ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล คือ
ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สัตว์ สิ่งของ สถานที่ หรือเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งอาจเป็น
ข้อความ ตัวเลข หรือภาพก็ได้ ข้อมูลควรจะเป็นสิ่งที่เป็นข้อเท็จจริงและเป็นความจริง

สารสนเทศ คือ
ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตามวัตถุประสงค์
ของผู้ใช้

สารสนเทศที่ดีจะต้องได้จากข้อมูลที่ดี คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี มีดังนี้

·       ถูกต้อง

·       ทันเวลา

·       สอดคล้องกับงาน

·       สามารถตรวจสอบได้

·       ครบถ้วน

สารสนเทศสามารถแบ่งแยกประเภทออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้นได้ ดังนี้

1. สารสนเทศที่ทำประจำ เช่น การทำรายงานสรุปจำนวนนักเรียนที่มาโรงเรียนในแต่ละวัน รายงานรายรับรายจ่ายประจำวันของโรงเรียน
2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย เช่น การทำบัญชีงบดุลของบริษัทที่ต้องยื่นต่อทางราชการ และเพื่อใช้ในการเสียภาษี
3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ เช่น รายงานข้อมูลที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการทำให้เกิดเป็นกลไกในการนำข้อมูล มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วน คือ

1. บุคลากร
2. ขั้นตอนการปฏิบัติ
3. เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์


4. ซอฟต์แวร์
5. ข้อมูล

ข้อมูลสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ

1. ข้อมูลปฐมภูมิ เป็นข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลที่ได้จากการสอบถามโดยตรง การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก เช่น การสอบถามอายุของเพื่อน ข้อมูลที่ได้จากเครื่องจักรอัตโนมัติ ได้แก่ เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านเครื่องหมายบนกระดาษ
2. ข้อมูลทุติยภูมิ เป็นข้อมูลที่ได้จากข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่จำเป็นต้อง ไปสำรวจเอง เช่น ข้อมูลสถิติต่าง ที่หน่วยงานรัฐบาลทำไว้แล้ว เช่น สถิตจำนวนประชากร สถิติการส่งสินค้าออก สถิติการนำสินค้าเข้า ข้อมูลเหล่านี้มีการตีพิมพ์เผยแพร่เพื่อให้นำไปใช้งาน ได้ต่อไป

การประมวลผลข้อมูล คือ
การนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ ที่เรียกว่า "สารสนเทศ "

วิธีการประมวลผล จำแนกได้ 3 วิธี
1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เช่น ใช้ลูกคิด , เครื่องคิดเลข การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน
2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักร (Mechanical Data Processing) เช่น เครื่องทำบัญชีด้วยบัตรเจาะรู การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีข้อมูปริมาณปานกลาง และต้องการความเร็วในการทำงานปานกลาง
3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing) ซึ่งหมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ คือ งานที่มีปริมาณมากๆ ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำๆ กัน และมีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน

ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล หรือขั้นตอนให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
1. ขั้นเตรียมข้อมูล (Input) : การลงรหัส , การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล , การแยกประเภทข้อมูล , การบันทึกข้อมูลลงสื่อ
2. ขั้นการประมวลผล (Processing) : การคำนวณ , การเรียงลำดับข้อมูล , การดึงข้อมูลมาใช้ , การรวมข้อมูล
3. ขั้นการแสดงผลลัพธ์ (Output) : ผลสรุปรายงาน

วิธีการประมวลผล แบ่งตามระยะเวลาออกได้เป็น 2 วิธี

1. การประมวลผลแบบแบทซ์ หรือแบบกลุ่ม (Batch Processing)

เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงจะประมวลผลได้ เช่น การคิดเกรด ต้องเก็บรวบรวมคะแนนตั้งแต่ต้นเทอม จนถึงปลายเทอม แล้วจึงทำการรวบรวมประมวลผลได้เป็นเกรดตอนปลายเทอม

2. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing)

เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด ไม่ต้องรอระยะเวลา เช่น การถอนเงินจากเครื่องเอทีเอ็ม ไม่ต้องรอนาน เครื่องจะทำการจ่ายเงินออกมาทันที

อ้างอิงจากhttp://www.ds.ru.ac.th/test/Aj_palida/E-learning/computer_IT.html