การบันทึกรายการค้า

การบันทึกรายการค้า ผู้ทำบัญชีจะทำเหมือนกันทุก ๆ งวด เป็นงานที่ทำตามลำดับขั้นตอน ลำดับของการทำบัญชีแต่ละขั้นตอน เรียกว่า “ วงจรบัญชี ” (Accounting Cycle) ซึ่งจะหมุนเวียน
จนครบรอบบัญชี แล้วเริ่มงวดบัญชีใหม่ตามลำดับขั้นตอนของวงจรบัญชี ดังนี้

ตามวงจรบัญชี การบันทึกรายการค้าเริ่มในสมุดลงรายการขั้นต้น ในที่นี้จะใช้
สมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียวที่เปิดบัญชี โดยนำสินทรัพย์, หนี้สินและทุน มาเปิดบัญชีใน

สมุดรายวันทั่วไป และใช้เอกสารการค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี โดยอาศัยหลักสมการบัญชี เป็นพื้นฐาน พิจารณาผลการเปลี่ยนแปลงของบัญชี และใช้ระบบบัญชีคู่ ( Double Entry System ) วิเคราะห์รายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้น ต้องนำมาบันทึก โดยเดบิต บัญชีหนึ่ง หรือหลายบัญชี

แล้วเครดิต อีกบัญชีหนึ่ง หรือหลายบัญชี (ตามกฎเดบิต – เครดิต) ในจำนวนเงินที่รวมกันแล้ว

ทั้งสองด้านต้องเท่ากันเสมอ

ขั้นตอนที่ 1 วิเคราะห์ และบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป

ขั้นตอนที่ 2 ผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

ขั้นตอนที่ 3 จัดทำงบทดลอง

ขั้นตอนที่ 4 จัดทำกระดาษทำการ

ขั้นตอนที่ 5 จัดทำงบการเงิน

ขั้นตอนที่ 6 บันทึกรายการปรับปรุงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

ขั้นตอนที่ 7 บันทึกรายการปรับปรุงบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

ขั้นตอนที่ 8 จัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี