การติดต่อสื่อสาร จากบนไปล่าง จากล่างไปบน และตามแนวนอน

การประสานงาน ( CO-ORDINATION) หมายถึง      การดำเนินการระหว่างบุคคลหรือหน่วยงานไม่ว่าจะอยู่ในองค์การเดียวกัน หรือไม่ก็ตาม เพื่อให้งานในความรับผิดชอบดำเนินไปด้วยความราบรื่น ไม่ซ้ำซ้อนเหลื่อมล้ำหรือขัดแย้งกัน รวมทั้งเพื่อให้เกิดความสมัครสมานสามัคคีระหว่างบุคคลหรือหน่วยงานด้วย

          รูปแบบการประสานงาน

1.    การประสานงานระดับบนลงล่าง

1.กำหนดอำนาจหน้าที่อย่างชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร

2.แต่ละหน่วยงานมีอำนาจหน้าที่ในการสั่งการและประสานงาน

3.การสั่งการและการประสานงานมีลำดับจากสูงมาล่าง

2.    การประสานงานในระดับเดียวกัน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ

2.1  การต่อรอง(Bargaining)

2.2  การดึงเข้ามาเป็นพวก(Cooptation)

2.3 การรวมกำลังกัน     (Coalition) 

          การประชุม หมายถึงการให้บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาพบกันโดยมี วัตถุประสงค์เพื่อชี้แจง ทำความเข้าใจ แสดงความคิดเห็น และหาข้อยุติ

          -การบริหารการประชุม ประกอบด้วย ศึกษาและวางแผนการประชุม สร้างบรรยากาศให้เป็นกันเอง กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วม และนำให้ที่ประชุมตัดสินใจ

          -การประชุมที่มีสิทธิผล ประกอบด้วย การบรรลุจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ ใช้เวลาเหมาะสม ผู้เข้าร่วมประขุมพอใจและผูกพันกับผลการประชุม

          เทคนิคในการบริหารความขัดแย้ง

          -การหลีกเลี่ยง รอให้ความขัดแย้งสลายตัว ไม่ควรใช้ เมื่อต้องการแก้ปัญหาเร่งด่วน

                                                                   -ต้องการแก้แค้น

                                                                   -การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ 

          -การร่วมมือกัน                   -เน้นความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

                                      -ไม่ควรใช้เมื่อต้องการแก้ไขปัญหาระยะยาว

                                      -การร่วมมือเป็นเพียงผิวเผิน

          -การเข้าครอบงำหรืออำนาจตัดสิน

          -การเจรจาต่อรองหรือการร่วมมือกัน

          -การหันหน้าเข้าหากัน

แนวทางแบบ 5 . เป็นแนวความคิดในการจัดความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงาน เพื่อก่อให้เกิดสภาพการทำงานที่ดี ปลอดภัย มีระเบียบเรียบร้อย อันจะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตที่สูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมดังนี้

          1.สะสาง (SERI)    คือการแยกสิ่งของที่ไม่ต้องการและขจัดของที่ไม่ต้องการทิ้งไป

          2.สะดวก (SEITION) คือการจัดวางสิ่งของต่าง ๆ ในสถานที่ทำงานให้เป็นระเบียบ มีการกำหนดทางเดินและที่วางให้ชัดเจน

          3.สะอาด (SEISO) คือการทำความสะอาด รวมถึงสถานที่ทำงานต้องสะอาด

          4.สุขลักษณะ (SEIKETSU) คือสภาพสะอาดหมดจด ถูกสุขลักษณะ และบำรุงรักษาให้คงอยู่ตลอดไป

          5.สร้างนิสัย (SHITSUKE) คือการฝึกอบรม ให้ความรู้ สร้างความเข้าใจ และทัศนคติที่ดีในการทำงาน สร้างนิสัยในการปฏิบัติตามระเบียบวินัย ข้อบังคับของหน่วยงานอย่างเคร่งครัด

แนวทางแบบปรับรื้อระบบ (REENGINEERING) ของ Michael Hammer กับ James Champy (1993)เป็นแนวทางที่รวบรวมเอาวิทยาการจัดการสมัยใหม่เข้ามาใช้ รีเอ็นจิเนียริ่ง คือการกลับมาคิดทบทวนและปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานให้ฉีกแนวไปจากเดิม เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ในการปฏิบัติงานที่ดีขึ้น อย่างเห็นได้ชัด จากการวัดต้นทุน คุณภาพ และความรวดเร็ว ในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าหรือประชาชน (หัวใจอยู่ที่การทบทวนความคิดพื้นฐานและการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ เพื่อให้บรรลุถึงการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่)

          ขั้นตอนการปฏิบัติ

          1.วิเคราะห์ปัญหาของกระบวนงานการปฏิบัติงานที่ผ่านมา

          2.กำหนดกระบวนการปฏิบัติงานใหม่ได้รวดเร็ว และสอดคล้องกับสภาพการณ์ปัจจุบัน

          3.นำเทคโนโลยีมาช่วยในที่จุดเหมาะสม

          4.ฝึกฝนเจ้าหน้าที่เข้าใจแนวคิดเรื่องรีเอ็นจิเนียริ่ง ในเรื่องวิสัยทัศน์ในการเปลี่ยนแปลง การปฏิบัติงานที่มุ่งผลให้เกิดสำเร็จ การมอบอำนาจ วิสัยทัศน์ในการบริหาร โดยมองจากผู้รับบริการเป็นเกณฑ์

          5.ทดลองกระบวนการการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้กำหนดขึ้นมาใหม่

          6.ประเมินผลการปฏิบัติงานและความพอใจของประชาชน

          7.ดำเนินการตามกระบวนการทำงานหม่อย่างจริงจัง ภายหลังการประเมินผลการปฏิบัติงาน รับทราบข้อแนะนำ และปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว

          -พยายามมองไปข้างหน้าเพื่อหาคำตอบ แล้วค่อยย้อนกลับมาหากรรมวิธี โดยมุ่งเน้นถึงความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก

          ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับรีเอนจิเนียริ่ง คือผู้นำ เจ้าของกระบวนงาน ทีมงานรีเอ็นจิเนียริ่ง รีเอ็นจิเนียริ่งซาร์(เป็นผู้ช่วยเหลือในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง) คณะกรรมการอำนวยการ

การบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์ (RESULT BASE MANAGEMENT) เป็นเครื่องมือสำคัญที่จะทำให้ทางราชการมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลเพิ่มขึ้น ดังนั้นการวัดผลผลิตและผลลัพธ์จึงเป็นสิ่งที่ต้องกระทำ การวัดในเรื่องเหล่านี้จะประเมินการบริการของรัฐ สำหรับตัดสินใจในเรื่องลำดับความสำคัญ และการจัดสรรทรัพยากร

          แนวคิดของการบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์ เป็นวิธีการ  และเทคนิคที่พัฒนาขึ้นในราชการของ  ประเทศ สวีเดน เพื่อช่วยให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในระบบราชการ และเน้นหนักไปที่การบริหาร

          การบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์ หมายความถึง การบริหาร/การจัดการในหน่วยงานที่ตั้งอยู่บนพื้นฐาน และมุ่งเน้นไปที่ผลของงาน อันได้แก่ ผลผลิตและผลลัพธ์เป็นแนวคิดหลัก การบริหารนั้นเกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่าง ๆ เช้นการวางแผน การควบคุม การจูงใจ การติดต่อสื่อสาร ดังนั้นการบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์ จึงนำมาใช้เป็นเครื่องมือทางการบริหาร โดยดำเนินการตามขั้นตอนต่าง ๆ เหล่านี้เมื่อ RBM มุ่งที่ผลของงานมากกว่า จึงไม่ค่อยจะมุ่งเน้นที่วิธีการที่จะให้ได้ผลสำเร็จของงานนั้น เช่นเรื่องของกฎ ระเบียบ เป็นต้น

          การนำ RBM ไปปฏิบัติ

          1.กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์

          2.ทำการวัดผลของงาน

          3.การลดกฎ ระเบียบ ขั้นตอน

          4.ข้อดีของ RBM จะเห็นเด่นชัดชัดเจนมากขึ้น

          5.กระจายอำนาจให้ปฏิบัติ

          6.การให้สิ่งจูงใจที่สัมพันธ์กับผลของงาน

          7.พัฒนาระบบตรวจสอบ

6. ความรู้ความสามารถในการควบคุม กำกับดูแลและติดตามประเมินผล

          ช่วงการบังคับบัญชา (Span of Control) คือสิ่งที่แสดงให้ทราบว่า ผู้บังคับบัญชาคนใด มีขอบเขตความรับผิดชอบบังคับบัญชาเพียงใด มีผู้อยู่ใต้บังคับบัญชากี่คน หรือมีหน่วยงานที่อยู่ในความรับผิดชอบบังคับบัญชากี่หน่วยงาน (หลักการของระบบราชการ คือเน้นสายการบังคับบัญชา)

          เอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of Command) หมายถึงการบริหารงานที่อำนาจควบคุมบังคับบัญชา จะมีอยู่ที่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือคณะบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเด็ดขาด หรือจะกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ หน่วยงานต่าง ๆ จะต้องระบุชัดแจ้งลงไปว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ และมีอำนาจหน้าที่บังคับบัญชาแค่ไหน เพียงไร เพื่อประกันการปัดความรับผิดชอบและการปฏิบัติงานก้าวก่าย การสั่งงานซ้ำหรือซ้อนกัน

          แกนต์ชาร์ท (Gantt’s Chart) เป็นเครื่องมือควบคุมการบริหารงาน ที่คิดค้นขึ้นมาในระหว่างสงครามโลกครั้งที่ 1 โดยนายเฮนรี่ แอลแกนต์ แกนต์ชาร์ท มีลักษณะเป็นตารางปฏิทินเส้นตรง ซึ่งกำหนดเวลาในอนาคตไว้ทางแนวนอน และงานที่ปฏิบัติไว้ทางแนวดิ่ง แบ่งออกเป็น 4 ประเภทใหญ่ คือ ตารางบันทึกการทำงานของคนกับเครื่องจักร ตารางแผนผังงาน  ตารางคอยงาน ตารางความก้าวหน้า

          การประเมินผลและตรวจสอบผลงาน(PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE PERT) หมายถึงวิธีการประเมินผล และตรวจสอบแผนงาน โดยเฉพาะงานที่มีขอบข่ายหลายอย่าง  และเป็นงานที่มีลักษณะต่อเนื่องกัน ไม่ใช่งานที่ต้องปฏิบัติซ้ำ ๆ กัน โดยมีพื้นฐานจากแนวความคิดในเรื่องข่ายการปฏิบัติงาน ซึ่งแสดงให้เห็นถึงช่วงการดำเนินงานซึ่งในบางช่วงจำเป็นต้องเร่งรัด หรือบางช่วงสามารถยืดหยุ่นการทำงาน แต่ในที่สุดได้รับความสำเร็จในเวลาที่กำหนด

          หลักสำคัญประการหนึ่งของ PERT คือการประมาณระยะเวลาในกิจการต่าง ๆ เพื่อหาระยะเวลาของโครงการทั้งหมด โดย PERT ใช้วิธีประมาณ 3 ชนิด คือ

          1.เวลาที่คาดว่าจะทำได้เร็วที่สุด(a)

          2.เวลาที่คาดว่าใกล้เคียงที่สุด(m)

          3.เวลาที่คาดว่าช้าที่สุด (b)

TE = เวลาที่เร็วที่สุด  TL =เวลาที่ช้าที่สุด

          แนวทางการบริหารงานคุณภาพ ISO 9000

          ISO 9000 เป็นมาตรฐานเกี่ยวกับระบบบริหารงานคุณภาพ ที่กำหนดมาตรฐานการบริการ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้รับบริการพึงพอใจ ด้วยการยึดหลักบริหารงานคุณภาพที่มุ่งเน้นจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานและหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ที่จะทำให้การบริการเป็นไปตามความต้องการของประชาชน ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดการให้บริการ

          ISO (INTERNATIONAL STANDERDS ORGANIZATION) ISO คือองค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี 2490 (.. 1947) โดยมีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ที่ นครเจนีวา สวิตเซอร์แลนด์

          บริษัทหรือองค์กรใด ได้รับ ISO ก็หมายความว่าสินค้าหรือบริการขององค์การนั้นเข้ามาตรฐานเป็นที่ยอมรับในระดับสากล

          ISO 9000 คือการจัดระบบบริหารเพื่อประกันคุณภาพ โดยตรวจสอบผ่านทางเอกสาร

ISO 9001 คือระบบคุณภาพซึ่งกำกับตั้งแต่การออกแบบ พัฒนาการผลิต ติดตั้งและบริการ

ISO 9002 คือระบบคุณภาพซึ่งกำกับดูแลเฉพาะการผลิต การติดตั้งและบริการ

ISO 9003 คือระบบคุณภาพซึ่งดูแลเรื่องการตรวจสอบและการทดสอบขั้นสุดท้าย

ISO 9004 คือแนวทางในการบริหารงานคุณภาพเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ISO 14000 เป็นระบบมาตรฐานจัดการสิ่งแวดล้อม

ISO 18000 มาตรฐานระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

ISO 9000 คือมาตรฐานที่เกี่ยวกับระบบบริหารคุณภาพสินค้า ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลที่เกิดขึ้นเมื่อปี 2530 โดยองค์การมาตรฐานระหว่างประเทศ (ISO = International Standard Organization) ISO 9000 เป็นอนุกรมมาตรฐานซึ่งเป็นที่ยอมรับของนานาประเทศว่ากระบวนการผลิตนั้นเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพ และประกันคุณภาพตามความต้องการของลูกค้าที่ต้องการให้ผู้ผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ เพื่อเป็นหลักประกันว่าจะได้รับสินค้าและบริการตามที่ตนต้องการ

          อย่างไรก็ตาม มาตรฐาน ISO 9000 ไม่ได้ครอบคลุมถึงเรื่องเกี่ยวกับสุขภาพอนามัยและความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน แต่มุ่งเน้นไปที่ลักษณะของสินค้าและบริการที่ตอบสนองความต้องการหรือความคาดหวังของลูกค้า โดยมีลักษณะสินค้า ราคา และการส่งมอบสินค้าและบริการเป็นตัวชี้วัด โดยไม่มีการเปรียบเทียบกับสินค้าตัวอื่น

          ISO 9000 จะมุ่งเน้นในเรื่องต่อไปนี้

          -คุณลักษณะที่ลูกค้าหรือผู้ซื้อต้องการ

          -กระบวนการผลิตที่ชัดเจน

          -ค้นหาและป้องกันปัญหา

          -ดำเนินการแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นซ้ำอีก

          -กำหนดขั้นตอนการตรวจสอบและทดสอบกระบวนการผลิตสินค้าและบริการ

          -ตรวจติดตามการดำเนินการให้เป็นไปตามมาตรฐาน โดยมีการตรวจสอบและทบทวนกระบวนการผลิต

www.parliamentjunior.in.th

http://www.rakbankerd.com/01_jam/thaiinfor/country_info/index.html?topic_id=450&db_file=http://www.rakbankerd.com/01_jam/thaiinfor/country_info/index.html?topic_id=68&db_file