Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 มีการเปลี่ยนแปลง 2 ส่วนคือ

  1. รูปแบบไฟล์ เปลี่ยนจากไฟล์ MDB เป็น ACCDB
  2. การอินเตอร์เฟซ ส่วนสำคัญคือ การใช้ Ribbon แทนที่เมนู

การเปลี่ยนแปลงรูปแบบไฟล์

รูปแบบไฟล์ ACCDB เป็นนามสกุลไฟล์ของ Microsoft Access 2007 แตกต่างจากเวอร์ชันเดิมที่เป็น MDB โดย Microsoft Jet database engine ได้รับการปรับปรุงเป็นเวอร์ชันเฉพาะเรียกว่า Access Database Engine ที่สามารถบูรณาการกับ Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 และ Microsoft Office Outlook 2007

ส่วนการทำงานใหม่ของรูปแบบไฟล์ Microsoft Access 2007

  1. ฟิลด์ multivalued lookup เป็นฟิลด์ lookup ที่เก็บได้มากกว่า 1 ค่าในแต่ละฟิลด์ จึงสามารถสร้างความสัมพันธ์แบบ many-to-many ฟิลด์
  2. ประเภทข้อมูล Attachment ประเภทข้อมูลทำงานในการเก็บเอกสารและไฟล์ไบนารีในฐานข้อมูลได้ง่าย โดย Attachment บีบอัดไฟล์ที่เก็บอย่างอัตโนมัติ ไฟล์ที่เก็บได้ เช่น ไฟล์ word ไฟล์รูปภาพ รวมถึงสามารถมีฟิลด์ Attachment หลายฟิลด์ในเรคคอร์ดเดียว
  3. การบูรณาการกับ Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 และ Microsoft Office Outlook 2007 นอกจากการรวมเข้าด้วยกันแล้ว การทำงานกับ SharePoint สามารถเป็นแบบ offline ได้
  4. การสืบค้นประวัติฟิลด์ Memo เนื่องจากฟิลด์ Memo สามารถใช้ประโยชน์ในการสารสนเทศขนาดใหญ่ เริ่มจากการตั้งค่าคุณสมบัติ AppendOnly ให้บังคับ Microsoft Access รักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในฟิลด์ Memo ส่วนการทำงานนี้สนับสนุนส่วนการงานนี้ใน Windows SharePoint Services 3.0 ดังนั้นสามารถใช้ Microsoft Access สืบค้นฟิลด์ text ที่เก็บใน SharePoint list

นามสกุลไฟล์

Microsoft Access 2007 มีนามสกุลไฟล์

  • ACCDB นามสกุลนี้สำหรับรูปแบบไฟล์ Microsoft Access 2007 ที่ใช้แทนที่ไฟล์ MDB
  • ACCDE นามสกุลนี้สำหรับไฟล์ Microsoft Access 2007 ในโหมด execute only ไฟล์ ACCDE จะลบคำสั่ง Visual Basic for Applications (VBA) ต้นแหล่งทั้งหมด (Visual Basic for Applications (VBA) เป็นเวอร์ชันภาษามาโครของ Microsoft Visual Basic ที่ใช้ในโปรแกรมประยุกต์บน Windows) นามสกุล ACCDE แทนที่นามสกุล MDE
  • ACCDT นามสกุลนี้สำหรับฐานข้อมูลต้นแบบของ Microsoft Access
  • ACCDR เป็นนามสกุลใหม่ที่ให้เปิดฐานข้อมูลในโหมด runtime การเปลี่ยนนามสกุลไฟล์ ACCDB เป็น ACCDR ทำได้ง่าย และสามารถสร้างเวอร์ชัน locked-down ของฐานข้อมูล Microsoft Access 2007 เมื่อเปลี่ยนนามสกุลไฟล์กลับมาเป็น ACCDB สามารถฟื้นการทำงานได้เหมือนเดิม

อินเตอร์เฟซ

Microsoft Office 2007 มีการปรับปรุงอินเตอร์เฟซ คือ เมนู Office, Ribbon และกล่องไดอะล๊อก รวมถึง Microsoft Access 2007 ด้วย เมื่อเปิดหน้าจอโปรแกรมนี้ จะมีลักษณะดังนี้

ภาพ 1 Database Window ของ Microsoft Access 2007

Microsoft Office Button รวบรวมชุดคำสั่งจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้าง การบันทึก การพิมพ์ การสำรองฐานข้อมูล และ Publishing ปุ่มคำสั่งนี้อยู่ที่มุมซ้ายของ Database window เมนูคำสั่งนี้ ต่อไปจะเรียกว่า เมนู Office โดยมาแทนที่ เมนู File ของ Microsoft Access เวอร์ชันเก่า

  • Quick Access Toolbar นำเสนอบางคำสั่งเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน แถบเครื่องมือนี้อยู่ถัดจาก Microsoft Office Button มาทางขวา ตามค่าเริ่มต้นแสดงปุ่มคำสั่ง Save, Undo และ Redo แต่สามารถเพิ่มคำสั่งอื่นได้อีก
  • Title Bar หรือแถบไตเติล แสดงชื่อของอ๊อบเจคฐานข้อมูลปัจจุบัน (ถ้าขยายใหญ่) ด้านขวาสุดเป็นปุ่มการย่อ ขยาย และปิดเหมือนกับโปรแกรม Windows ทั้งหมด การซ่อน Access Window ชั่วคราวสามารถคลิกปุ่ม Minimize (ย่อ) จัดขนาดของ window โดยการคลิกปุ่ม Restore Down / Maximize และปิด window หรือออกจาก Microsoft Access โดยการคลิกปุ่ม Close
  • Ribbon อยู่ใต้แถบไตเติลเป็นส่วนการทำงานใหม่ในโปรแกรมชุด Microsoft Office 2007 คำสั่งต่างๆได้รับการนำเสนอบน Ribbon แทนที่บนแถบเมนูหรือแถบเครื่องมือแบบเดิม จึงทำให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใน Window การจัด Ribbon เป็นแท๊บหน้าที่เฉพาะที่แบ่งตามกลุ่มหน้าที่เฉพาะของคำสั่ง
  • ปุ่มคำสั่ง ในแต่ละกลุ่ม ปุ่มคำสั่งเปลี่ยนขนาดโดยขึ้นกับความกว้าง Window ของโปรแกรม ปุ่มเหล่านี้อาจจะใหญ่ เล็ก หรือกว้าง และป้ายปุ่มคำสั่งอาจจะเป็นชื่อ ไอคอน หรือทั้ง 2 อย่าง เมื่อชี้ไปที่ปุ่มคำสั่งจะแสดงชื่อปุ่มคำสั่งนั้นใน ScreenTip บางครั้งจะอธิบายการทำงานของปุ่มคำสั่งนั้น
    บางปุ่มคำสั่งมีลูกศร ซึ่งในลูกศรนั้นจะมีฟังก์ชันอื่นๆ ถ้าชี้ปุ่มคำสั่งที่มีลูกศรภายในตัวปุ่มคำสั่งนั้น ลูกศรจะแสดงรายการคำสั่งย่อยให้เลือก ถ้าลูกศรแยกต่างหาก ลูกศรจะแสดงรายการคำสั่งย่อยที่ทำตามการเลือกปัจจุบัน
  • Dialog Box Launcher อยู่ที่มุมขวาล่างของแต่ละกลุ่มบนแถบไตเติลจะเก็บคำสั่งร่วมที่มีความสัมพันธ์ แต่ไม่ได้นำเสนอเป็นปุ่มคำสั่งบนกลุ่ม แต่แทนที่ด้วยกล่องไดอะล๊อก
  • Microsoft Office Access Help ปุ่มคำสั่งนี้อยู่ที่มุมขวาบนของ Ribbon
  • Navigator Pane แสดงรายการอ๊อบเจคฐานข้อมูล การเปลี่ยนอ๊อบเจคในรายการให้คลิกส่วนหัวของรายการ แล้วคลิกกลุ่มของอ๊อบเจคที่ต้องการให้แสดง

Tabbed Document

ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Access 2007 แสดงอ๊อบเจคฐานข้อมูลเป็นเอกสารแท็บ (Tabbed Document) ใน Document window ถ้าต้องการแสดงแต่ละอ๊อบเจคแยก window เหมือนเวอร์ชันก่อนหน้านี้ให้คลิก Access Option บนเมนู Office แล้วเลือกเพจ Current Database จากนั้นเลือกตัวเลือก Overlapping Windows

เมื่อแสดง Tabbed Document ปุ่มคำสั่ง Close ของอ๊อบเจคฐานข้อมูลปัจจุบันจะอยู่ที่ด้านขวาของเอกสารแท๊บ ตามภาพ 2 เป็นเอกสารแท๊บและเปิดตารางอยู่จะเห็นแท๊บ Contextual ของตารางข้อมูล ในที่นี้คือ แท๊บ Table Tools

การแสดงเป็น Overlapping Windows และขยาย Window ขึ้นมา ปุ่มคำสั่ง Minimize, Maximize / Restore Down และ Close สำหรับ Object window จะปรากฏบนมุมขวาของ Ribbon ไอคอน Access ปรากฏบนด้านซ้ายของแท็บ Home การคลิกไอคอน Access เป็นการเมนูควบคุมแสดงรายการคำสั่งสัมพันธ์กับการจัดการ Object window คือ Restore, Move, Size, Minimize, Maximize และ Close เมื่อไม่ได้ขยาย

การเปิดเมนูควบคุมให้คลิกที่ไอคอนอ๊อบเจคด้านซ้ายบนแถบไตเติลของ Object window

ภาพ 2 ตารางข้อมูล Customer แสดงในรูปแบบเอกสารแท๊บ

ภาพ 1.3 ฟอร์ม Home ปรากฎในรูปแบบ overlapping window

Database Window

Ribbon บน Database Window มี 4 แท็บ คือ Home, Create, External Data และ Database Tools

Ribbon สามารถซ่อนได้ด้วยคลิกเมาส์ปุ่มขวาบนแถบคำสั่ง Ribbon เลือกคำสั่ง Minimize the Ribbon ถ้าต้องการพื้นที่หน้าจอเพิ่มขึ้น แต่ Ribbon ที่ซ่อนไว้สามารถแสดงออกมา เมื่อคลิกแท็บใดแท๊บหนึ่ง

ภาพ 4 การซ่อน Ribbon

ถ้ามีการเปิดอ๊อบเจค จะปรากฎแท๊บ Contextual ของอ๊อบเจค เช่น การเปิดมุมมองตารางข้อมูลจะปรากฏแท๊บ Datasheet ภายใต้แท็บ Table Tools ตัวอย่างภาพ 1.2

แท๊บ Home

แท๊บ Home รวบรวมคำสั่งที่เกี่ยวกับการจัดหน้าจอ ในการแสดงผลเทียบได้กับเมนู Edit, เมนู Record ในเวอร์ชันก่อนหน้า แท๊บนี้ประกอบด้วยกลุ่มต่อไปนี้

  • View เป็นกลุ่มฟังก์ชันแสดงมุมมองอ๊อบเจค เช่น ตาราง, ออกแบบ, Pivot Table, Pivot Chart หรืออื่นๆ ตามประเภทอ๊อบเจค
  • Clipboard เป็นกลุ่มฟังก์ชันการคัดลอก
  • Font เป็นกลุ่มฟังก์ชันจัดการแสดงตัวอักษร
  • Rich Text เป็นกลุ่มฟังก์ชันจัดหน้ากระดาษ เช่น การวางเยื้อง
  • Records เป็นกลุ่มฟังก์ชันทำงานกับเรคคอร์ด เช่น การหาผลรวม การลบ
  • Sort & Filter เป็นกลุ่มฟังก์ชันจัดการเรคคอร์ดในด้านการเรียงลำดับ การสร้างตัวกรอง
  • Find เป็นกลุ่มฟังก์ชันค้นหาและแทนที่

ภาพ 5 แท๊บ Home

แท๊บ Create

แท็บ Create รวมคำสั่งในการสร้างอ๊อบเจคฐานข้อมูล แท๊บนี้ประกอบด้วยกลุ่มต่อไปนี้

  • Tables เป็นกลุ่มฟังก์ชันการสร้างตารางข้อมูล
  • Forms เป็นกลุ่มฟังก์ชันการสร้างฟอร์ม
  • Reports เป็นกลุ่มฟังก์ชันการสร้างรายงาน
  • Others เป็นกลุ่มฟังก์ชันการสร้างคิวรี่และมาโคร

ภาพ 6 แท๊บ Create

แท๊บ External Data

แท๊บ External Data รวบรวมคำสั่งในการนำเข้าหรือส่งออกข้อมูล แท๊บนี้ประกอบด้วยกลุ่มต่อไปนี้

  • Import เป็นกลุ่มฟังก์ชันนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Access, ไฟล์ Excel, ไฟล์ HTML หรือ XML, ไฟล์ข้อความ ตลอดจนฐานข้อมูลอื่นๆ
  • Export เป็นกลุ่มฟังก์ชันส่งออกเป็น ไฟล์ Excel, ไฟล์ HTML หรือ XML, ไฟล์ข้อความ หรือฐานข้อมูล
  • Collect Data เป็นกลุ่มฟังก์ชันทำงานกับ Outlook สำหรับการส่งผ่านอีเมล์
  • Others เป็นกลุ่มฟังก์ชันทำงานกับ SharePoint อื่นๆ

ภาพ 7 แท๊บ External Data

แท๊บ Database Tools

แท๊บ Database Tools รวบรวมคำสั่งจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้างความสัมพันธ์ การกำหนดรหัสผ่านฐานข้อมูล แท๊บนี้ประกอบด้วยกลุ่มต่อไปนี้

  • Macro เป็นกลุ่มฟังก์ชันการสร้างระบบโปรแกรมอัตโนมัติ คือ มาโคร และคำสั่ง Visual Basic
  • Show / Hide เป็นกลุ่มฟังก์ชันทำงานกับอ๊อบเจคฐานข้อมูล เช่น ความสัมพันธ์
  • Analyze เป็นกลุ่มฟังก์ชันตรวจสอบและวิเคราะห์
  • Move Data เป็นกลุ่มฟังก์ชันส่งผ่านข้อมูลจากฐานข้อมูล คือ การส่งไปยัง SQL Server หรือการแบ่งฐานข้อมูลเป็นส่วนโปรแกรมกับฐานข้อมูล
  • Database Tools เป็นกลุ่มฟังก์ชันสนับสนุนฐานข้อมูล เช่น Link Table Manager

ภาพ 1.8 แท๊บ Database Tools

แท๊บ Contextual

เมื่อมีการเลือกอ๊อบเจคตามแต่ละ Categories แท๊บ Contextual จะแสดงออกมาสัมพันธ์กับอ๊อบเจคและมุมมอง ต่อจากแท๊บปกติ เช่น การเปิดตารางข้อมูล จะปรากฏแท๊บ Datasheet ตามภาพ 2 แสดงแท๊บ Contextual ที่เป็น Datasheet สำหรับการเปิดตารางข้อมูลในมุมมองตาราง

การเปิด Dialog Box Launcher

กลุ่มฟังก์ชันที่มีลูกศรที่ด้านขวา เช่น Font สามารถเปิด Dialog Box Launcher สำหรับการตั้งค่าเพิ่ม

ภาพ 1.9 Dialog Box Launcher ของฟอนต์

Navigator Pane

การแสดง Category ของ Navigator Pane ให้ที่แถบ Navigator จะปรากฎเมนูคำสั่ง Navigator โดยจะแสดง Category มาตรฐาน เช่น Object Type, Tables and Related Views และที่เจาะจงเอง เช่น Northwind Trader ตามภาพ 10

ภาพ 1.10 Navigator Pane

ในเมนูคำสั่ง Navigator แบ่งเป็น 2 ส่วน คือ Navigator To Category สำหรับแสดงรายการ Category และ Filter By Group สำหรับแสดงรายการอ๊อบเจคด้วยการกรอง Group ของ Category

การกำหนดตัวเลือก Navigator Pane ให้ไปที่เมนู Office เลือก Access Options เมื่อไดอะล๊อก Access เปิดขึ้นมา เลือกคำสั่ง Current Database แล้วคลิกตัวเลือก Navigation Options ในกลุ่ม Navigation (เมนู Office -> Access Options -> Current Database -> Navigation Options)

หรือ คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่แถบ Navigator เลือกคำสั่ง Navigation Options จากเมนูลัด

ภาพ 1.11 เปิดไดอะล๊อก Navigator Options

 

ตารางข้อมูล

การสร้างตารางข้อมูล

เมื่อสร้างตารางข้อมูลขึ้นมาครั้งแรกจะว่างเปล่า จากนั้นกำหนดฟิลด์และเลือกประเภทข้อมูลของแต่ละฟิลด์ เพื่อเก็บข้อมูลตามที่ต้องการ เช่น ชื่อที่อยู่ วันเข้าทำงาน ที่อยู่ปัจจุบัน

เมื่อมีการบันทึกตารางข้อมูลที่ทำการออกแบบเรียบร้อยจะสามารถป้อนข้อมูลได้ทันที

ภาพ 1 แท๊บ Create สำหรับการสร้างตารางข้อมูล

การสร้างให้คลิกเลือกแท๊บ Create แล้วเลือกคำสั่งสร้างในกลุ่ม Tables ซึ่งมีวิธีการสร้าง 4 แบบ

  • Datasheet View เป็นการสร้างจากการป้อนข้อมูลบนตาราง
  • Design View เป็นการสร้างด้วยมุมมองออกแบบ
  • Table Template เป็นการสร้างด้วยต้นแบบที่มากับโปรแกรม Microsoft Access
  • SharePoint Lists เป็นตารางข้อมูลเชื่อมโยงกับ SharePoint

การสร้างตารางข้อมูลด้วย Table Templates

  1. ที่ Database Window เลือกแท๊บ Create แล้วเลือกคำสั่ง Table Templates ในกลุ่ม Tables
  2. เลือกรายการจาก drop down list ตามภาพ 2
  3. Microsoft จะทำการสร้างและแสดงในมุมมองตาราง
  4. ถ้าต้องการแก้ไขประเภทข้อมูลและคุณสมบัติ ให้ไปที่แท๊บ Datasheet ตามภาพ 3 เมื่อบันทึกข้อมูลจึงจะให้ตั้งชื่อตารางข้อมูล

ภาพ 2 การเลือกตารางข้อมูลต้นแบบ

ภาพ 3 การแก้ไขคุณสมบัติฟิลด์ในแท๊บ Datasheet

การสร้างตารางข้อมูลด้วยมุมมองออกแบบ

  1. ที่ Database Window เลือกแท๊บ Create แล้วเลือกคำสั่ง Table Design ในกลุ่ม Tables
    Microsoft Access จะเปิดตารางข้อมูลเปล่าในด้านมุมมองออกแบบ
  2. ให้กำหนดฟิลด์ และประเภทข้อมูลในมุมมองออกแบบของตารางข้อมูลจนเสร็จสิ้น
  3. ให้บันทึกด้วยคำสั่ง Save จากเมนู Quick Acess และตั้งชื่อตารางข้อมูล ในไดอะล๊อก Save As
  4. คลิกปุ่มคำสั่ง OK

ภาพ 4 มุมมองออกแบบของตารางข้อมูล

ภาพ 5 ไดอะล๊อก Save

การสร้างตารางข้อมูลด้วยมุมมองตาราง

  1. ที่ Database Window เลือกแท๊บ Create แล้วเลือกคำสั่ง Table ในกลุ่ม Tables
  2. Microsoft Access จะเปิดตารางสำหรับการป้อนข้อมูล การตั้งชื่อฟิลด์ให้คลิกที่หัวคอลัมน์แล้วเปลี่ยนชื่อเป็นฟิลด์ที่ต้องการ เช่น Title ตามภาพ 6
  3. คลิกปุ่มคำสั่ง Save จากเมนู Quick Acess
  4. Microsoft Access จะเปิดไดอะล๊อก Save As ให้ตั้งชื่อตารางข้อมูล คลิกปุ่มคำสั่ง OK

ภาพ 6 การสร้างข้อมูลด้วยการป้อนข้อมูล

ประเภทข้อมูล

Microsoft Access 2007 ได้เพิ่มประเภทข้อมูลคือ Attachment

ประเภทข้อมูล

คำอธิบาย

ขนาด

Attachment

ประเภทข้อมูลใหม่ในไฟล์ ACCDB ของ Microsoft Access 2007 ประเภทข้อมูลนี้สามารถแนบไฟล์ภาพ กระดาษทำการ (เช่น Excel) เอกสาร (เช่น Word) หรือไฟล์ประเภทอื่นที่สนับสนุนเข้าสู่เรคคอร์ดในฐานข้อมูล เหมือนกับการแนบไฟล์ไปกับอีเมล์ การดูและแก้ไขไฟล์แนบขึ้นกับการออกแบบฟิลด์ Attachment ฟิลด์ประเภทนี้ให้ความยืดหยุ่นมากกว่าฟิลด์ OLE Object และสามารถใช้พื้นที่จัดเก็บได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะไม่มีการสร้างไฟล์บิตแม็บ

ส่วนการทำงานใหม่

ส่วนการทำงานใหม่เป็นการประยุกต์กับมุมมองแผ่นตาราง (Datasheet View)

การใช้คำสั่ง Totals

  1. เปิดตารางข้อมูลหรือคิวรี่ด้านแผ่นตาราง ( Datasheet)
  2. คลิกปุ่มคำสั่ง Totals
  3. จากนั้นให้ไปที่เรคคอร์ดสุดท้าย จะปรากฎแถว Totals ทุกฟิลด์หรือคอลัมน์สามารถหาผลรวมได้ เช่น ฟิลด์ Number สามารถหาค่าต่างๆ ได้ เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด หรือต่ำสุด เป็นต้น ฟิลด์ข้อความสามารถใช้ฟังก์ชัน Count นับจำนวนแถว ตามภาพ 1.14 ฟิลด์ Extended Price เป็น Currency

ภาพ 1 การใช้คำสั่ง Totals หาผลรวมของแผ่นตาราง

การเรียงลำดับและการกรอง

Microsoft Access 2007 ได้เพิ่มส่วนการทำงานการเรียงลำดับและการกรองกับแผ่นตาราง

  1. เปิดตารางข้อมูลหรือคิวรี่ด้านแผ่นตาราง ( Datasheet)
  2. คลิกที่ ลูกศรด้านขวาของชื่อฟิลด์ที่ต้องการเรียง เมนูการเรียงลำดับและตัวกรองจะเปิดขึ้น
  3. เลือกวิธีการเรียงลำดับ
  4. เลือกเงื่อนไขและค่าตัวกรอง
  5. คลิกปุ่มคำสั่ง OK

ภาพ 2 การเรียงลำดับและการกรองของมุมมองแผ่นตาราง

การใช้กับฟิลด์วันที่

Microsoft Access 2007 ได้เพิ่มการประยุกต์ปฏิทินกับฟิลด์ประเภทข้อมูลวันที่

  1. เปิดตารางข้อมูลหรือคิวรี่ด้านแผ่นตาราง ( Datasheet)
  2. เมื่อเคอร์เซอร์อยู่ที่ฟิลด์วันที่ จะมีไอคอนปฏิทินอยู่ด้านขวาของฟิลด์ คลิกที่ไอคอนปฏิทินจะปรากฎปฏิทินบอกวันที่ของฟิลด์
  3. เลือกวันที่ เดือน และปี
  4. เลื่อนไปฟิลด์อื่น ปฏิทินจะปิดลงไป

ภาพ 3 การเปิดปฏิทินบนฟิลด์ประเภทข้อมูลวันที่

 

คิวรี่

คิวรี่มีการเปลี่ยนแปลงไม่มาก ยกเว้นอินเตอร์เฟซการสร้าง ที่ใช้แท๊บ Create บน Ribbon

มุมมองของคิวรี่ใน Query Window

บน Query Window คิวรี่มีมุมมอง 5 แบบคือ

  • Design View (มุมมองออกแบบ) ใช้สำหรับการสร้างคิวรี่ใหม่ แก้ไข หรือปรับปรุงคิวรี่ ด้วยการติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟฟิก
  • SQL View (มุมมอง SQL) ใช้สำหรับการสร้างคิวรี่ แก้ไข หรือปรับปรุงคิวรี่ ด้วยการใช้คำสั่ง SQL
  • Datasheet View (มุมมองแผ่นตาราง) ใช้สำหรับดูข้อมูลที่เรียกมาโดยคิวรี่ที่สร้างขึ้น
  • PivotTable View ใช้สำหรับการแสดงมุมมอง PivotTable เพื่อแสดงความสัมพันธ์ข้อมูลแบบ 2 มิติ
  • PivotChart View ใช้สำหรับการแสดงแผนภูมิประกอบข้อมูล PivotTable

ภาพ 1 มุมมองออกแบบคิวรี่

PivotTable View

มุมมอง PivotTable ต้องสร้างจากคิวรี่ที่มีอยู่ เมื่อสร้างแล้วสามารถเปิดดูในมุมมอง PivotChart ได้

  1. เปิดคิวรี่ที่ต้องการในมุมมองแผ่นตาราง หรือมุมมองออกแบบ
  2. ที่แท๊บ Home เลือกคำสั่ง PivotTable View จากรายการในคำสั่ง View
  3. เมื่อมุมมอง PivotTable เปิดขึ้นมาให้เลือกฟิลด์วางที่
    (1) ฟิลด์ตัวกรอง หรือ Filter area
    (2) ฟิลด์คอลัมน์ หรือ Column area
    (3) ฟิลด์แถว หรือ Row area
    (4) ฟิลด์ข้อมูล หรือ Data area
    หรือ คลิกเลือกฟิลด์และรายการที่ด้านล่างรายการฟิลด์ แล้วคลิกปุ่ม Add to
  4. เมื่อวางฟิลด์ครบจะสามารถแสดงผลออกมา

ภาพ 2 การวางฟิลด์ใน Pivot Table View

ภาพ 3 มุมมอง PivotTable

PivotChart View

มุมมอง PivotTable ต้องสร้างจากคิวรี่ที่มีอยู่ เมื่อสร้างแล้วสามารถเปิดดูในมุมมอง PivotChart ได้

  1. เปิดคิวรี่ที่ต้องการในมุมมองแผ่นตาราง หรือมุมมองออกแบบ
  2. ที่แท๊บ Home เลือกคำสั่ง PivotChart View ในรายการคำสั่ง View
  3. เมื่อมุมมอง PivotChart เปิดขึ้นมาให้เลือกฟิลด์วางที่
    (1) ฟิลด์ตัวกรอง หรือ Filter area
    (2) ฟิลด์ชุดข้อมูล หรือ Series area
    (3) ฟิลด์แกน X หรือ Category area
    (4) ฟิลด์ข้อมูล หรือ Data area
    หรือ คลิกเลือกฟิลด์และรายการที่ด้านล่างรายการฟิลด์ แล้วคลิกปุ่ม Add to
  4. เมื่อวางฟิลด์ครบจะสามารถแสดงผลออกมา

ภาพ 4 การวางฟิลด์ใน PivotChart

ภาพ 5 มุมมอง PivotChart

 

ฟอร์ม

ประเภทของฟอร์ม

ฟอร์มสามารถแบ่งออกเป็น 5 แบบ

1. ฟอร์มเดี่ยว (Single form) เป็นฟอร์มแสดงข้อมูล 1 เรคคอร์ดต่อ 1 เพจ

ภาพ 1 ฟอร์มเดี่ยว

2. ฟอร์มต่อเนื่อง (Continue form) เป็นฟอร์มแสดงรายการเรคคอร์ด

ภาพ 2 ฟอร์มแบบแถว

3. ฟอร์มแผ่นตาราง (Datasheet form) เป็นฟอร์มแสดงรายการเรคคอร์ดของมุมมองแผ่นตาราง

ภาพ 3 ฟอร์มแผ่นตาราง

4. ฟอร์ม Pivot Table เป็นฟอร์มแสดงข้อมูลแบบ Pivot Table

ภาพ 4 ฟอร์มตาราง Pivot Table

5. ฟอร์ม Pivot Chart เป็นฟอร์มแสดงกราฟข้อมูลในแบบ Pivot Chart

ภาพ 5 ฟอร์มกราฟ Pivot Chart

มุมมองของฟอร์ม

การทำงานกับฟอร์มต้องเกี่ยวข้องกับมุมมอง ดังนี้

  • มุมมองออกแบบ (Design view) สำหรับการออกแบบและปรับปรุงฟอร์ม
  • มุมมองฟอร์ม (Form view) สำหรับการแสดงผลของฟอร์ม
  • มุมมองผัง (Layout view) เป็นมุมมองออกแบบที่มีข้อมูล 1 เรคคอร์ด

การสร้างฟอร์ม

ในการสร้างฟอร์มตามปกติจะต้องเลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่เป็นลำดับแรก ยกเว้นถ้าต้องการนำฟอร์มไปใช้ในลักษณะอื่นๆ ที่ไม่ต้องการใช้ข้อมูลใดๆ เลย ให้ทำการสร้างโดยไม่ต้องเลือกตารางข้อมูลและคิวรี่

วิธีการสร้างฟอร์ม

ฟอร์มสร้างจากแท๊บ Create ในกลุ่ม Form มีคำสั่งเครื่องมือสร้างฟอร์มให้เลือก

ภาพ 6 แท๊บ Create กลุ่มฟอร์ม สำหรับการสร้างฟอร์ม

ฟอร์มสามารถสร้างได้ 3 วิธีหลัก คือ

  1. เครื่องมือสร้างฟอร์ม
  2. Form wizard
  3. มุมมองออกแบบ (Form design)

การสร้างฟอร์มด้วยคำสั่งเครื่องมือ

เครื่องมือสร้างฟอร์มเป็นคำสั่งฟอร์มแบบสำเร็จ

  • Form คำสั่งสร้างเป็นฟอร์มเดี่ยว
  • Split Form คำสั่งฟอร์มเดี่ยวกับฟอร์มย่อย โดยฟอร์มย่อยเป็นรายการของเรคคอร์ดทั้งหมด ในตารางข้อมูลนั้นด้วยฟอร์มแผ่นตาราง
  • Multiple Items คำสั่งสร้างฟอร์มแบบต่อเนื่อง
  • Pivot Chart คำสั่งสร้างฟอร์มแบบ Pivot Chart
  • Pivot Table คำสั่งสร้างฟอร์มแบบ Pivot Table คำสั่งนี้สร้างอยู่ในรายการคำสั่ง More Form
  • Blank Form คำสั่งสร้างฟอร์มด้วยมุมมองผัง
  • Datasheet คำสั่งสร้างฟอร์มแผ่นตาราง คำสั่งนี้สร้างอยู่ในรายการของคำสั่ง More Form
  • Modal Dialog คำสั่งสร้างฟอร์มเดี่ยวแบบไดอะล๊อก โดยกำหนดคุณสมบัติ Popup และ Modal เป็น Yes คำสั่งนี้สร้างอยู่ในรายการของคำสั่ง More Form

วิธีการสร้างฟอร์มด้วยคำสั่งเครื่องมือ

  1. เลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่เป็นแหล่งข้อมูล
  2. ที่แท๊บ Create ในกลุ่ม Form เลือกคำสั่งสร้างฟอร์มที่ต้องการ
  3. จากนั้น Microsoft Access จะสร้างฟอร์มด้วยฟิลด์ของแหล่งข้อมูล และเปิดให้ดูในมุมมองฟอร์ม

การสร้างฟอร์มด้วย Form Wizard

การสร้างด้วย Form Wizard เป็นวิธีการสร้างที่สะดวกอีกวิธีหนึ่งคล้ายกับ Auto Form แต่แตกต่างกันที่

ขั้นตอนการใช้ Wizard จะมีขั้นตอนให้เลือกเฉพาะฟิลด์และรูปแบบของฟอร์มที่ต้องการ

วิธีการสร้างฟอร์มด้วย Form Wizard

  1. ที่แท๊บ Create เลือกคำสั่ง More Form ในกลุ่ม Forms
  2. เลือก Form Wizard จากรายการคำสั่งภายใน More Form
  3. จากนั้นให้ทำตามขั้นตอนต่างคำสั่งของ Wizard จนถึงขั้นสุดท้าย ให้ตั้งชื่อฟอร์ม แล้วคลิก Finish ฟอร์มที่สร้างขึ้นจะได้รับการบันทึก แล้วจะเปิดขึ้นมาบนจอภาพ

การสร้างฟอร์มด้วยมุมมองออกแบบ

การสร้างฟอร์มด้วยมุมมองออกแบบ (Design View) เป็นการสร้างฟอร์มเอง เริ่มต้นจากฟอร์มเปล่า แล้วนำฟิลด์มาวางบนฟอร์ม เป็นวิธีการสร้างฟอร์มอีกวิธีหนึ่ง

วิธีการสร้างฟอร์มด้วยมุมมองออกแบบ

  1. ที่แท๊บ Create เลือกคำสั่ง Form Design ในกลุ่ม Forms
  2. จะปรากฏฟอร์มเปล่าขึ้นมาให้ทำการปรับปรุง
  3. ระบุแหล่งข้อมูล ด้วยการเปิดตารางคุณสมบัติ ให้เปิดกลุ่ม Data ที่คุณสมบัติ Data Source เลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่ต้องการ แล้วเลือกคำสั่ง Add Existing Field
    หรือ เลือกคำสั่ง Add Existing Field เมื่อรายการฟิลด์เปิดขึ้นให้เลือกตารางข้อมูล
  4. จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการ

ภาพ 7 ฟอร์มเปล่าที่สร้างด้วยมุมมองออกแบบ

การทำงานกับประเภทข้อมูล Attachment

ฟิลด์ประเภทข้อมูล Attachment ที่สามารถจัดเก็บเอกสารและไฟล์ไบนารี

ภาพ 8 การเพิ่มไฟล์หรืออ่านฟิลด์ประเภทข้อมูล Attachment

การเก็บและอ่านข้อมูล

  1. ที่ฟิลด์ประเภทข้อมูล Attachment
  2. คลิกที่พื้นที่ฟิลด์ ไดอะล๊อก Attachment จะเปิดขึ้นมา ไดอะล๊อกนี้ใช้เพิ่ม ลบ หรืออ่านไฟล์แนบหรือรูปภาพ
    - การเพิ่มไฟล์ให้ปุ่มคำสั่ง Add เมื่อคลิกแล้วจะมีไดอะล๊อก Browse สำหรับการค้นหาตำแหน่งเก็บไฟล์ที่ต้องการจัดเก็บ
    - การลบไฟล์ให้ปุ่มคำสั่ง Remove
    - การอ่านคลิกปุ่มคำสั่ง Open หรือดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์
  3. ออกจากไดอะล๊อก คลิกปุ่มคำสั่ง OK