การปรับรื้อระบบ (Reengineering)

นายนิพนธ์  ผ่องแผ้ว  ป.บัณฑิต  การบริหารการศึกษา รุ่นที่  8

 

การปรับรื้อระบบ : มิติใหม่ผู้บริหาร                                                

ถ้าหากจะกล่าวว่าการวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Planning)  คือ แนวคิดทางการบริหาร ในทศวรรษที่ 1970  และการจัดการคุณภาพ (Quality Management)  คือ แนวคิดทางการบริหารใน ทศวรรษที่ 1990 คือ เรื่อง การออกแบบกระบวนงานใหม่ (Process Redesign) รีเอนจิเนียริ่ง (Re-engineering)  ภายหลังจากที่ Michael Hammer  ได้เขียนบทความเรื่องดังกล่าวใน Harvard Business Review  ในปี ค.ศ.1990 และร่วมกับ James Champy เขียนหนังสือเรื่อง Re-engineering the Corporation : a Manifesto for Revolution ในปี 1993 ซึ่งตีพิมพ์และจำหน่ายไปกว่า 300,000 เล่ม และติดอันดับหนังสือขายดีของ New York Time นานถึง   8สัปดาห์  ดังนั้นจึงใคร่ขอเสนอรายละเอียดเกี่ยวกับรีเอนจิเนียริ่งพอสังเขป เพื่อให้ผู้บริหารที่สนใจนำไปประยุกต์ในการพัฒนาองค์การต่อไป                       

ปีเตอร์ เอฟ ดรักเกอร์ (Peter F. Drucker)  ปรมาจารย์แห่งการบริหารกล่าวว่า  รีเอนจิเนียริ่ง  จะ มีบทบาทสำคัญมากในการสร้างความสำเร็จในศตวรรษที่ 21 เป็นแนวความคิด และหลักการใหม่ในการจัดโครงสร้าง และบริหารงานอย่างเป็นระบบขององค์กร    จากที่ผ่าน ๆ มา ประเทศไทยนำเทคนิคหลาย ๆ อย่างมาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพ การบริหาร และการทำงานให้มีประสิทธิภาพ เช่น                       

-   ระบบควบคุมคุณภาพ Q.C.C (Quality Circle Control) วางแผน (Plan)  ทำตามแผน (Do) 

ตรวจสอบผล (Check)  จัดทำมาตรฐาน (Action)

-    ระบบ 5 ส  เพื่อปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานหรือระบบการควบคุมคน    5 ประการ ได้แก่  1.สะสาง (Seiri)   2.สะดวก (Seiton)    3.สะอาด  (Seiso) 4.สุขลักษณะ (Seiketsu)  5.สร้างนิสัย(Shitsuke)   

-    การบริหารแบบมีส่วนร่วม (Participative Management)

-    ความเป็นเลิศที่ยาวนาน  ( CQRS for the – long-term excellence)ลูกค้า (Customer)

คุณภาพ (Quality) ความสัมพันธ์  (Relations)บริการ  (Services)                        

 -   ไคเซน  (Kaizen)    การพัฒนาและปรับปรุงในทุก ๆ ด้าน ทั้งวิถีทางของชีวิตส่วนตัว   การทำงาน สังคม และครอบครัว เพื่อประยุกต์เข้ากับสถานที่ทำงาน และรักษามาตรฐานให้คงที่อย่างต่อเนื่อง                       

-    ISO – 9000    คือ มาตรฐานสากลสำหรับการปรับคุณภาพ ซึ่งกำหนดโดยองค์กรระหว่างประเทศว่าด้วยการกำหนดมาตรฐาน (International Organization for Standardization) 

 

ความหมายของ “รีเอ็นจิเนียริ่ง”  (Reengineering)  หรือ “การปรับรื้อระบบ”                       

โปรเฟสเซอร์ ไมเคิล  แฮมเมอร์ ได้ ให้ความหมายของคำว่า “รีเอ็นจิเนียริ่ง” ไว้ในหนังสือ”รีเอ็นจิเนียริ่ง เดอะคอร์เปอเรชั่น” ไว้ว่าคือ “การ กลับมาคิดและปรับปรุงกระบวนการทำธุรกิจอย่างฉีกแนว เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นอย่างหน้ามือเป็นหลังมือ ในประเด็นสมรรถภาพที่สำคัญคือ ต้นทุน คุณภาพ และความรวดเร็วในการสนองความต้องการของลูกค้า” 

                            การปรับรื้อระบบ (Re-Engineering)  หมายถึง การพิจารณาหลักการพื้นฐานของธุรกิจและการคิดหลักการขึ้นใหม่ชนิดถอนรากถอนโคน  ปรับ กระบวนการธุรกิจใหม่เพื่อบรรลุถึงผลลัพธ์ คือเป้าหมายขององค์การ โดยใช้ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน 4 ด้าน คือ ต้นทุน คุณภาพ การบริการ และความสำเร็จ (รุ่ง  แก้วแดง. 2538 : 146 – 150)  รุ่ง  แก้วแดง  ยังได้เสนอเพิ่มเติมจากที่ได้ศึกษาแนวคิดของแฮมเมอร์และแชมปี้ว่า จำเป็นต้องเพิ่มหลักการเข้าไปอีก 4 ประการ ได้แก่  1. ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่  :   โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ปฏิรูปกระบวนการทำงาน    2. นำตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานมาใช้  :  โดยนำมาใช้เป็นองค์ประกอบสำคัญในการปรับรื้อระบบ   3. สายการบังคับบัญชาสั้นลง :  จัดรูปแบบองค์กรในแนวราบ  4. การให้ความเชื่อถือ และให้ความสำคัญกับเจ้าหน้าที่ระดับปฏิบัติการ  :  เรื่องนี้จำเป็นต้องปฏิรูปอย่างมาก 

 

การบริหารการศึกษาของการปรับรื้อระบบ                                    

ทางการบริหารการศึกษานั้น การปรับรื้อระบบจึงน่าจะหมายถึง  ความหมายที่จะปรับกระบวนการบริหาร โดยพิจารณาหลักการพื้นฐานของการบริหารการศึกษาเดิมที่เคยปฏิบัติแล้วคิดหลักการขึ้นใหม่ชนิดถอนรากถอนโคน เพื่อให้กระบวนการบริหารการศึกษาที่คิดขึ้นสามารถดำเนินการให้บรรลุถึง ผลลัพธ์หรือเป้าหมายขององค์การ โดยใช้ตัวชี้วัดในการปฏิบัติงาน 4 ด้าน คือ 1.ด้านการลงทุน  2.ด้านคุณภาพทางการศึกษา  3. ด้านการให้บริการ  และ4. ด้านความสำเร็จ 

 

พลัง 3  C  ที่ทำให้เกิดการปรับรื้อระบบ 

1. ลูกค้า (Customer) -  ลูกค้าเป็นผู้ชี้ขาดในการเลือกซื้อสินค้า -  ลูกค้าถูกเสมอ -   ลูกค้า คือ พระราชา -   ลูกค้า คือ คนจ่ายเงินเพื่อความอยู่รอดของเรา                       

2.   การแข่งขัน (Compertion)    - ราคาต่ำที่สุด  - คุณภาพสูงสุด    - การบริการที่ดีที่สุดเพื่อจะเป็นผู้นำในการแข่งขัน   - ดุเดือด รุนแรง  - ทุกรูปแบบ                       

3.    งานเปลี่ยนแปลง (Change)  - ใช้เทคโนโลยีหนุนเสริมให้เกิดนวัตกรรม - พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) 

 

องค์การแบบใดควรปรับรื้อระบบ                                  

1. องค์การที่ประสบปัญหาวิกฤต  องค์การเช่นนี้สามารถดำเนินการปรับรื้อระบบได้ง่ายเนื่องจากว่าเป็นองค์การที่หมด สภาพ เหมือนคนไข้กำลังจะตายจำเป็นต้องเยียวยา ซึ่งไม่อาจปฏิเสธอะไรได้ และไม่มีปัญหาการต่อต้านภายในองค์การ 

             2. องค์การที่ปกติ  หลาย คนมองว่าองค์การที่กำลังดำเนินอยู่อย่างปกติก็ไม่เห็นจำเป็นจะต้องทำการปรับรื้อระบบให้เสียเวลา นี่ก็เป็นความเข้าใจผิดเพราะการปรับกระบวนการภายใน ในยามปกตินั้นเป็นสิ่งจำเป็นเหมือกับทหาร เมื่อยามเสร็จสงครามจะต้องฝึกและเตรียมพร้อม การปรับกลยุทธ์ภายในโดยเฉพาะการปรับกระบวนการทำงานเป็นสิ่งที่ไม่เสียหาย แต่การปรับรื้อระบบในสภาวะแบบนี้จะมีแรงต่อต้านภายในองค์การค่อนข้างรุนแรง ผู้บริหารต้องใช้ภาวะผู้นำ                       

3. องค์การที่ต้องการปรับรื้อ  องค์การ เช่นนี้ไม่ใช่องค์การที่เป็นไข้หรือองค์การปกติแต่เป็นความต้องการของผู้ บริหารกับผู้ปฏิบัติที่เห็นว่า การทำงานแบบเดิมนั้นไม่ส่งผลอะไรที่ทำให้ชนะคู่แข่ง เช่น การประกวด หรือการแข่งขัน กำไร ซึ่งเมื่อบุคคลในองค์การเห็นพร้อมในวิธีการนี้ก็สามารถที่จะดำเนินการได้      

 

สาเหตุของการปรับรื้อระบบ                       

การจะตัดสินใจว่าจะต้องรื้อปรับระบบหรือไม่ อย่างไรนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับวิสัยทัศน์ของผู้บริการหรือผู้เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตามมีเหตุผลหลายประการที่ควรจะนำมาพัฒนาได้แก่   

1. เสียงสะท้อนของผู้รับบริการเป็นอย่างไรเราคงต้องรับฟัง (ลูกค้าหรือผู้บริโภคคือพระราชา)     

2. สภาพปัจจุบันองค์กรแต่ละแห่งมีคู่แข่งขันมาก คู่แข่งก็คงจะมีกลยุทธ์ที่ดีกว่าและใหม่กว่านำออกมาใช้ (คู่แข่งขันเพิ่มขึ้น)  

3. เนื่องจากว่าไม่มีอะไรที่จะดีตลอดไป รสนิยมผู้บริโภค เทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นจำเป็นที่จะต้องทำให้องค์กรต่าง ๆ มีการปรับรื้อระบบให้ดีอยู่เสมอ