ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง สำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่0tพัฒนาขึ้น ให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน-แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
            การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมาก แต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวัง ที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้
            - เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวก เป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล
            - ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
            - ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
            - เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายใต้เงื่อนไขที่ เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่
            - เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่งขัน
            - ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual
office)

สำนักงานอัตโนมัติ คืออะไร

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (eOffice) เป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ทั้งเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีระบบเครือข่าย ในการจัดการเอกสาร   การติดต่อสื่อสาร   การตรวจสอบข้อมูล   ระบบรักษาความปลอดภัย  รวมถึงการ อนุญาตให้บุคลากรในองค์กร  สามารถทำงานจาก  ระยะ ไกลหรือในตำแหน่งใดๆ ในสำนักงานได้ โดยมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่ทำงานของพนักงาน ผู้นั้นเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อกลับได้ตลอดเวลา

กิจกรรมที่ดำเนินการ อยู่ในสำนักงาน แบ่งเป็นกลุ่มกิจกรรม ดังนี้

 การจัดทำเอกสาร

 การนัดหมาย

การนำเสนอข้อมูล

 การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป

การรับส่งเอกสาร

 การลงทะเบียนเอกสาร

 การดำเนินการตามเอกสาร

 การติดตามเอกสาร และ การดำเนินการ

 การเรียกใช้ข้อมูล

การติดต่อบุคลากร ทั้งภายนอก และ ภายในองค์กร

 การตรวจสอบกระบวนการ

 กิจกรรมเฉพาะหน่วยงาน

 การจัดทำเอกสาร

สำนักงานอัตโนมัติ เกิดขึ้นจากความพยายามขององค์กร ที่จะทำให้งานขององค์กรถูกต้อง รวดเร็ว ตรวจสอบได้ และพนักงานขององค์ ไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่ในการทำงาน แต่งานสำนักงานอัตโนมัติ ต้องการบุคลากรที่มีคุณภาพ พัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง ตามความก้าวหน้า ของเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องมีกิจกรรมพัฒนาบุคลากร อย่างต่อเนื่องด้วย เช่นเดียวกัน งานสำนักงานอัตโนมัติ มีผลกระทบต่อเนื่อง ดังต่อไปนี้

บุคลากรมีความรู้สึกว่า ตนเองเหมือนเครื่องจักร ถูกเฝ้ามอง และตรวจสอบตลอดเวลา เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่ต้องทำให้ บุคลากร มีความรู้สึกผ่อนคลาย มีเวลาเป็นส่วนตัว เมื่ออยู่นอกเวลางาน การจัดสำนักงานให้น่าทำงาน มีความรู้สึกเป็นอิสระ ในขณะทำงานตามควร ก็เป็นเรื่องจำเป็น ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นทรัพย์สินทางปัญญา มีผลกระทบต่อชื่อเสียง และการลงทุนของหน่วยงาน หน่วยงานมีทางเลือกปฏิบัติ ดังนี้

ซอฟต์แวร์ที่ใช้ ต้องมีลิขสิทธิ์ ถูกต้องตามกฎหมาย เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นต้น การใช้ซอฟต์แวร์ คัดลอก เป็นการละเมิดลิขสิทธิ์ องค์กรอาจเสียหายทั้งเป็นตัวเงิน และเสียชื่อเสียง หากเจ้าของซอฟต์แวร์ตรวจพบ หาซอฟต์แวร์ฟรี มาใช้ เช่น ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน อาจใช้ โปรแกรมปลาดาว หรือ StarOffice ซอฟต์แวร์แต่งภาพอาจใช้ โปรแกรม Gimp เป็นต้น

หน่วยงานต้องมีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ดี  ประหยัด  และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี เพื่อป้องกันการบุกรุก เข้ามาทำลายระบบ หรือข้อมูล หรือเข้ามาดูความเคลื่อนไหวของหน่วยงาน

ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
             - การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเอง
ในทุก ๆ เรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งาน เช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือ หากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัสสัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
            - การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้อง
มีอยู่อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา
            - ไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol)
เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอก
ที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน
            - ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้
เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป
            - ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ
หมายถึง ค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น (กรณี Virtual - Office Automation)
            - การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์
พอโดยเฉพาะภาษาไทย
            - การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณา คำผิด
            - ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล  หน่วยความจำ  หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ  แตกต่างกันไป  ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน  อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน  หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ


ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบ
            จากข้อปัญหาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อแบ่งเบาของปัญหาข้างต้นจึงควรพิจารณา แนวทางในการพัฒนาให้

- เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งสามารถใช้งานได้บนระบบซอฟต์แวร์
ปฏิบัติการ และระบบฮาร์ดแวร์ (Platform) ได้หลากหลาย
            - ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาต้องเสียค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม (Runtime)
หรือไม่ เนื่องจากหน่วยปฏิบัติการอาจมีหลายจุดติดต่อ การเลือกซื้อ/พัฒนาซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติโดยปราศจากค่าใช้จ่ายดังกล่าว จะเป็นการบรรลุวัตถุการประหยัดในระยะยาวที่แท้จริง    ในปัจจุบันมีภาษาโปรแกรมภาษาใหม่ๆ ที่ส่งเสริมความสามารถด้านนี้ เช่น JAVA, VB.Net เป็นต้น
            - ควรมีเทคนิค/โปรแกรมช่วยการพัฒนาระบบงาน (CASE-Tool) เพื่อช่วยในการสร้าง
ต้นแบบระบบ สำนักงานอัตโนมัติ ทั้งนี้เพื่อให้ตอบสนองความต้องการ และจัดการกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป ตัวอย่างของโปรแกรมช่วยการพัฒนาระบบงานได้แก่ ROSE-UML,
CAFE-UML ฯลฯ


สรุปข้อดี-ข้อเสีย


ข้อดี
            - ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
            - เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน
            - ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดทำสืบค้น สำเนาและการทำลายเอกสาร
            - ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุมด้วยวิธีการเดิมมาเป็นการประชุมฝ่ายคอมพิวเตอร์
            - ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อนโดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร
              (Paperless office/Turn around documentation)
            - สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
            - ป้องกันการทุจริต
            - ช่วยสอบทานเอกสาร การปฏิบัติงานได้โดยง่าย


ข้อเสีย
            - การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล / หน่วยงาน  หลายฝ่าย
การประสานงาน ประสานข้อมูล ประสานข้อตกลง ต้องใช้เวลา และความพยายามในการกำหนด เปลี่ยนแปลง แก้ไข ให้ยอมรับ โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลา
            - การพัฒนาระบบงานต้องใช้เวลาอันยาวนาน ซึ่งเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์
เปลี่ยนแปลงไป ตลอดเวลา

- ต้องใช้เงิน งบประมาณ ทรัพยากรต่างๆ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน อาจก่อให้เกิดผล
กระทบต่อ สถานภาพการเงิน แรงงานของหน่วยงานได้
            - ข้อมูลที่รวมไว้เป็นหมวดหมู่ และบางส่วนกระจัดกระจายไปอยู่ที่หน่วยต่างๆ (Distributed database) เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในขั้นตอนการออกแบบ และกระทั่งขั้นตอนการปฏิบัติงานประจำ
            - ระบบการทำงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะเปลี่ยนวิถีปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่
อาจต้องมี การฝึกอบรมความรู้ บุคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงาน หรือถึงมีการเปลี่ยนแปลงหน่วยงานใหม่ (reorganization) ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวมักจะพบกับการต่อต้าน ต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคลากรยอมรับ นานยิ่งขึ้น ยิ่งมีการเปลี่ยนแปลงมากเท่าใด โอกาสเสี่ยงในความล้มเหลวจะสูง แต่จะได้ผลตอบแทน (Benefit) สูงเช่นกัน

ภายในสำนักงานของบริษัทหรือองค์การใด ๆ จะพบว่าเจ้าหน้าที่ใช้เวลาส่วนใหญ่กับการติดต่อสื่อสาร เช่น พนักงานขายสินค้าทำงานอยู่กับการติดต่อทางโทรศัพท์กับลูกค้าอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารระดับสูงของบริษัทจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประชุมปรึกษางานการเจรจาธุรกิจทางโทรศัพท์ การโต้ตอบจดหมาย เป็นต้น บุคคลเหล่านี้ต้องการระบบการติดต่อสื่อสารที่ตรงจุดและทันสมัยเพื่อจะช่วยให้งานประสบความสำเร็จ
เมื่อพิจารณาระบบงานภายในสำนักงาน ข้อมูลที่หมุนเวียนไปมาจะอยู่ในรูปแบบหลายอย่าง เช่น การบันทึกย่อ จดหมาย การพูดคุยทางโทรศัพท์ การพบปะประชุมร่วมกันและการเผยแพร่เอกสารไปยังหน่วยงานอื่น ซึ่งผู้ทำงานในสำนักงานสามารถเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับบุคคลหรือหน่วยงาน
วิธีการติดต่อสื่อสารสามารถทำได้หลายทาง ขึ้นกับปัจจัยประกอบหลายประการ เช่น การเลือกรูปแบบการติดต่อ และการเลือกช่องหรือตัวกลางการติดต่อ ซึ่งอาจใช้เลขานุการ ใช้พนักงานส่งจดหมายหรือใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

เนื่องจากเทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์ก้าวหน้าไปมาก ทำให้เกิดระบบการสื่อสารใหม่ออกมาตลอดเวลา ผู้ทำงานในสำนักงานจึงมีโอกาสเลือกใช้วิธีการติดต่อสื่อสาร ปัจจัยสำคัญซึ่งใช้ในการพิจารณาเลือกระบบสื่อสารให้สามารถนำมาใช้งานได้ดีมีดังนี้
1. กลุ่มผู้ใช้ระบบสื่อสารควรมีจำนวนมากพอ ระบบสื่อสารนั้นจะไม่มีประโยชน์หรือใช้งานน้อยถ้ามีกลุ่มผู้ใช้งานน้อย เพราะจะทำให้การกระจายข้อมูลทำได้ไม่กว้างขวาง
2. การเข้ากันได้ระหว่างระบบสื่อสารกับงานของสำนักงาน ระบบสื่อสารนั้นควรมีรูปแบบเหมือนหรือเข้ากันได้กับงานที่ดำเนินการอยู่ หากต้องมีการเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลเพื่อเข้ากับระบบสื่อสาร หรือข้อมูลที่ได้รับจากระบบสื่อสารไม่สามารถใช้กับงานเดิมได้ จะทำให้เกิดความไม่สะดวก ปราศจากความปลอดภัยและความเชื่อถือได้ในการติดต่อสื่อสาร
3. ความสมเหตุสมผลทางราคา ระบบสื่อสารต่าง ๆ จะต้องมีค่าใช้จ่ายประกอบด้วยเสมอ ซึ่งค่าใช้จ่ายนี้จะต้องอยู่ในวิสัยที่สามารถลงทุนได้และต้องคุ้มค่ากับราคา
ปัจจัยทั้งสามเป็นข้อพิจารณาในการเลือกใช้ระบบสื่อสาร เพื่อทำให้งานในสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด การนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยระบบสื่อสารก็จะทำให้ระบบงานลดความซับซ้อนลงได้ ระบบการสื่อสารที่น่าสนใจจะเป็นการส่งข้อมูลหรือข้อความด้วยคอมพิวเตอร์ ที่เรียกว่า ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ระบบสื่อสารที่ใช้ภายในสำนักงานส่วนใหญ่ คือการส่งจดหมาย การโทรศัพท์ การส่งโทรเลข การส่งเทเล็กซ์ ระบบสื่อสารที่นิยมกันมากคือ การส่งโทรสารและโทรศัพท์
โทรศัพท์ได้รับการจดทะเบียนสิทธิบัตรและให้บริการมาตั้งแต่ พ.ศ. 2413 ในช่วงเวลาเดียวกับที่มีการพัฒนาเครื่องพิมพ์ อุปกรณ์ถ่ายภาพ และหลอดไฟ ในระยะเริ่มแรกโทรศัพท์ไม่ค่อยได้รับความนิยมมาก อัตราการขยายการใช้งานค่อนข้างต่ำ เมื่อเทียบกับอุปกรณ์ที่เกิดใกล้เคียงกันดังกล่าว สาเหตุใหญ่เนื่องมาจากเครือข่ายของโทรศัพท์ยังครอบคลุมในบริเวณเล็ก ๆ ซึ่งตามปกติสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ด้วยจดหมายภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมง
ปัจจุบันเครือข่ายของโทรศัพท์ได้มีการแพร่หลายครอบคลุมในบริเวณกว้าง และเป็นที่ยอมรับสำหรับการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจทั่วโลก ในทุกประเทศ ธุรกิจและกิจการหลายอย่างมีการดำเนินงานโดยพึ่งพาโทรศัพท์ โทรศัพท์ได้รับความนิยมอย่างมากเพราะเทคโนโลยีของโทรศัพท์ได้รับการพัฒนามาหลายขั้นตอนทั้งในด้านตัวเครื่อง ตู้ชุมสาย และระบบเชื่อมโยงเป็นเครือข่าย
การติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์ได้รับความนิยมกันแพร่หลาย รวดเร็วจนจำนวนคู่สายไม่พอเพียงต่อความต้องการจึงมีการขยายอยู่เรื่อยมา และมีการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ออกมาตัวอย่างเช่น พัฒนาการของโทรศัพท์เคลื่อนที่ ตลอดจนการใช้คู่สายแบบเส้นใยนำแสง การติดต่อสื่อสารด้วยโทรศัพท์ยังจำเป็นและจะคงอยู่ภายในสำนักงานไปอีกนาน
บริการโทรเลขและเทเล็กซ์เป็นการสื่อสารอีกทางหนึ่งที่มีมานานพอสมควร สามารถส่งข่าวสารในรูปแบบตัวอักษรจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่งอย่างรวดเร็ว ถึงแม้ว่าในปัจจุบันจะมีการสื่อสารข่าวสารทางอื่นที่ทันสมัยกว่า แต่การส่งโทรเลขและเทเล็กซ์ก็ยังมีใช้อยู่ทั่วไป เช่น ในงานส่งข่าวหนังสื่อพิมพ์ การค้าระหว่างประเทศ การกำหนดราคาสินค้า การสั่งสินค้าและการประกวดราคาสินค้า เป็นต้น
ในขณะเดียวกันวิวัฒนาการของเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนจากระดับเมนเฟรมซึ่งมีขนาดใหญ่มาเป็นเครื่องขนาดเล็กระดับตั้งโต๊ะที่มีขีดควาามสามารถเท่าเทียมเครื่องขนาดใหญ่ ทำให้สำนักงานของบริษัทสามารถนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในงานเอกสารและการบริหารทั่วไปได้ เทคโนโลยีของระบบติดต่อสื่อสารสมัยใหม่ จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้าามาร่วมด้วย

 

สำนักงานอัตโนมัติ (automated office) คืออะไร เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารอย่างไร ทำไมจึงต้องให้ความสนใจกับสำนักงานอัตโนมัติ สำนักงานนี้จะไม่ใช้กระดาษเลยเป็นจริงได้หรือไม่ คำถามเหล่านี้มักจะได้ยินได้ฟังกันอยู่เสมอ
ในสำนักงานแห่งหนึ่ง ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการรู้ข้อมูลการขายสินค้าแต่ละชนิดว่ามีแนวโน้มอย่างไรเพื่อวางแผนการขาย แผนกขายจะมีรายละเอียดความต้องการสินค้าของลูกค้า ยุทธวิธีการขาย และให้ข้อมูลการขายนี้แก่ฝ่ายการผลิตเพื่อเตรียมการผลิตสินค้า พร้อมทั้งส่งต่อให้พนักงานขายแต่ละคนเพื่อศึกษา จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า ผู้จัดการฝ่ายเกี่ยวข้องกับข้อมูลและการติดต่อสื่อสาร ซึ่งถ้ามีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผลและสื่อสารข้อมูลก็จะทำได้อย่างรวดเร็ว คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญของธุรกิจ และเป็นสิ่งที่ทำให้สำนักงานเปลี่ยนเป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น และเมื่อมีการนำคอมพิวเตร์มาใช้ในแผนกและหน่วยงานต่าง ๆ พร้อมทั้งมีการต่อเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ ในการดำเนินงานของแผนกและหน่วยงานขององค์การจะมีการแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลกันอยู่ตลอดเวลา เครือข่ายคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมากขึ้นในการดำเนินงานขององค์การ
อุปกรณ์สื่อสารที่ใช้ภายในสำนักงานเป็นอย่างไรบ้าง การเริ่มต้นอาจมองไปที่ระบบโทรศัพท์ซึ่งบางสำนักงานมีตู้ชุมสายขนาดเล็กต่อเชื่อมโยงกับข่ายโทรศัพท์ขององค์การโทรศัพท์ การติดต่อสื่อสารทำได้ตั้งแต่เสียงพูด ภาพ โดยการใช้เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร หรือเครื่องคอมพิวเตอร์โดยติดต่อผ่านโมเด็ม
เมื่อพนักงานพิมพ์ดีดพิมพ์งานเอกสารโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลคำเสร็จ มีการเก็บข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมาแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ จากนั้นส่งแฟ้มข้อมูลให้ผู้จัดการผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน ผู้จัดการตรวจเอกสารแล้วส่งไปยังลูกค้าผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในระบบเครือข่ายอินเตอร์เนตซึ่งเชื่อมโยงต่อถึงกันโดยใช้ระบบเครือข่ายขององค์การโทรศัพท์

รูปที่ 8.2 ตัวอย่างภาพแสดงระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีผลักดันให้ระบบการทำงานบางอย่างผันแปรไป ลองพิจารณาตัวอย่าง การซื้อขายหลักทรัพย์ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ต้องแข่งขันกับเวลา เช่น เวลา 11.00 น. ทำการต่อเชื่อมโยงไมโครคอมพิวเตอร์เข้ากับศูนย์คอมพิวเตอร์ของตลาดหลักทรัพย์ เพื่อคัดลอกข้อมูลการซื้อขายหลักทรัพย์ทั้งหมด นำข้อมูลมาวิเคราะห์ในซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เช่น โลตัส 123 เวลา 11.20 น. ทำการโอนย้ายข้อมูลเข้าสู่โปรแกรมแสดงผลเป็นกราฟและรายงานผลออกเป็นรูปกราฟที่สวยงาม เวลา 11.30 น. ทำการติดต่อซื้อขายหลักทรัพย์จากตัวแทนขายหลักทรัพย์ จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า ระบบสื่อสารข้อมูลด้วยเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มาก
ภายในสำนักงานจึงเริ่มมีการวางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน การใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ผ่านสายโทรศัพท์เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด แต่อาจไม่เหมาะกับการรับส่งข้อมูลจำนวนมากที่ต้องการความรวดเร็วเพื่อให้ทันการ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในมีหลายรูปแบบ แต่ที่นิยมใช้กันมาก คือ ระบบเครือข่ายแลน ระบบเครือข่ายแลนทำให้คอมพิวเตอร์ภายในระบบสามารถโอนย้าย คัดลอกข้อมูลกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบเครือข่ายแลนจึงเป็นเครือข่ายภายในที่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ด้วยอัตราที่เร็วกว่าการใช้โทรศัพท์ และมีข้อดี คือ การเชื่อมโยงระหว่างจุดต่าง ๆ อาจทำได้พร้อมกัน เช่น พนักงานขายหลายคนสามารถเรียกดูข้อมูลราคาสินค้าจากศูนย์ข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางในเวลาเดียวกันได้
ระบบเครือข่ายแลนและชุมสายโทรศัพท์จึงเป็นตัวอย่างการติดต่อสื่อสารข้อมูลที่ใช้ในสำนักงานซึ่งทำให้ข้อมูล ณ จุดต่าง ๆ เชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนกันได้ ระบบเครือข่ายที่ดีจะต้องสามารถเชื่อมโยงระหว่างระบบได้ เสมือนโทรศัพท์ที่ใช้งานอยู่นี้ทุกเครื่องทั่วโลกสามารถติดต่อถึงกันได้ทั้งหมด เราสามารถส่งโทรสารที่ใช้มาตรฐานเดียวกันไปยังเครื่องโทรสารเครื่องอื่นที่อยู่ปลายทางได้ทั้งโลกเช่นกัน

 

ด้วยความสามารถของมนุษย์ในการประดิษฐ์คิดค้นทำให้มีอุปกรณ์สื่อสารที่เรียกว่า เส้นใยนำแสง ทำให้แสงเดินทางในท่อที่คดเคี้ยว และเมื่อทำเป็นเส้นจึงดูคล้ายสายไฟที่แสงเดินลอดผ่านจากปลายข้างหนึ่งไปยังปลายอีกข้างหนึ่งได้ การปฏิบัติการส่งสัญญาณข้อมูลจึงเริ่มเปลี่ยนรูปแบบจากการใช้ไฟฟ้ามาเป็นแสง
การที่แสงเดินทางผ่านไปในท่อได้อาศัยหลักการสะท้อนกลับหมด กล่าวคือเมื่อแสงเดินทางจากปลายข้างหนึ่งจะสะท้อนบริเวณขอบกลับหมดไปชนกับขอบอีกด้านหนึ่งสลับไปมาการกระทำนี้จะทำให้ทางไปในท่อที่คดเคี้ยวได้
เส้นใยนำแสงประกอบด้วยส่วนแรกคือเส้นใยที่ทำจากใยแก้วซึ่งเป็นแกนกลางทำให้แสงหักเหได้ ใยแก้วนี้มีชั้นห่อหุ้มซึ่งทำหน้าที่รักษาความเที่ยงตรงของลำแสงในขณะที่เดินทางผ่านเส้นใยที่คดเคี้ยว และส่วนที่สองคือตัวโครงสร้างเส้นใยแก้วซึ่งจะหุ้มด้วยพลาสติกและเส้นใยเหนียวยืดหยุ่น เพื่อป้องกันความเสียหายจากการแตกหักภายใน เมื่อประกอบเป็นสายนำสัญญาณจะใช้เส้นใยนำแสงหลายเส้นรวมกันอยู่ในท่อพลาสติกเดียวกัน มีจำนวนตั้งแต่ 4 เส้นขึ้นไป บางชนิดมีมากกว่า 24 เส้น

ในการใช้งานจะต้องมีตัวส่งสัญญาณและตัวรับสัญญาณ ข้อมูลจะได้รับการแปลงเป็นสัญญาณไฟฟ้าก่อน จากนั้นจึงเปลี่ยนสัญญาณไฟฟ้าให้เป็นสัญญาณแสง อุปกรณ์ที่ใช้ในการส่งแสงที่นิยมใช้กันได้แก่ ไดโอดเปล่งแสง (Light Emitting Diode :LED) ส่วนรับสัญญาณที่นิยมใช้ได้แก่ โฟโตไดโอด (photo diode) การแปลงข้อมูลจะใช้วิธีแบบความถี่
ข้อเด่นของการสื่อสารข้อมูลด้วยเส้นใยนำแสงมีมากมาย แสงที่ใช้สื่อสารจะมีแกนกว้างทำให้ทางความถี่มาก ความถี่สัญญาณอยู่ในช่วง 1-10 จิกะเฮิรทซ์ จึงทำให้แบ่งช่องสัญญาณข้อมูลหรือเสียงได้มาก เส้นใยนำแสงหนึ่งเส้นอาจมใช้ส่งสัญญาณโทรศัพท์ได้หลายพันคู่สาย มีขนาดเล็ก น้ำหนักเบาสามารถบิดโค้งงอในขณะเดินสายโดยไม่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูล มีการสูญเสียต่ำปราศจากการรบกวนของคลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า มีความทนทานต่ออุณหภูมิที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ทนทานต่อปฏิกิริยาทางเคมี การสื่อสารจะบริสุทธิ์ไม่ส่งสัญญาณรบกวนสิ่งรอบข้าง
นอกจากนี้ยังสามารถวางเส้นใยนำเป็นสายเคเบิลควบคู่ไปกับสายไฟฟ้าแรงสูงโดยที่สนามแม่เหล็กของไฟฟ้าแรงสูงไม่สามารถรบกวนได้เลย สามารถวางเส้นใยนำแสงใต้ดิน ในอุโมงค์ ใต้ท้องทะเล ลอดใต้แม่น้ำ การประยุกต์จึงกว้างขว้าง เช่น ใช้งานด้านเคเบิลทีวี ใช้งานการสื่อสารควบคุมการจราจรของรถไฟ รถยนต์ ใช้ควบคุมในงานอุตสาหกรรม ใช้เชื่อมโยงการสื่อสารข้อมูลภายในอาคารสำนักงาน ใช้ในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ระบบโทรศัพท์ การใช้เส้นใยนำแสงยังเหมาะกับการสื่อสารในบริเวณที่เกิดอันตรายได้ง่าย เช่น ใช้เชื้อเพลิงเพราะไม่มีอันตรายจากกระแสไฟฟ้า
จากการที่เส้นใยนำแสงมีข้อดีมากมาย องค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทยจึงเริ่มดำเนินการวางสายเส้นใยนำแสงเชื่อมโยงเครือข่ายโทรศัพท์แทนไมโครเวฟ องค์การระหว่างประเทศทางด้านการสื่อสารได้ดำเนินการวางเส้นใยนำแสงเป็นเคเบิลใต้น้ำเพื่อเชื่อมโยงการสื่อสารระหว่างประเทศ การใช้งานสายนำสัญญาณด้วยเส้นใยนำแสงจะต้องเพิ่มขึ้นอีกมากในอนาคต

 การสื่อสารผ่านดาวเทียมเป็นการสื่อสารที่มีสถานีรับส่งอยู่ที่พื้นดิน ส่งตรงขึ้นไปยังดาวเทียมแล้วส่งต่อลงมายังตัวรับส่งที่พื้นดินอีกครั้งหนึ่ง ดาวเทียมจึงเสมือนเป็นสถานีถ่ายทอดสัญญาณที่ดียิ่ง เพราะลอยอยู่บนท้องฟ้าในระดับสูงมาก
ประเทศไทยเริ่มใช้ดาวเทียมสื่อสารครั้งแรกตั้งแต่ปี พ.ศ. 2510 การสื่อสารแห่งประเทศไทยตั้งสถานีภาคพื้นดินที่อำเภอศรีราชา ชลบุรี โดยเช่าช่องสัญญาณจำนวน 13 ช่องสัญญาณ เพื่อติดต่อสื่อสารระหว่างประเทศดาวเทียมที่ใช้ในยุคแรกเป็นของบริษัท ยูอาร์ซีเอ ซึ่งเป็นดาวเทียมทางทหารของสหรัฐอเมริกา

จานรับสัญญาณดาวเทียมที่สถานีภาคพื้นดินมีขนาดใหญ่มาก เช่น จานรับสัญญาณดาวเทียมอิเทลแซด ที่ศรีราชามีขนาดเส้นผ่านศูนย์กลางประมาณ 97 ฟุต สามารถสื่อสารข้ามมหาสมุทรแปซิฟิก และมหาสมุทรอินเดีย
ใน พ.ศ. 2522 สถานีโทรทัศน์ในประเทศไทยมีการขยายเครือข่ายทั่วประเทศ ในการนี้มีการเช่าช่องสัญญาณจากดาวเทียมปาลาปาของอินโดนีเซีย ทำให้ระบบการถ่ายสัญญาณโทรทัศน์ของประเทศไทยกระจายไปยังเมืองใหญ่ ๆ ได้ทั่วประเทศ จานรับสัญญาณดาวเทียมปาลาปามีขนาดเส้นผ่านศูนย์กลาง 1-3 เมตร ซึ่งนับว่าเป็นจานขนาดใหญ่พอสมควร การถ่ายทอดสัญญาณโทรทัศน์ผ่านดาวเทียมทำได้ง่ายเพราะไม่ต้องเสียเวลาเดินสายหรือเชื่อมโยงด้วยไมโครเวฟ
ดาวเทียมสื่อสารที่ใช้งานต้องมีลักษณะพิเศษคือ เป็นดาวเทียมค้างฟ้า ซึ่งผิดจากดาวเทียมจารกรรมทางทหาร ดาวเทียมสำรวจทรัพยากรที่ประเทศมหาอำนาจส่งขึ้นไป ดาวเทียมเหล่านั้นจะเคลื่อนที่โคจรรอบโลกผ่านทุกส่วนของพื้นผิวโลก โดยจะกลับมาที่เดิมในระยะเวลาประมาณ 9-11 วัน
ดาวเทียมค้างฟ้า เป็นดาวเทียมที่ต้องอยู่บริเวณเหนือเส้นศูนย์สูตรและโคจรรอบโลก 1 รอบ ใน 1 วัน พอดีกับเวลาที่โลกหมุนรอบตัวเอง ระดับความสูงและความเร็วการโคจรต้องเหมาะสม ดาวเทียมค้างฟ้าที่ใช้ในการสื่อสารอยู่ที่ระดับความสูง 42,184.2 กิโลเมตร

บริษัทชั้นนำในด้านการข่าว เช่น ซีเอ็นเอ็น จะมีดาวเทียมของตนเองทำให้สามารถส่งข่าวสารหรือรับข่าวสารได้ตลอดเวลาจากทั่วโลก ผู้รับสัญญาณโทรทัศน์ ซีเอ็นเอ็น ต้องมีจานรับสัญญาณจึงจะรับได้ และต้องปรับทิศให้ตรงกับตำแหน่งดาวเทียม เพื่อให้ดาวเทียมแพร่สัญญาณได้ทุกพื้นที่ในโลกจะต้องมีดาวเทียมหลายดวงรอบโลก สัญญาณจะครอบคลุมทั่วโลกได้ต้องใช้ดาวเทียมอย่างน้อยสามดวง
ในช่วงปลาย พ.ศ. 2536 บริษัทชินวัตรได้รับอนุมัติจากรัฐบาลไทยให้ส่งดาวเทียมสื่อสารของไทยขึ้นเป็นดาวดวงแรกมีชื่อว่า ไทยคม การสื่อสารของไทยจึงก้าวหน้าและสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้มากขึ้น
ดาวเทียมไทยคมอยู่ในตำแหน่งเส้นแวงที่ 101 องศาตะวันออก เหนือเส้นศูนย์สูตรบริเวณอ่าวไทยค่อนไปทางใต้ ใช้สัญญาณพาหะในย่านความถี่ 4 , 10 และ 12 จิกะเฮิรทซ์ บริษัทผู้ผลิตดาวเทียมคือ บริษัทฮิวส์แอโรคราปของประเทศสหรัฐอเมริกา และส่งขึ้นวงโคจรด้วยจรวดของบริษัทเอเรียนสเปสของประเทศฝรั่งเศส
ข้อได้เปรียบของดาวเทียมไทยคมคือ อยู่ตรงประเทศไทยทำให้จานรับสัญญาณมีขนาดเล็กลงเหลือเส้นผ่านศูนย์กลางเพียง 50 เซนติเมตร ดาวเทียมไทยคมครอบคลุมพื้นที่ประเทศไทย และเพื่อนบ้านไว้ ดาวเทียมตัวนี้มีอายุประมาณ 15 ปี
การสื่อสารผ่านดาวเทียมในประเทศไทยจึงเป็นอีกก้าวหนึ่งที่ทำให้ประเทศไทยมีทางเลือกของการสื่อสารมากขึ้น การรับรู้ข้อมูลข่าวสารจะทำได้เร็วขึ้น การส่งสัญญาณผ่านดาวเทียมเป็นหนทางหนึ่งที่จะส่งไปยังพื้นที่ใด ๆ ก็ได้ในประเทศ แม้จะอยู่ในป่าเขาหรือมีสิ่งกีดขวางทางภาคพื้นดิน
aดังนั้น การกระจายข่าวสารในอนาคตจะมีบทบาทเพิ่มขึ้น การใช้ข้อมูลข่าวสารจะเจริญเติบโตไปพร้อมกับความต้องการหรือการกระจายตัวของระบบสื่อสาร

โครงข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิทัล (Integrated Services Digital Network : ISDN) เป็นระบบการสื่อสารมาตรฐานที่กำลังจะถูกนำเข้ามาใช้ในการสื่อสารโทรคมนาคมต่อไป และจะเป็นระบบที่เข้าไปแทนที่ระบบโทรศัพท์เดิม ซึ่งขณะนี้องค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทยได้เปิดดำเนินการ และมีการทดลองใช้บ้างแล้ว
aเพื่อให้เข้าใจพื้นฐานของโครงข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิทัลได้ดีขึ้น ให้พิจารณาระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่เป็นระบบสลับสายด้วยสัญญาณแอนะล็อก กล่าวคือสัญญาณเสียงพูดที่ปลายทางจะได้รับการสลับสายไปยังอีกด้านหนึ่งด้วยวงจรสลับสายแบบกลไก สัญญาณเสียงจะส่งผ่านเสมือนการต่อเส้นลวดทองแดงจากต้นทางไปยังปลายทางได้
aต่อมามีการสลับสายด้วยหลักการทางดิจิทัล เช่น ชุมสายเอสพีซีของค์การโทรศัพท์ในปัจจุบัน สัญญาณเสียงที่ต้นทางจะผ่านไปตามมสายในลักษณะเป็นสัญญาณแอนะล็อก ไปตามเส้นลวดทองแดงไปถึงชุมสายจะเปลี่ยนสัญญาณแอนะล็อกนี้ให้เป็นสัญญาณดิจิทัล แล้วสลับสัญญาณดิจิทอลเข้าไปในช่องเวลาของอีกวงจรหนึ่งอย่างรวดเร็วทำให้เกิดการสลับสายด้วยหลักการดิจิทัลไปมาระหว่างวงจร ดัง