บทที่ 1
ความหมาย ความสำคัญของงานสำนักงาน
                       
ความหมายของงานสำนักงาน
การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้  ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า  ขายสินค้า  หรือธุรกิจให้บริการ  งานสำนักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่  เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น  งานสำนักงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการให้บริการอำนวยความสะดวก  เพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้านที่จะต้องดุแลความเรียบร้อยในเรื่องต่าง ๆ และงานให้บริการอำนวยความสะดวกแก่บุคคลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ
สำนักงาน คือ  สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร  หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ  สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ  เช่น  งานสารบรรณ  งานบัญชี  บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ  การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น  ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ
Lewis  Kelling  ให้ความหมายของคำว่าสำนักงาน (Office)  ไว้ว่า  หมายถึงสถานที่ที่มีการโต้ตอบจดหมาย  การจัดเตรียมเอกสาร รายงาน  การจัดเก็บเอกสาร  และการบริหารงานเอกสาร
George R. Terry   อธิบายถึงลักษณะของสำนักงานไว้ว่า  งานสำนักงานหมายถึงการดำเนินงานกับข้อมูลให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด  โดยอาศัยปัจจัยต่าง ๆ  ได้แก่  บุคลากร  อุปกรณ์  เครื่องมือเครื่องใช้  วัสดุอุปกรณ์  งบประมาณ  และระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน  โดยอาศัยหลักการจัดการ  คือ การวางแผน  การจัดองค์การ  การบริหารงานบุคคล  การอำนวยการและการสั่งการ  การประสานงานและการควบคุมงาน  เพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์ขององค์การนั้น
J.C.  Denyer ได้ให้ความหมายของงานสำนักงานไว้ว่า  เป็นการจัดองค์การภายในสำนักงานให้บรรลุจุดมุ่งหมาย  จัดแบ่งหน้าที่โดยใช้บุคลากร  อุปกรณ์และวิธีปฏิบัติให้เหมาะสม  รวมถึงการจัดสภาพแวดล้อมที่ดี
Zone  K. Quible  ได้ให้ความหมายของสำนักงานไว้ว่า  เป็นศูนย์กลางของข้อมูลโดยรวบรวมจากหน่วยงานต่าง ๆ  ที่ได้ดำเนินการนำมาจัดระบบอย่างเหมาะสม
George R. Terry   ได้อธิบายลักษณะของงานสำนักงานไว้ว่า สำนักงานมีลักษณะดังนี้
1. ลักษณะงานส่วนใหญ่ของสำนักงานจะประกอบไปด้วยงานพิมพ์  งานโต้ตอบจดหมาย  งานคำนวณ  งานออกแบบและวางแผน  มีลักษณะเป็นงานเอกสาร ( paper work)   ซึ่งมีกระจายอยู่ทั่วไปในเรื่องทุก ๆ เรื่องที่เกี่ยวกับงานภายในหน่วยงาน  และเรื่องที่มาจากภายนอก
2. หน้าที่ให้ความสะดวก (Facilitating  Function)  คือ งานสำนักงานเป็นงานอำนวยความสะดวก หรือสนับสนุนผลงานของหน่วยงานอื่น ๆ ในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น  การปรับปรุงงานสำนักงานให้รวดเร็วขึ้น  การจัดระบบการทำงานให้ง่ายขึ้น  การใช้อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานให้มีประสิทธิภาพ  การติดตามผลงาน  การช่วยให้พนักงานภายในหน่วยงานเกิดความคล่องตัวในการดำเนินงานในเรื่องต่าง ๆ และช่วยให้บุคคลผู้มาติดต่อได้รับ ความสะดวกรวดเร็วในเรื่องราวที่มาติดต่อ
3. งานให้บริการ (A Service Work)   งานสำนักงานเป็นงานที่ช่วยให้บริการ  หรือเสริมงานหลักอื่น ๆ ของสำนักงาน เช่น งานประชาสัมพันธ์  งานติดต่อต้อนรับ การประสานกับหน่วยงานอื่น ๆ เป็นงานให้บริการช่วยเหลือในเรื่องต่าง ๆ แก่บุคคลทั่วไปทั้งภายในและภายนอกองค์การ
4. ปริมาณงานสำนักงานขึ้นอยู่กับองค์ประกอบภายนอกสำนักงาน ไม่สามารถควบคุมได้  เช่น  จำนวนลูกค้า  จำนวนจดหมายโต้ตอบติดต่อที่มีมายังหน่วยงาน  จำนวนผู้ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน  จำนวนการซื้อขายสินค้า  ปริมาณการให้บริการแก่ลูกค้า
5. งานสำนักงานมีส่วนก่อให้เกิดผลกำไรแก่ธุรกิจในทางอ้อม  เพราะงานสำนักงานเป็นงานที่ให้บริการแก่หน่วยงานอื่น  สามารถสร้างความประทับใจ  อำนวยความสะดวกรวดเร็วได้  จึงถือว่ามีส่วนร่วมในการสร้างกำไรในทางอ้อมแก่ธุรกิจ  เช่น  การจดบันทึกเกี่ยวกับสินค้าบริการ  การจัดทำบันทึกทะเบียนประวัติลูกค้า  การติดต่อลูกค้ารายใหม่
6.  งานสำนักงานเป็นงานที่ต้องอาศัยคุณสมบัติหรือคุณภาพส่วนบุคคลในการปฏิบัติ  เช่น  ความประณีต  ความสะอาดเรียบร้อย  ความสวยงามถูกต้อง  นอกจากนี้  ยังควรเป็นผู้มีมนุษยสัมพันธ์อันดียิ้มแย้มแจ่มใส  แต่เดิมมักนิยมสุภาพสตรีปฏิบัติงานในสำนักงาน  เพราะมีความสะอาดประณีต นุ่มนวล อ่อนโยน  แต่ปัจจุบันสุภาพบุรุษก็มีคุณสมบัติดังกล่าวสามารถปฏิบัติงานในสำนักงานได้
ความสำคัญและขอบเขตของงานสำนักงาน
                        งานสำนักงานเป็นงานที่มีความสำคัญที่ทุกหน่วยงานไม่ว่ากิจการจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะต้องจัดให้มีส่วนที่เป็นสำนักงาน เพื่อทำหน้าที่อำนวยความสะดวก รับเรื่องราว เอกสาร การติดต่อต่าง ๆ  แต่งานสำนักงานมิได้มีหน้าที่เพียงแต่รับส่งเอกสารเท่านั้น  แต่ยังมีหน้าที่อื่น ๆ อีกมากมาย  เช่น  การดูแลความสะอาดเรียบร้อยของอาคารสถานที่ภายในและภายนอกสำนักงาน การประชาสัมพันธ์  งานพัสดุ  งานบุคลากร  งานจัดซื้อ  งานขาย  งานการเงิน  งานเหล่านี้จะมีงานสำนักงานเข้าไปแทรกอยู่ในกระบวนการปฏิบัติ  เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การและช่วยเสริมสร้างความเข้าใจอันดีทั้งภายในภายนอกหน่วยงาน  การเสริมสร้างภาพพจน์ให้แก่หน่วยงาน รวมถึงงานเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ  อีกมากมาย  ซึ่งสามารถสรุปได้ว่างานสำนักงานมีขอบเขตดังนี้
     4.  เพื่อสนับสนุนการทำงานของสายงานหลัก ซึ่งเป็นหน่วยงานที่สร้างรายได้ ผลกำไลให้แก่ องค์การ เช่น งานการตลาด การจัดซื้อ การบริการ การประชาสัมพันธ์ งานกฎหมาย งานการเงินและบัญชี
     5.  สำนักงานเป็นส่วนสนับสนุนให้องค์การได้รับการยอมรับความเชื่อถือในการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงาน มีความสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ
     6.  สำนักงานเป็นศูนย์กลางของการดำเนินงานแยกต่างหากจากศูนย์กลางการผลิต เช่น โรงอุตสาหกรรมต่าง ๆ ต้องมีส่วนซึ่งเป็นสำนักงานกลางตั้งอยู่ในทำเลที่สะดวก ง่ายแก่การติดต่อ โดย
ที่โรงงานผลิตออกไปตั้งในสถานที่ที่ห่างไกลออกไป สำนักงานก็เป็นศูนย์กลางในการรับส่งข้อมูล ดำเนินการในเรื่องต่างในเกิดความสะดวก
     7.  สำนักงานจัดตั้งขึ้นเพื่อประโยชน์ในการแข่งขันทางธุรกิจ เพื่อให้อยู่ในฐานะที่สามารถได้เปรียบคู่แข่งขันในด้านการต้อนรับ การบริการ การติดต่อที่ดีกว่าคู่แข่งได้ ประสิทธิภาพในการบริหารสำนักงานก็จะส่งผลสะท้อนต่อเป้าหมายขององค์การด้วย
      หากหน่วยงานใดไม่ให้ความสำคัญในการบริหารงานในสำนักงาน ทำให้เกิดข้อบกพร่องที่อาจมองเห็นได้ดังนี้
      1. สำนักงานหรือองค์การนั้นอยู่ในสภาพที่ขาดระเบียบ สกปก ไม่ได้รับการดูแลรักษาให้อยู่ในสภาพที่ดี
      2. การดำเนินงานมีความล่าช้า ดีรับคำตำหนิข้อผิดพลาด คำร้องเรียนบ่อย ๆ งานไม่สำเสร็จทันตามกำหนดเวลา
      3.  คุณภาพงานไม่ได้มาตรฐานที่ควรเป็น ไม่สามารถเทียบกับสำนักงานอื่น ๆ ได้มีข้อบกพร่อง
     4.  จำนวนของผู้มาขอใช้บริการหรือรับบริการน้อยลง และไม่ประทับใจในการติดต่องานในแต่ละครั้ง
     5.  พนักงานในสำนักงานไม่พึงพอใจในงาน เบื่อหน่าย ไม่ยิ้มแย้มแจ่มใสหรือสนุกกับงานอาจเนื่องมาจากระบบงานไม่ดี หรือระบบการบริหารงานไม่ถูกต้อง สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออำนวยเครื่องมือเครื่องใช้ไม่เพียงพอ ชำรุดเสียหายใช้การไม่ได้
     6.  เกิดการสิ้นเปลือง สูญเสียทรัพยากรมากเกินความจำเป็น มีข้อผิดพลาดสูงทำให้ค่าใช้จ่ายสูงตามไปด้วย
     7.  อัตราการเข้าออกจากงานของพนักงาน  (Tumover) สูง อาจเป็นเพราะสภาพแวดล้อมของสถานที่ทำงาน หรือระบบการบริหารที่ขาดประสิทธิภาพ หรือเกิดความไม่เป็นธรรม ไม่มีการจูงใจพนักงานงานสำนักงานของหน่วยงานแต่ละแห่งแตกต่างกันไป ตามลักษณะและขนาดของธุรกิจแต่ละประเภท สำนักงานบางแห่งอาจมีสถานที่ถาวร บางแห่งอาจเช่า หรือจัดตั้งขึ้นชั่วคราว มีจำนวนพนักงานไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน สำนักงานโดยทั่วไปควรประกอบด้วยขอบเขตหน้าที่ ดังนี้
     1.  งานเอกสาร หมายถึง งานโต้ตอบ ติดต่อ การบริหารงานเอกสาร งานธุรการ งานสารบรรณ การบันทึก การรายงาน การจัดเอกสาร งานประชุม
     2.  งานเลขานุการ ถือเสมือนเป็นภาพพจน์ขององค์กรนั้น ได้แก่ การให้บริการงานเลขานุการให้แก่สำนักงานนั้น เช่น เลขานุการผู้บริหาร การจดบันทึกรายงานการประชุมต่าง ๆ การนัดหมายงานติดต่อต้อนรับ การประสานงานในเรื่องต่าง ๆ งานเกี่ยวกับการปฏิบัติงานข้อมูลเอกสาร
     3.  งานการเงินและการบัญชี หมายถึง การรับ-จ่ายเงินประเภทต่าง ๆ การเบิกจ่ายเงินเพื่อใช้ในการดำเนินงาน การเก็บรักษาเงิน การบันทึกตรวจสอบหลักฐานการเบิกจ่าย การควบคุมค่าใช้จ่าย
รักษาระเบียบการรับ – จ่ายเงิน การจัดให้มีสภาพคล่อง (Cash Flow) มีปริมาณเงินสดในมือให้เพียงพอ การควบคุมการให้สินเชื่อ การติดตาม หนี้สิน การจัดทำงบการเงินต่าง ๆ เช่น งบดุล งบกำไลขาดทุน ฯลฯ
      4.  งานจัดทำแผนงาน หมายถึง การกำหนดแผนงานหลัก แผนงานระยะสั้น แผนงานระยะยาว แผนการดำเนินงาน แผนปฏิบัติงาน การดำเนินงานและการจัดทำ แผนงานต่าง ๆ ให้สามารถปฏิบัติได้ตามกำหนดระยะเวลาอย่างราบรื่น เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้
     5.  งานภาษีอากร หมายถึง การจัดวางแผนการชำระภาษี การบริหารงานภาษีอากร ภาษีเงินได้นิติบุคคล การจ่ายเงินภาษีและการขอคืนภาษีอากร การศึกษาและติดตามการเปลี่ยนแปลง กฎหมายระเบียบบังคับเกี่ยวกับภาษี (งานด้านนี้สำนักงานบางแห่งอาจรวมอยู่ในงานการเงินและบัญชี)
     6.  งานพัสดุ หมายถึง การจัดหา จัดซื้อพัสดุอุปกรณ์ครุภัณฑ์ เครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน
เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้ เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อใช้ในการทำงานของฝ่าต่าง  ๆ รวมถึงการซ่อมบำรุง การตั้งงบประมาณจัดซื้อ การตรวจรับสิ่งของ การตรวจสอบพัสดุคงเหลือ ฯลฯ
     7.   งานอาคารสถานที่ หมายถึง การจัดอาคารสถานที่ บำรุงรักษาให้สวยงาม น่าอยู่ ซ่อมแซมส่วนที่ชำรุดเสียหาย ตกแต่งให้สะอาดเรียบร้อย เช่น การดูแลห้องประชุม ห้องผู้บริหาร ห้องอาหาร ห้องน้ำ อาคารสำนักงานรวม หารจอดรถ ระบบไฟฟ้า ประปา สาธารณูปโภค
     8.  การติดต่อสื่อสาร หมายถึง การจัดสิ่งอำนวยความสะดวกในการติดต่อ สื่อสาร เช่น การโทรศัพท์ทุกประเภท โทรสาร การรับ-ส่ง E-mail อินเตอร์เน็ต การส่องเอกสารทางไปรษณีย์
การรับ-ส่งพัสดุและเอกสารด่วนระหว่าง การจัดหา ซ่อมบำรุงยานพาหนะ (งานนี้สำนักงานบางแห่งอาจแยกไว้ต่างหาก) การจัดให้มียานพาหนะสำหรับการเดินทางไปติดต่อในสถานที่ต่าง ๆ
การบำรุงรักษายานพาหนะให้อยู่ในสภาพดีพร้อมใช้งานได้ทั้งใกล้และไกล
การสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน ความต้องการของพนักงาน การจัดกิจกรรมนิทรรศการต่าง ๆ การให้บริการด้านประชาสัมพันธ์แก่บุคคลภายในและภายนอกหน่วยงาน
      11.  งานพิธีกรรมและกิจกรรมต่าง ๆ งานนี้อาจจัดเป็นงานกิจกรรมพิเศษก็ได้ หมายถึง งานพิธี
ต่าง ๆ ที่จัดให้มีขึ้นในแต่ล่ะปี กิจกรรมของสังคม กิจกรรมของพนักงาน เช่น การจัดนิทรรศการประจำปี การเปิดตัวสินค้า และเปิดโชว์รูมใหม่ การต้อนรับคณะผู้เดินทางมาเยี่ยมชมกิจการ งานเฉลิมฉลองในโอกาศต่าง ๆ งานต้อนรับ ผู้บริหารใหม่ งานครบรอบวันก่อตั้งบริษัทฯ วันครบรอบวันสำคัญต่าง ๆ งานสังสรรค์ ประจำปี งานต้อนรับบุคคลสำคัญ ฯลฯ
      ภารกิจเหล่านี้ เป็นงานที่อยู่ในความดูแลรับผิดชอบของสำนักงาน ผู้บริหารสำนักงานมีหน้าที่ควบคุมดูแลงานเหล่านี้ให้ครบถ้วนสมบูรณ์ เพราะหากเกิดข้อบกพร่อง จะทำให้เกิดความเสียหายแก่สำนักงานได้รับคำตำหนิได้ เพราะเป็นงานที่หาผู้รับผิดชอบโดยตรงไม่ได้ จึงเป็นหน้าที่ของผู้บริหารสำนักงานที่จะต้องเข้าไปดูแลรับผิดชอบงานเหล่านี้ แต่งานบางอย่างอาจมีผู้รับผิดชอบเฉพาะโดยตรง เช่น งานบุคลากร งานบัญชี อาจแยกออกไปงานสำนักงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ ขนาด ลักษณะองค์การนั้น หน่วยงานบางแห่งอาจมีบุคลากรเพียง 2-3 คน ทำหน้าที่เหล่านี้ สำนักงานบางแห่งอาจมีพนักงานนับสิบ นับร้อยก็ได้ ขึ้นอยู่กับความจำเป็น ความเหมาะสม ขนาด ลักษณะของหน่วยงานนั้น ๆ
กิจกรรมในสำนักงาน
      ในสำนักงานทุกแห่งทั่วไปมีกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องปฏิบัติมากมาย ซึ่งสามารถจัดแบ่งกิจกรรมต่าง ๆ ออกได้เป็นดังนี้
          1.  จัดองค์การสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่งาน
               1.1 กำหนดว่ามีงานอะไรบ้างที่จะทำ (กำหนดภาระหน้าที่หลักของหน่วยงาน)
               1.2 กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงานต่าง ๆ ไว้อย่างชัดเจน ไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนกัน
               1.3 มอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบแก่บุคคลต่าง ๆ ตามตำแหน่ง
               1.4 กำหนดความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละตำแหน่งไว้อย่างชัดเจน
          2.  จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงานให้พอเพียง ได้แก่
               2.1 จัดแผนสำนักงาน จัดวางเครื่องใช้สำนักงานและเครื่องมือต่าง ๆ
               2.5 การรักษาความปลอดภัยภายในสำนักงาน
          3.  กำหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ และวัสดุสำนักงานเพื่อกำหนดสมบัติของเครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานให้เกิดความสะดวกในการจัดซื้อ
          4.  จัดให้มีเครื่องมือเครื่องใช้ติดต่อสื่อสารและการให้บริการอย่างเพียงพอ ได้แก่ เครื่องมือเครื่องใช้ในงานดังนี้
             4.1 งานตอบโต้จดหมาย งานพิมพ์ งานอัดสำเนา เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เคื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เครี่องโรเนียวอัดสำเนา
             4.2  งานเก็บเอกสาร เช่น ตู้เก็บเอกสาร แฟ้มเอกสาร
             4.3  งานรับ-ส่งหนังสือ และไปรษณียภัณฑ์ เช่น เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย
             4.4  งานให้บริการโทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร (Facaimile) เช่น เครื่อง โทรศัพท์ชนิดพิเศษ
ระบบชุมสายโทรศัพท์ ISDN, การให้บริการพิเศษของการสื่อสารแห่งประเทศไทย
            4.5  งานประชาสัมพันธ์ ได้แก่ เครื่องมือสื่อสารต่าง ๆ ที่มีความทันสมัยการใช้สื่อประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสม
            4.6  งานให้บริการส่งหนังสือ และข่าวสารภายใน เช่น บอร์ดติดประกาศ
          5. รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง ได้แก่
             5.1  จัดให้มีการควบคุมงานอย่างเหมาะสมและเพียงพอ
             5.2  วิเคราะห์งานและประเมินค่างาน
             5.3  พิจารณากำหนดระดับเงินเดือน ค่าตอบแทนที่เป็นธรรม
             5.4  คัดเลือกบุคคลเข้าทำงานโดยพิจารณาจากความสามารถ ประสบการณ์รวมทั้งความรับผิดชอบ
            6.  วิเคราะห์งานปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน ได้แก่
              6.1 ศึกษาเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวในการทำงานและหาวิธีทำงานให้ง่ายเข้า
              6.2 กำหนดเวลามาตรฐานของงานแต่ละชนิด
              6.3 กำหนดวิธีปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ
              6.4 ศึกษาเทคนิคปรับปรุงงาน และทำการปรับปรุงงานที่เป็นปัญหา
            7.  การคุมงานในสำนักงาน
               7.1 การควบคุมคุณภาพสำนักงาน
               7.2 การประเมินผลการปฏิบัติงาน
               7.3 กำหนดเวลาการทำงาน
               7.4 จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน
               7.5 จัดทำการประเมิน และเก็บบันทึกค่าใช่จ่ายในการปฏิบัติงาน
               7.6 การรับฟังข้อเสนอแนะข้อตำหนิติเตียนจากบุคคลอื่น ๆ
     William H. Leffingwell ได้รับการขนานนามว่าเป็นบิดาของการจัดการสำนักงานเพราะเป็นคนแรกที่ได้นำเอาหลักเกณฑ์ทางวิทยาศาสตร์ไปใช้ในสำนักงาน และได้เขียนตำราการจัดการสำนักงานแบบวิทยาศาสตร์ (Scientific Office Management) เพื่อนำไปใช้ปฏิบัติในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ โดยมีหลักเกณฑ์ดังนี้
          1.  การวางแผน (Plan)  เป็นหน้าที่แรกในการปฏิบัติงานสำนักงาน