หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน


ตอนที่

1.1 สำนักงานทั่วไป
1.2 สำนักงานอัตโนมัติ

แนวคิด

1. สำนักงานมีความจำเป็นสำหรับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน สำนักงานเป็นที่รวมของการปฏิบัติงานต่างๆที่ต้องใช้เอกสาร การสื่อสารติดต่อข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงาน หากสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดี หน่วยงานก็จะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
2. สำนักงานอัตโนมัติเป็นแนวคิดในการนำระบบคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคมเข้ามาใช้เป็นเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยเฉพาะการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ การสื่อสารติดต่อ และการประชุม การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเลือกวิธีที่เหมาะสม วางแผนการพัฒนาอย่างละเอียด และดำเนินการพัฒนาตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างเหมาะสม


วัตถุประสงค


1. บอกความสำคัญ รูปแบบการจัดการสำนักงาน สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีในสำนักงานได้
2. อธิบาย ความหมาย ความสำคัญ และประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติได้
3. บอกแนวทางพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติได้


ตอนที่ 1.1 สำนักงานทั่วไป


เรื่องที่ 1.1.1 ความหมายและองค์ประกอบของสำนักงาน

1.ความหมายของสำนักงาน
สำนักงานคือ สถานที่แห่งหนึ่งซี่งอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ โดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง การจำแนกข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงานตามลักษณะและประเภท 1.1 ลักษณะ

1.1.1 คำสั่ง เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบขอถอนเงิน
1.1.2 รายงาน เช่น รายงานผลประกอบการ รายงานโครงการ รายงานความคืบหน้าโครงการ
1.1.3 บันทึกช่วยจำ
1.1.4 ข่าว

1.2 ประเภท

1.2.1 เอกสารพิมพ์
1.2.2 เสียง เช่น โทรศัพท์
1.2.3 ภาพลักษณ์ เช่น แผนภูมิ
1.2.4 สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้
2. องค์ประกอบของสำนักงาน
องค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่
- อาคารสถานที่หรือห้องที่ใช้เป็นสำนักงาน
- ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน
- เครื่องใช้สำนักงาน
2.1 ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน งานสำคัญที่ทำในสำนักงานแบ่งเป็น 7 ด้าน
2.1.1 ด้านบริการผู้บริหาร เป็นงานสำคัญด้านการวางแผน การจัดกำลังคนและองค์การ การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การจัดการการเงิน การจัดการการผลิตและการบริการ การควบคุมการดำเนินงาน และการจัดทำรายงาน นอกจากนี้ยังมีงานสนับสนุนจากพนักงานอื่นๆ เช่น การรับและสนทนาทางโทรศัพท์ การจัดตารางนัดหมาย การรับส่งเอกสารการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร และการจัดการการเดินทาง
2.1.2 ด้านข้อมูลและเอกสาร จำแนกเป็นงานการรับและการบันทึกการรับ การส่งเอกสาร การจัดทำเอกสาร การจัดส่งและการบันทึกการจัดส่งเอกสาร การจัดเก็บและการค้นคืนเอกสาร
2.1.3 ด้านอาคารสถานที่ พัสดุ และอุปกรณ์
2.1.4 ด้านจัดการบุคลากร
2.1.5 ด้านการเงินและบัญชี
2.1.6 ด้านการจัดการประชุม
2.1.7 งานประชาสัมพันธ์
2.2 เครื่องใช้สำนักงาน เครื่องใช้สำคัญนอกจากโต๊ะ เก้าอี้ ยังประกอบด้วย เครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ โทรสาร ตู้เก็บเอกสาร เครื่องถ่ายเอกสาร คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลพร้อมเครื่องพิมพ์
เรื่องที่ 1.1.2 การจัดการสำนักงาน
การจัดการสำนักงานให้ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 6 ประการ ดังนี้
1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย
- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม
- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร
- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน
- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน
- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร
- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน
- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้
2.1 งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร
2.2 งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค
2.3 งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ
3.การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้ทรัพยากร การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุ
สำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ
4.การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
5.การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน
6.การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ลุล่วงไปด้วยดี
เรื่องที่ 1.1.3 สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีสำนักงาน
1.สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้
1.1 ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต
1.2 การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน
1.3 สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
2.เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้
2.1 ระบบงานพิมพ์
2.2 ระบบโทรคมนาคม
2.3 ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร
2.4 คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล
2.5 ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต


ตอนที่ 1.2 สำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 1.2.1 พัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ที่มาของสำนักงานอัตโนมัติ สิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ คือ
1.1 เศรษฐกิจ ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร เงินเดือนพนักงานที่จัดการเอกสาร ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร
1.2 สารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้ ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอยู่ที่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอันประกอบด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม
เรื่องที่ 1.2.2 ความหมายและองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ
1 ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
กอร์ดอน บี เดวิส (Gordon 1984) “สำนักงานอัตโนมัติ คือ การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในงานสำนักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ”
เดวิด บารคอมบ์ (Barcomb 1989) “ในภาพกว้างแล้ว สำนักงานอัตโนมัติก็คือ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช่วยให้ผู้คนจัดการสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติเป็นหลักการ เป็นวิธีการใหม่สำหรับคิดและดำเนินงานกับสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติเป็นของจริง เป็นระบบที่ใช้งานได้ในทางปฏิบัติและมีอยู่จริง สำนักงานอัตโนมัติไม่ได้เป็นสิ่งที่เรียกว่า “สำนักงานในอนาคต” ซึ่งยังเป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านั้น”
ชารลส์ เรย์ แจเน็ต ปาล์มเมอร์ และเอวีโวห์ล (Ray, Palmer and Wohl 1995) “สำนักงานอัตโนมัติเป็นหลักการที่เกี่ยวข้องกับการประสานโต้ตอบกันของผู้ที่อยู่ในสำนักงานโดยอาศับระบบและเทคโนโลยีเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ”
ครรชิต มาลัยวงศ์ (ครรชิต มาลัยวงศ์ 2536) “แนวคิด และวิธีการนำคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกสบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน การจัดงานนัดหมาย การประชุม และการตัดสินใจ”
สำนักงานอัตโนมัติจัดตั้งขึ้นให้เป็นส่วนหนึ่งของสำนักงาน และทำหน้าที่ส่งเสริมและสนับสนุนหน่วยงานให้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และตรงเป้าหมายที่หน่วยงานได้กำหนดไว้
2. องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น
2.1 บุคลากร อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงานอื่นๆ
2.2 กระบวนการปฏิบัติงาน
2.2.1 การรับเอกสารและข้อมูล
2.2.2 การบันทึกเอกสารและข้อมูล
2.2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมูล
2.2.4 การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
2.2.5 การกระจายข่าวสาร
2.2.6 การขยายรูปแบบเอกสาร
2.2.7 การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล
2.2.8 การกำจัดและการทำลายเอกสาร
2.2.9 การดูแลความมั่นคงปลอดภัย
2.3 เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
2.4 เทคโนโลยี
2.5 การบริหารจัดการ
เรื่องที่ 1.2.3 ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
เรื่องที่ 1.2.4 เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ
1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
1.1 ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ มีสมรรถนะสูง ราคาแพง เหมาะสำหรับงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์
1.2 เมนเฟรม บันทึกและจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับหน่วยงานธุรกิจขนาดใหญ่
1.3 ไมโครคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล มีขนาดเล็ก นิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่าย
2.เทคโนโลยีโทรคมนาคม
2.1 เทคโนโลยีโทรคมนาคมพื้นฐาน
2.1.1 ระบบโทรศัพท์ ปัจจุบันมีโทรศัพท์พีซีที เป็นโทรศัพท์ไร้สายซึ่งสามารถถือติดตัว โทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุมการใช้โทรศัพท์ ที่เรียกว่า เทเลโฟนี (telephony)
2.1.2 ระบบโทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารในสำนักงานผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
2.1.3 ระบบประชุมทางไกล
2.2 ระบบสื่อสารข้อมูล เป็นการส่งข้อความ หรือข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคมระหว่างสถานที่สองแห่ง ประกอบด้วยอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน คือ
2.2.1 ส่วนรับ/ส่งข้อมูล
2.2.2 ส่วนแปลงสัญญาณ
2.2.3 ส่วนการสื่อสาร
3.เทคโนโลยีสำนักงาน
3.1 เครื่องพิมพ์ดีด
3.2 เครื่องถ่ายเอกสาร
3.3 เครื่องบันทึกเอกสารลงบนไมโครฟิล์มและเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม
3.4 เครื่องบันทึกเอกสารลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์
4. เทคโนโลยีภาพกราฟิก งานประมวลภาพกราฟิกเป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารมาสแกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาบันทึกบนสื่อบันทึก หรือแสดงบนจอภาพ หรือส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเช่นเดียวกับโทรสาร บางกรณีต้องการเปลี่ยนภาพกราฟิกให้เป็นข้อความสำหรับนำไปใช้งานอื่นๆ จึงจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมประเภทโปรแกรมรู้จำอักขระด้วยแสง (Optical Character Recognition,OCR)
5. ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานง่ายๆ ซึ่งสามารถจัดสร้างขึ้นให้ผู้ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าถึงได้ และมีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง ยังมีการนำแนวคิดและเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตไปใช้กับการจัดระบบเครือข่ายอื่นๆ ได้แก่ ระบบอินทราเน็ต และระบบเอกซ์ทราเน็ต
เรื่องที่ 1.2.5 แนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
1. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล ควรมีลักษณะดังนี้
- ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน
- มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
- ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
- อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
-ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
2. บุคลากรที่มีบทบาทในการริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง
2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ
2.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ
3.ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
3.2 การวางแผนการพัฒนา
3.3 การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน
4.สิ่งสำคัญในการวางแผน ข้อมูลพื้นฐานที่จะต้องทราบก่อนการวางแผนคือ
4.1 ข้อมูลหน่วยงาน
4.2 ข้อมูลสถานภาพปัจจุบันของหน่วยงาน
4.3 ข้อมูลลักษณะของหน่วยงาน
4.4 ข้อมูลผู้ใช้
4.5 ระบบการสื่อสาร
4.6 ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ใช้
4.7 การสนับสนุน
เมื่อทราบข้อมูลที่จำเป็นแล้วผู้วางแผนอาจจะจัดทำแผนการพัฒนาขึ้นโดยใช้เทคนิคต่างๆหรือใช้มาตรฐานการวางแผนงานที่หน่วยงานกำหนดขึ้น เช่นอาจใช้วิธีการเขียนแผนงานเป็นผังงานแกนต์หรือแกนต์ชาร์ต ซึ่งในแผนภาพดังกล่าวจะต้องแสดงระยะเวลาในการดำเนินภารกิจและรายการภารกิจต่างๆ ดังนี้ กำหนดทีมงาน จัดประชุมชี้แจง รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ความต้องการ ออกแบบระบบงาน เลือกอุปกรณ์และระบบงาน พัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม ติดตั้งอุปกรณ์และระบบงาน ทดสอบอุปกรณ์และระบบงาน จัดทำคู่มือ ฝึกอบรม ปรับเปลี่ยนข้อมูลเดิม เปลี่ยนระบบ ประเมินผลการดำเนินงาน ปรับปรุงแก้ไข
5. วิธีการพัฒนา หน่วยงานสามารถพัฒนาหรือจัดหาระบบงานคอมพิวเตอร์มาใช้งานได้ 6 แบบ ดังนี้
5.1 การจัดทำระบบงานเองโดยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์
5.2 การจัดทำระบบงานเองโดยกลุ่มผู้ใช้ระบบ
5.3 การว่าจ้างบริษัทภายนอก
5.4 การซื้อระบบงานมาตรฐาน
5.5 การซื้อระบบงาน
5.6 การจัดซื้อบริการ
6. วัฏจักรพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
6.1 การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ
6.2 การออกแบบระบบ
6.3 การสร้างและการติดตั้งระบบ
6.4 การทดสอบระบบงาน
6.5 การเตรียมตัวใช้งานระบบ
6.6 การเปลี่ยนระบบ
6.7 การประเมินและปรับปรุงระบบ