจารณา  แต่ไม่ต้องจดคำพูดที่อภิปรายกัน  หรือความเห็นที่ผู้ประชุมเสนอทั้งหมด

  1. ใช้ภาษาให้ถูกต้องชัดเจน ที่สามารถสื่อความหมายให้ผู้รับสารหรือข้อตกลงของที่

ประชุมเพื่อนำไปปฏิบัติตามมติของที่ประชุม  โดยบันทึกอย่างกะทัดรัด เฉพาะใจความสำคัญของเหตุผลและมติของที่ประชุม

  1. การเขียนรายงานการประชุมควรเขียนเรียงตามลำดับวาระการประชุมครั้งนั้น ๆ โดย

เขียนหัวเรื่องหรือปัญหาในแต่ละวาระพร้อมทั้งมติของที่ประชุมในญัตตินั้น ๆ ด้วย

  1. ไม่ต้องจดคำพูดโต้แย้งของแต่ละคน หรือคำพูดที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อยมากเกิน

ไป  ยกเว้นเป็นการบันทึกอย่างละเอียดที่ต้องการข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก

  1. ผู้เขียนรายงานการประชุมต้องตั้งใจฟังการประชุมอย่างมีสมาธิเพื่อเขียนรายงานการ

ประชุมได้ถูกต้องตามมติ และตามความเป็นจริง

  1. ควรแยกประเด็นสำคัญของผู้ที่ประชุมเสนอมาให้อ่านเข้าใจง่าย ไม่สับสน
  2. ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติ ควรเขียนให้ถูกต้อง ชัดเจน เรียงเป็นลำดับ

ชัดเจนที่สามารถสื่อความหมายได้ง่าย

  1. ใช้ถ้อยคำสำนวนแบบย่อความให้ได้ใจความสมบูรณ์ ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย เยิ่นเย้อ หรือ

สำนวนโวหารที่เร้าอารมณ์ที่อาจสื่อความหมายไปในทางใดทางหนึ่ง ไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของเรื่องที่ประชุม

 

รูปแบบของรายงานการประชุม

                การเขียนรายงานการประชุมของแต่ละหน่วยงานจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันแล้วแต่หน่วยงานนั้น ๆ จะกำหนดตามความเหมาะสม  แต่รายงานการประชุมโดยทั่ว ๆ ไป จะประกอบไปด้วยหัวข้อดังต่อไปนี้

  1. รายงานการประชุม  ให้ระบุชื่อหน่วยงาน หรือเรื่องที่จะประชุม
  2. ครั้งที่  ให้ลงครั้งที่ประชุม และปีที่ประชุม
  3. วัน เดือน ปี  ให้ลงวันที่ เดือน และ พ.ศ. ที่จะประชุม
  4.   ให้ลงชื่อสถานที่ที่ประชุม
  5. ผู้มาประชุม  ให้ลงชื่อผู้ที่เข้าร่วมประชุม
  6. ผู้ไม่มาประชุม  (ถ้ามี)  ให้ลงชื่อผู้ที่ไม่สามารถมาประชุมได้ พร้อมทั้งระบุสาเหตุที่ไม่สามารถมาประชุมได้  โดยใส่สาเหตุไว้ในวงเล็บท้ายชื่อ
  7. เริ่มประชุมเวลา  ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
  8. ระเบียบวาระ  ให้เขียนหัวเรื่องหรือญัตติที่จะประชุมเรียงตามลำดับไป  โดยทั่วไปแล้ว ระเบียบวาระที่ 1 จะเป็น “การรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน” (ถ้ามี) เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้พิจารณารายงานการประชุมครั้งที่แล้วว่าถูกต้องตามที่ได้ประชุมกันหรือไม่  หรือระเบียบวาระที่ 1 อาจจะเป็น  “เรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบ”  ก็ได้จากนั้นระเบียบวาระต่าง ๆ มาก็เป็นไปตามลำดับเรื่องที่ประชุม
  9. เลิกประชุมเวลา  ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
  10. ผู้จดรายงานการประชุม  ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม

รูปแบบการเขียนรายงานการประชุมจึงขึ้นอยู่กับหน่วยงานนั้น ๆ ดังนั้น  จำเป็นที่ผู้จด

รายงานการประชุมจะต้องศึกษาและทำความเข้าใจรูปแบบของการเขียนรายงานการประชุมของหน่วยงานนั้น ๆ ที่ตนทำอยู่

 

กิจกรรมการเรียนการสอน

                ให้นักศึกษาร่างจดหมายเชิญประชุมถึงกรรมการบริษัท เพื่อประชุมพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง  โดยกำหนดระเบียบวาระการประชุมเองตามความเหมาะสม  โดยคำนึงถึงรูปแบบและการใช้ภาษาในการเขียนอย่างถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของการเขียน

ที่มา