1. ได้งานรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ทำให้การตัดสินใจของผู้บริหารมีโอกาสผิดพลาดน้อยลง

2. ถ้าจะต้องมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือถ้อยคำ ก็จนกระทำได้ง่าย

3.เมื่อต้องการค้าหาข้อความหรือเรื่องราวต่างๆ สามารถทำได้สะดวก

4.งานที่ได้จะมีคุณภาพดี ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น จะมีน้อยลงมาก

5. จะได้ปริมาณงานมากขึ้น ในเวลาเท่าเดิม

6. ประหยัดกำลังคนที่จะต้องมารับงานที่เพิ่มขึ้นทุกวัน อีกทั้งประหยัดเนื้อที่ในการเก็บเอกสารอีกด้วย

7.ทำให้บรรยากาศในการทำงานดี เมื่อพนักงานสามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น ผิดพลาดน้อยลง ได้คุณภาพของงานดี ไม่มีงานคั่งค้าง สุขภาพจิตของพนักงานก็จะดี