การบริหารพัสดุในสำนักงานขนาดเล็ก

     ในหน่วยงานขนาดเล็กบางหน่วยงานนั้น งานพัสดุ งานการเงิน งานบุคคล งานสารบรรณ ถูกรวมอยู่ในหน้าที่ของงานธุรการทั้งสิ้น

     ทั้งนี้ จะกล่าวถึงงานที่ข้าพเจ้ารับผิดชอบงานหนึ่งคือ งานครุภัณฑ์ พอเอ่ยถึงครุภัณฑ์ ทำให้ทุกคนนึกถึงของที่หนักๆ ซึ่งจริงๆ แล้ว ตามความหมายใน ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. ๒๕๓๕ ให้ความหมายคำว่า ครุภัณฑ์ หมายถึง

  1. สิ่งของที่มีลักษณะคงทนถาวรและมีอายูการใช้งานในระยะเวลาประมาณ 1 ปีขึ้นไป และมีราคาหน่วยหนึ่งหรือชุดหนึ่งเกิน 5,000 บาท เช่น ชุดรับแขก เครื่องถ่ยเอกสาร ลิฟท์ เครื่องปรับอากาศ เป็นต้น
  2. สิ่งของตามตัวอย่างสิ่งของที่เป็นครุภัณฑ์ตามหลักการจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณที่สำนักงบประมาณกำหนด เช่น โทรศัพท์ พัดลม รถเข็น โต๊ะ เก้าอี้ เป็นต้น

ดังนั้น การบริหารพัสดุในหน่วยงานขนาดเล็ก จึงมีหน้าที่หลัก 3 ประการคือ

  1. การบริการแจกจ่ายพัสดุให้แก่ผู้ใช้งาน ได้แก่ ส่วนที่เป็นวัสดุ ซึ่งแบ่งเป็น 4 ส่วนคือ
    1. วัสดุที่ใช้แล้วสิ้นเปลืองหมดไป เช่น กระดาษ ดินสอ หมึกเติมปากกา น้ำยาลบคำผิด ผงหมึก ยางลบ เป็นต้น
    2. วัสดุที่มีอายุใช้งานไม่เกิน 1 ปี เช่น ปากกาลูกลื่น
    3. วัสดุที่มีอายุการใช้งานในระยะเวลาประมาณ1ปีขึ้นไป  แต่ราคาหน่วยหนึ่งหรือชุดหนึ่งไม่เกิน5,000 บาท เช่น พรม เครื่องเย็บกระดาษ  เครื่องตัดกระดาษ เครื่องคำนวณเลข เป็นต้น
    4. สิ่งของที่ซื้อมาเพื่อบำรุงรักษาหรือซ่อมแซมทรัพย์สินเพื่อให้ใช้การได้ เช่น น้ำมันจาระบี ถุงมือ เทปพันสายไฟ คีม ค้อน เป็นต้น

      และในส่วนที่เป็นครุภัณฑ์ แบ่งเป็น 2 ส่วนคือ

  1. ครุภัณฑ์ ที่มีอายุการใช้งานในระยะเวลาประมาณ 1 ปีขึ้นไป และมีราคาหน่วยหนึ่งหรือชุดหนึ่งเกิน 5,000 บาท เช่น ชุดรับแขก เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปรับอากาศ เป็นต้น
  2. ครุภัณฑ์ ตามหลักการจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณที่สำนักงบประมาณกำหนด เช่น โทรศัพท์ โทรสาร พัดลม รถเข็น คอมพิวเตอร์โต๊ะ เก้าอี้ เป็นต้น

   2.  การบริการตรวจบำรุงรักษาพัสดุให้แก่ผู้ใช้งาน ในหน่วยงานขนาดเล็กนั้น การดำเนินการบำรุงรักษาพัสดุโดยเฉพาะครุภัณฑ์ เป็นสิ่งสำคัญ คือ เพื่อซ่อมแซมให้ครุภัณฑ์ดังกล่าวสามารถกลับมาใช้งานได้ดังเดิม ดังนั้น ความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานด้านครุภัณฑ์ในสำนักงานคือ การตรวจสอบครุภัณฑ์ที่ใช้งานไม่ได้เพื่อให้สามารถใช้งานได้ โดยมีการปฏิบัติดังนี้

  1. รับเรื่องจากผู้ใช้งาน แจ้งไปยังผู้รับผิดชอบเพื่อขออนุมัติดำเนินการแจ้งซ่อม
  2. ทำใบแจ้งซ่อม ให้กับ ฝ่ายบำรุงรักษาทรัพย์สิน หรืองานที่เกี่ยวข้อง มาตรวจสอบและซ่อมแซม และหรือดำเนินงานซ่อมแซมเองเบื้องต้น (เช่น โต๊ะ ตู้ เก้าอี้ ชั้นวางของ เป็นต้น)
  3. แจ้งให้กับบริษัท คู่ค้าเพื่อดำเนินการซ่อมแซม (กรณีครุภัณฑ์มีการรับประกัน หรือเป็นครุภัณฑ์ที่มีราคาสูงหรือมีความซับซ้อนที่ต้องอาศัยเครื่องมือในการซ่อมแซม เช่นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์ เป็นต้น)

    ปัญหาประการหนึ่งในการตรวจบำรุงรักษาทรัพย์สินคือ การเคลื่้อนย้ายพัสดุโดยไม่ได้แจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานพัสดุทราบ ซึ่ง ทำให้การตรวจสอบพัสดุเป็นไปด้วยความล่าช้า และอาจเกิดการสูญหาย ซึ่งวิธีการแก้ไข อาจกระทำได้ 2 วิธี ดังนี้

  1. เขียนรหัส หรือหมายเลขครุภัณฑ์ กำกับติดในตัวครุภัณฑ์ ดังกล่าว
  2. จัดทำฐานข้อมูล สำหรับการติดตามและตรวจสอบครุภัณฑ์ในสำนักงาน โดยกำหนดผู้ใช้งาน และสถานที่เก็บครุภัณฑ์ ให้เป็นปัจจุบัน

   3.  การจำหน่ายพัสดุ  เนื่องจากพัสดุมีการใช้งานมานาน อาจทำให้เกิดการเสื่อมสภาพ สึกหรอ หรือ ใช้การไม่ได้ ดังนั้น จึงต้องมีการจำหน่ายพัสดุดังกล่าว

    เนื่องจากระบบพัสดุที่แยกย่อยในหน่วยงานขนาดเล็กที่ต้องขึ้นตรงกับหน่วยงานในระดับที่สูงขึ้น ดังนั้น หน่วยงานจึงจำเป็นต้องการจัดซื้อครุภัณฑ์ทดแทน ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 กรณี คือ

  1. ครุภัณฑ์ที่ชำรุดไม่สามารถซ่อมแซมได้หรือหากซ่อมได้ก็จะเสียค่าใช้จ่ายสูงไม่คุ้มกับค่าที่จะซ่อม
  2. ครุภัณฑ์ที่เสื่อมสภาพจนไม่สามารถใช้งานต่อไปได้ หรือไม่เหมาะที่จะใช้งานต่อไป
  3. ครุภัณฑ์ที่สูญหาย

    ทั้งนี้ จึงอาจจำเป็นต้องมีการสำรองครุภัณฑ์  เพื่อให้มีครุภัณฑ์ที่จำเป็นสำรองไว้เพื่อให้การดำเนินงานของหน่วยงานอย่างต่อเนื่องและไม่ทำให้เกิดความเสียหายแก่การปฏิบัติงาน  ดังนั้น ครุภัณฑ์สำนักงานในบางรายการอาจจำเป็นต้องมีสำรองไว้ใช้ ซึ่งการที่จะสำรองครุภัณฑ์ต้องได้รับการพิจารณาจากผู้บริหารหน่วยงาน  โดยพิจารณาว่าหากครุภัณฑ์นั้นเกิดชำรุดเสียหายและหากจะต้องรอการซ่อมแซมแล้วจะทำให้การปฏิบัติงานล่าช้าออกไปอาจทำให้ได้รับผลกระทบได้ จึงจำเป็นจะต้องมีครุภัณฑ์สำนักงานสำรองไว้ เช่น ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์เอกสาร เครื่องโทรสารเป็นต้น

    ดังที่กล่าวมาแล้วจะเห็นว่า งานครุภัณฑ์เป็นงานที่สำคัญงานหนึ่ง ที่ผู้ปฏิบัติงานพึงต้องรู้ถึงคุณประโยชน์ของครุภัณฑ์ การใช้งาน ตลอดจนวิธีการบำรุงรักษาเบื้องต้น รวมถึงขั้นตอนทางเอกสาร เช่้นการจัดซื้อ หรือการเบิกจ่ายครุภัณฑ์ ตลอดจนการควบคุมครุภัณฑ์ ตรวจสอบและติดตาม ทั้งนี้เพื่อให้การบริหารงานครุภัณฑ์ เกิดประสิทธิภาพนั่นเอง