หลักการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป

ร่วมส่งเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ คลิกที่นี่ บทความของท่านมีประโยชน์กับผู้ไม่รู้อีกมากมาย

 

 

 

การบันทึกรายการค้า

การบันทึกรายการค้า ผู้ทำบัญชีจะทำเหมือนกันทุก ๆ งวด เป็นงานที่ทำตามลำดับขั้นตอน ลำดับของการทำบัญชีแต่ละขั้นตอน เรียกว่า วงจรบัญชี ” (Accounting Cycle) ซึ่งจะหมุนเวียน
จนครบรอบบัญชี แล้วเริ่มงวดบัญชีใหม่ตามลำดับขั้นตอนของวงจรบัญชี ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 วิเคราะห์ และบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป

ขั้นตอนที่ 2 ผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

ขั้นตอนที่ 3 จัดทำงบทดลอง

ขั้นตอนที่ 4 จัดทำกระดาษทำการ

ขั้นตอนที่ 5 จัดทำงบการเงิน

ขั้นตอนที่ 6 บันทึกรายการปรับปรุงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

ขั้นตอนที่ 7 บันทึกรายการปรับปรุงบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

ขั้นตอนที่ 8 จัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี

ตามวงจรบัญชี การบันทึกรายการค้าเริ่มในสมุดลงรายการขั้นต้น ในที่นี้จะใช้
สมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียวที่เปิดบัญชี โดยนำสินทรัพย์, หนี้สินและทุน มาเปิดบัญชีใน

สมุดรายวันทั่วไป และใช้เอกสารการค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี โดยอาศัยหลักสมการบัญชี เป็นพื้นฐาน พิจารณาผลการเปลี่ยนแปลงของบัญชี และใช้ระบบบัญชีคู่ ( Double Entry System ) วิเคราะห์รายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้น ต้องนำมาบันทึก โดยเดบิต บัญชีหนึ่ง หรือหลายบัญชี

แล้วเครดิต อีกบัญชีหนึ่ง หรือหลายบัญชี (ตามกฎเดบิต – เครดิต) ในจำนวนเงินที่รวมกันแล้ว

ทั้งสองด้านต้องเท่ากันเสมอ
ธนชัย ยมจินดา และสุวิมล เหลืองประเสริฐ (2538 : 34 – 35) กล่าวว่า

เทคนิคในการจำว่า จะเดบิต หรือเครดิต บัญชีใด เมื่อใด ดังนี้

  1. จำลักษณะปกติ (Nature) ของบัญชีแต่ละประเภท

 

 

 

บัญชีประเภท

มีลักษณะปกติอยู่ด้าน

1. บัญชีสินทรัพย์

2. บัญชีหนี้สิน

3. ส่วนของเจ้าของ (ทุน)

4. รายได้บริการ

5. ค่าใช้จ่าย

เดบิต

 

 

เดบิต

เครดิต

เครดิต

เครดิต

  1. การลงบัญชี บัญชีประเภทใดเพิ่มขึ้น ให้ลงบัญชีลักษณะด้านปกติของบัญชีนั้น

ถ้าผลของรายการค้า ทำให้บัญชีนั้นลดลงให้ บันทึกด้านตรงข้ามกับลักษณะปกติ

บัญชีประเภท

ลักษณะปกติ

เพิ่มค่า

ลดค่า

1. บัญชีสินทรัพย์

2. บัญชีหนี้สิน

3. ส่วนของเจ้าของ (ทุน)

4. รายได้บริการ

5. ค่าใช้จ่าย

เดบิต

เครดิต

เครดิต

เครดิต

เดบิต

เดบิต

เครดิต

เครดิต

เครดิต

เดบิต

เครดิต

เดบิต

เดบิต

เดบิต

เครดิต

  1. สรุปลักษณะด้วยรูปตัว T





สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ(ทุน) รายได้ ค่าใช้จ่าย

เพิ่ม(Dr) ลด(Cr) ลด(Dr) เพิ่ม(Cr) ลด (Dr) เพิ่ม (Cr) ลด(Dr) เพิ่ม(Cr) เพิ่ม(Dr) ลด(Cr)

สาคิตณ์ จันทโนทก และคณะ (2533 : 104 – 105) กล่าวว่า

การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ต้องมีการวิเคราะห์รายการค้าที่มีผลต่อ
บัญชีแยกประเภทอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ให้สังเกตหลักการบัญชีคู่ ในรายการค้าแต่ละราย ดังนี้

  1. รายการค้าแต่ละรายมีผลกระทบตั้งแต่ 2 บัญชี ขึ้นไป บางรายการบันทึกบัญชี

เดบิต และเครดิต อย่างละบัญชี บางรายการบันทึกบัญชีเดบิต หรือเครดิต มากกว่า 1 บัญชี เรียกว่า (Compound Entry)

  1. รายการค้าทุกรายการ ผลรวมเดบิตต้องเท่ากับผลรวมเครดิตเสมอ
  2. ต้องรักษาความสมดุลย์ของสมการบัญชีไว้ตลอดเวลา คือ สินทรัพย์ = หนี้สิน+ ทุน

ในสมุดรายวันทั่วไปต้องให้เลขที่หน้าบัญชีทุกแผ่น เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงภายหลัง ก่อนบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป เขียนปี เดือน วัน ในช่องวันที่ เขียนไว้ตอนบนเพียงครั้งเดียว จะเปลี่ยนแปลงเมื่อขึ้นเดือนใหม่ / ปีใหม่ โดยมีขั้นตอนวิธีบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ดังนี้

  1. เขียน ปี พ.ศ. ไว้ตอนบนช่องแรก (ช่องวันที่)
  2. เขียน เดือน ที่เกิดรายการค้าในช่องแรก บรรทัดแรก ซึ่งเดือนและปี ไม่ต้องเขียนซ้ำ

เว้นขึ้นเดือนใหม่ / ปีใหม่ / เปลี่ยนแผ่นใหม่

  1. เขียน วันที่ เกิดรายการค้า ในช่องวันที่ ให้ตรงกับรายการบัญชีที่จะบันทึก
  2. เขียนชื่อบัญชีที่เดบิต ชิดเส้นทางด้านซ้ายมือในช่องรายการ พร้อมจำนวนเงิน
  3. เขียนชื่อบัญชีที่เครดิต ในอีกบรรทัดลงมา เยื้องทางขวาพองามในช่องรายการ

ใส่จำนวนเงิน ในช่องเครดิต

  1. เขียนคำอธิบายรายการอีกบรรทัด ให้ตรงแนวชื่อบัญชีที่เดบิต คำอธิบายให้เขียน

กระทัดรัด ชัดเจน รัดกุม ได้ความหมายที่ถูกต้อง

  1. ควรเว้นวรรค 1 บรรทัด ก่อนมีการบันทึกรายการต่อไป หรือขีดเส้นคั่นรายการต่อไป

หมายเหตุ ขณะบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ช่องเลขที่บัญชีเว้นว่างไว้ เมื่อมีรายการ
ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท ต้องบันทึกเลขที่บัญชีที่เดบิต และเลขที่เครดิต ในช่องเลขที่บัญชีนี้